Onboarding, czyli proces wprowadzania nowego pracownika do organizacji, to kluczowy etap budowania zespołu. Szczególnie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), gdzie zasoby są często ograniczone, efektywny i skuteczny onboarding może znacząco wpłynąć na sukces firmy. Dzięki odpowiednim narzędziom i podejściu można stworzyć przyjazne środowisko pracy, w którym nowi pracownicy szybko się odnajdą i będą chcieli pozostać na dłużej. Jakie rozwiązania technologiczne wspierają onboarding i co zyskuje dzięki temu firma?
W ramach cyklu B2B Talks zachęcamy do obejrzenia rozmowy z naszym ekspertem Rafałem Gawrońskim, Kierownikiem ds. Kluczowych Klientów z Zespołu cyfryzacji HR w Symfonia HR na temat onboardingu w sektorze MŚP, czyli małych i średnich przedsiębiorstw. Wysłuchaj, jakie podpowiedzi ma dla Ciebie zaproszony do studia ekspert i rozwijaj z nami swój biznes.
Czym jest onboarding?
To proces wprowadzania nowego pracownika do organizacji, który ma kluczowe znaczenie dla jego późniejszej efektywności i zaangażowania. Warto także pamiętać, że onboarding to nie tylko pierwsze dni w nowej pracy. To ciągły proces, który powinien towarzyszyć pracownikowi przez cały okres zatrudnienia. To także doskonała okazja do przekazania nowym pracownikom wartości i misji firmy, co wzmacnia kulturę organizacyjną i przekłada się na korzyści dla firmy.
Jakie procesy obejmuje onboarding?
- Zaplanowanie rekrutacji i analizę wymagań na konkretne stanowisko,
- Przeprowadzenie rekrutacji i wybór kandydata,
- Zapoznanie z firmą i kulturą organizacyjną,
- Szkolenia i rozwój pracowników,
- Integrację z zespołem, nawiązywanie relacji z innymi pracownikami,
- Oceny okresowe.
Zalety onboardingu – dlaczego warto wdrożyć go w firmie
W dużych korporacjach często są to rozbudowane programy, jednak w małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP) ten proces nie jest aż tak sformalizowany i zorganizowany. A szkoda, ponieważ to inwestycja w przyszłość firmy, która może przynieść wymierne korzyści. Pracownicy, którzy czują się dobrze przyjęci i zaopiekowani, są bardziej zaangażowani i lojalni wobec firmy.
Dobre wdrożenie pracownika do jego obowiązków przekłada się na skrócenie czasu adaptacji. Tym samym szybciej staje się on w pełni produktywnym członkiem zespołu, który może samodzielnie realizować swoje zadania. Ma to także wpływ na zmniejszenie rotacji, co zwłaszcza w niektórych branżach ma bardzo duże znaczenie. Każda rekrutacja niesie za sobą koszty, więc im niższa rotacja pracowników, tym większe oszczędności.
Onboarding – wyzwania w MŚP
W wielu firmach z sektora małych i średnich firm jest to proces nieformalny i niesystematyczny. Powody mogą być bardzo różne. Od braku środków i czasu na kompleksowe programy, braku wyznaczonych osób, które mogłyby zająć się taką rolą a czasem wręcz braku działu HR, po rozproszenie wiedzy i kompetencji, przez co trudno kompleksowo zadbać o ich przekazywanie.
Z pomocą przychodzi tu technologia. Dzięki odpowiednim narzędziom i podejściu można stworzyć program onboardingowy, który będzie zarówno efektywny, jak i przyjazny dla nowych pracowników. Zarówno tych pracujących stacjonarnie, hybrydowo jak i w pełni zdalnie. Jako, że każdy pracownik jest inny, mając wsparcie technologiczne, łatwiej osobom odpowiedzialnym za ten proces, dostosować go do indywidualnych potrzeb. Należy jednak pamiętać, że technologia wspiera, ale nie zastępuje ludzi. Ważne jest połączenie narzędzi HR z osobistym kontaktem.
Wbrew pozorom, można te procesy wdrożyć w dowolnym momencie. Nie tylko na początku współpracy z nowym pracownikiem. Rafał Gawroński podsumował to słowami:
Onboarding, jeżeli jest dobrze przygotowany narzędziowo, to również ścieżka zadań, którą możemy zaplanować na dowolnym etapie współpracy. Onboarding nadaje się w każdej z tych firm, która ma za sobą 20-30 letnie doświadczenie, ale nigdy z czegoś takiego nie skorzystała. Mam świadomość, jak wiele organizacji boryka się w ogóle z wejściem w cyfryzację, co sami mówią – nadal szukają powodów, dla których warto to jeszcze odłożyć na później. Tak organizacje, które korzystają ze wsparcia technologicznego, onboarding wprowadzają na dowolnym z etapów, zarówno tym wstępnym, rozpoznawczym, jak i znacznie później.
Jak technologia wspiera wdrożenie nowego pracownika?
Narzędzia HR, takie jak systemy do zarządzania procesami onboardingowymi znacznie ułatwiają, przyspieszają i usprawniają ten proces.
Jakie obszary wspiera technologia? Przykładowo są to:
- Automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie zaproszeń na szkolenia, generowanie umów, przepływ dokumentów.
- Zarządzanie ścieżką rozwoju pracownika i monitorowanie postępu, np. w realizacji zadań i szkoleń.
- Udostępnianie materiałów szkoleniowych w formie e-learningu, w jednym miejscu. Dzięki temu pracownik może uczyć się we własnym tempie i nie musi ich szukać.
- Ułatwienie komunikacji, poprzez łatwy dostęp do informacji o firmie i narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Ma to bardzo duże znaczenie zwłaszcza w przypadku organizacji rozproszonych, z oddziałami lub w zespołach zdalnych/ hybrydowych.
- Zbiera feedback, czyli np. umożliwia przeprowadzanie ankiet wśród nowych pracowników, aby uzyskać informacje na temat ich doświadczeń.
