Jak wygrywać przetargi w branży IT?

Przetargi w branży IT to nie tylko szansa na rozwój biznesu, ale także wyzwanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania, strategicznego podejścia i wykorzystania nowoczesnych narzędzi. Współczesne technologie mogą znacząco ułatwić monitorowanie rynku, analizę danych historycznych oraz planowanie ofert. Poniżej przedstawiamy kluczowe aspekty, które pomogą sprzedawcom skutecznie rywalizować o zamówienia publiczne.

Chcesz lepiej przygotować się do udziału w przetargach w branży IT? Obejrzyj nasz webinar, w którym Marta Buzuk, Koordynator sprzedaży OnePlace oraz Piotr Nepelski, Konsultant przy Polskiej Izbie Informatyki i Telekomunikacji dzielą się praktyczną wiedzą i wskazówkami, jak wygrywać przetargi w branży IT.

Dlaczego warto powalczyć o wygraną w przetargu?

Czy warto myśleć o udziale w przetargach? Zdecydowanie tak, m.in. dlatego, że zamówienia publiczne stanowią blisko 10% polskiego PKB[i], więc warto o nie powalczyć. Pierwszym krokiem do sukcesu jest zrozumienie barier wejścia na ten rynek. Dla wielu firm, zwłaszcza z sektora MŚP, przeszkodą może być brak wiedzy na temat procedur zamówień publicznych, restrykcyjne warunki umów oraz formalności. Często wymagana jest także obsługa prawna, co generuje dodatkowe koszty.

Jak pokazują statystyki, firmy MŚP mają realną szansę na zdobycie zamówień publicznych. Kluczem jest odpowiednie przygotowanie i know-how. Warto inwestować w szkolenia dla zespołów sprzedażowych, które pozwolą im zrozumieć specyfikę zamówień publicznych, analizować dokumentację przetargową i przygotowywać kompletne oferty. Wsparciem dla sprzedawców są także technologia i narzędzia, które zwiększają szansę zwycięstwa w przetargach, a tym samym ułatwiają sprzedaż.

Technologia – analizuj dane, monitoruj rynek

Nowoczesne narzędzia mogą znacząco ułatwić pracę, także sprzedawcom. Dlatego warto z nich korzystać. A jak? Jednym z największych wyzwań w branży IT jest szybkie reagowanie na pojawiające się przetargi. Czas jest kluczowy i my o tym wiemy, dlatego na platformie OnePlace sprzedawcy mają dostęp w jednym miejscu do przetargów z ponad 2000 platform zakupowych – komercyjnych oraz publicznych. To jednak nie wszystko. Na OnePlace sprzedawcy mogą uzyskać także dostęp do zaawansowanych funkcji monitorowania rynku oraz analizy danych.

Monitoring rynku (AlertPlace) pozwala szybciej i skuteczniej dotrzeć do interesujących i wartościowych przetargów, dzięki bieżącym powiadomieniom. W ten sposób firma ma więcej czasu na przygotowanie oferty, która będzie miała szansę wygrać. Wsparciem sprzedawców jest także analiza danych, która dostarcza informacji na podstawie danych historycznych (DataPlace). Dzięki temu nie trzeba wróżyć z fusów. Przydatne informacje, które ułatwią planowanie sprzedaży i wycenianie są na wyciągnięcie ręki.

• Tworzenie list prospectingowych, które wskazują potencjalne zamówienia na podstawie historii kontraktów danego zamawiającego. To gotowe listy klientów z informacją ile wydawali w wybranym okresie na usługi/produkty IT.
• Prognozowanie cyklicznych przetargów, co pozwala lepiej przygotować się na przyszłe postępowania.
• Analizę danych historycznych dotyczących warunków i wyników wcześniejszych przetargów, co pomaga w identyfikacji ryzyk oraz szans.
• Przeglądanie konkurencji – dostęp wygranych przez nich przetargów, cen oraz terminów.

Dzięki takim rozwiązaniom sprzedawcy mogą efektywnie zarządzać czasem i zasobami, koncentrując się na najbardziej obiecujących kontraktach.

Unikanie błędów formalnych i prawidłowe przygotowanie ofert

Błędy formalne to jedna z najczęstszych przyczyn odrzucenia ofert w zamówieniach publicznych. Aby ich uniknąć, warto korzystać z technologii wspierających weryfikację dokumentacji, takich jak sztuczna inteligencja do analizy treści specyfikacji warunków zamówienia (SWZ). Należy także zwracać szczególną uwagę na poprawność podpisu elektronicznego oraz kalkulację cen (np. właściwe zastosowanie stawki VAT). Brak prawidłowego podpisu czy błędne wyliczenie ceny są jednymi z najczęściej pojawiających się błędów. Warto także dbać o precyzyjne przedstawienie doświadczenia i certyfikatów zgodnie z wymaganiami zamawiającego.

Nowoczesne narzędzia mogą również wspierać proces analizowania obszernej dokumentacji przetargowej, co pozwala uniknąć pomyłek wynikających z ludzkiego czynnika.

Strategiczne podejście do planowania sprzedaży

Kluczowym elementem sukcesu jest zdolność do strategicznego planowania działań sprzedażowych oraz wsparcie technologiczne. Sprzedawcy, którzy inwestują w zaawansowane narzędzia wspierające procesy przetargowe, nie tylko oszczędzają czas i minimalizują ryzyko błędów, ale także zwiększają swoje szanse na zdobycie lukratywnych kontraktów. Warto więc wykorzystać dostępne technologie i wejść na wyższy poziom rywalizacji w sektorze publicznym i prywatnym.

O czym warto pamiętać? Przede wszystkim warto analizować rynek pod kątem konkurencji i obecnych kontraktów realizowanych przez innych dostawców. Sprzedawcy mogą także pójść o krok dalej i wykorzystywać dane historyczne do przewidywania możliwych problemów związanych z realizacją zamówienia. Jedną z opcji jest także współpraca z innymi podmiotami w formie konsorcjum lub poprzez podwykonawstwo, aby zwiększyć swoje szanse na spełnienie wymagań zamawiającego.

Dzięki takim działaniom sprzedawcy mogą nie tylko zwiększyć swoje szanse na wygraną, ale także minimalizować ryzyko związane z realizacją kontraktu.

Jak wygrywać przetargi w branży IT?

Wygrywanie przetargów w branży IT wymaga połączenia wiedzy technicznej, znajomości rynku oraz wykorzystania nowoczesnych narzędzi wspierających proces ofertowania. Na sukces składają się:

• Know how, proaktywni ludzie, produkt, referencje, doświadczenie i znajomość prawa zamówień publicznych.
• Konsorcja i podwykonawstwo.
• Wsparcie technologiczne, czyli dostęp do największej bazy przetargów, bieżący monitoring nowych ogłoszeń o przetargach oraz analiza danych historycznych i konkurencji.

Podsumowując, inwestycja w technologie monitorujące rynek oraz analityczne pozwala sprzedawcom lepiej prognozować przyszłe zamówienia i unikać kosztownych błędów, a tym samym zwiększyć prawdopodobieństwo wygrania przetargu. Przetargi publiczne to ogromna szansa dla firm IT – dobrze zaplanowane działania mogą zapewnić stabilny rozwój biznesu na lata. Warto więc wykorzystać dostępne technologie i wejść na wyższy poziom rywalizacji w sektorze publicznym i prywatnym.

[i] Polityka zakupowa państwa, dostęp 17.03.2025 r.