eZamawiający czy e-Zamówienia – jak wybrać system do zarządzania zamówieniami publicznymi?

W przeciwieństwie do tego, platforma e-Zamówienia oferuje ograniczone możliwości. Choć pozwala na planowanie zamówień, nie ma możliwości realizacji pozycji planu za pomocą postępowania, nie obsługuje wniosków zakupowych, a wiele procesów musi być przeprowadzanych poza platformą.

Dostępność i wsparcie techniczne

eZamawiający gwarantuje 98% dostępności systemu w skali miesiąca, co daje pewność, że platforma będzie działać, gdy jest potrzebna. System rządowy nie określa konkretnego poziomu dostępności, co może prowadzić do nieprzewidzianych przerw w działaniu.

W zakresie wsparcia technicznego, eZamawiający oferuje oddzielne linie wsparcia dla zamawiających i wykonawców, co skraca czas oczekiwania na pomoc. Oprócz tego, platforma zapewnia szeroką bazę wiedzy z filmami instruktażowymi i materiałami pisemnymi, a także regularnie publikowane webinary. W przypadku systemu e-Zamówienia, jedna infolinia obsługuje zarówno zamawiających, jak i wykonawców, co może wydłużać czas oczekiwania na pomoc. Dostępne są także materiały edukacyjne w formie wideo.

Archiwizacja i bezpieczeństwo danych

Jednym z kluczowych atutów platformy eZamawiający jest długoterminowa archiwizacja dokumentacji. Dane przechowywane są przez 15 lat od zakończenia współpracy, co znacznie przekracza wymogi wynikające z rozporządzenia o przechowywaniu dokumentacji przez 4 lata. W systemie e-Zamówienia postępowania są dostępne tylko przez 90 dni. Konieczne jest jednak tworzenie własnego archiwum na zewnętrznych nośnikach, co niestety jest dodatkowym obowiązkiem po stronie zamawiającego.

Postępowania regulaminowe i małe zamówienia

Platforma eZamawiający daje możliwość prowadzenia postępowań w dowolnej procedurze i trybie postępowania – zarówno ustawowe, jak i regulaminowe. Użytkownik może tworzyć postępowania powiązane z planowaniem i wnioskami lub zupełnie odrębne. W przeciwieństwie do systemu e-Zamówienia, platforma eZamawiający umożliwia prowadzenie postępowań regulaminowych (poniżej 130 000 zł) oraz rejestrowanie małych wydatków. Dzięki temu wszystkie procesy zakupowe, niezależnie od ich wartości, mogą być prowadzone w jednym systemie.

Zaawansowane funkcjonalności wspierające zamawiających

System eZamawiający oferuje szereg zaawansowanych funkcjonalności niedostępnych w systemie rządowym:

• Elektroniczne podpisywanie dokumentów – możliwość podpisywania ofert i umów bezpośrednio w systemie, wraz z weryfikacją podpisów. Rządowy system e-Zamówienia nie oferuje takiej funkcjonalności – wszelkie podpisy należy składać poza platformą.
• Moduł weryfikacji podpisów – szczegółowa weryfikacja podpisów elektronicznych z generowaniem raportów.
• Generator pism i dokumentów – automatyczne generowanie protokołów, wezwań i innych dokumentów na podstawie danych z postępowania.
• Sprawozdanie roczne do UZP – generowanie na podstawie danych z prowadzonych postępowań.
• Dynamiczny system zakupów – możliwość prowadzenia DSZ bezpośrednio w systemie.
• Aukcje elektroniczne – zintegrowane z postępowaniami lub jako niezależne obiekty.
• Integracja z systemami klasy EZD – automatyzacja przepływu danych między systemami.

Elastyczność i rozwój

eZamawiający oferuje możliwość indywidualnego dostosowania systemu do potrzeb konkretnej jednostki. Firma jest otwarta na sugestie i rozwój funkcjonalności pod konkretne potrzeby klientów. System rządowy rozwija się, ale nie ma możliwości wprowadzenia modyfikacji dla poszczególnych jednostek.

eZamawiający czy e-Zamówienia – jak wybrać system dla zamawiających?

Choć rządowy system e-Zamówienia jest darmowy, jego ograniczone możliwości mogą nie sprostać potrzebom bardziej wymagających jednostek publicznych. Platforma eZamawiający oferuje kompleksowe rozwiązanie dostosowane do każdego etapu procesu zamówień publicznych, gwarantując większą elastyczność, bezpieczeństwo danych oraz wsparcie techniczne.

Dla jednostek publicznych prowadzących wiele postępowań, platforma komercyjna może znacząco usprawnić pracę, zredukować ryzyko błędów i zapewnić pełną zgodność z wymogami prawnymi. Inwestycja w komercyjną platformę to krok ku efektywności i innowacyjności w realizacji zamówień publicznych.

Wybierając platformę do realizacji zamówień publicznych, warto rozważyć nie tylko koszty, ale przede wszystkim funkcjonalności, które realnie wpłyną na efektywność pracy zespołu zajmującego się zamówieniami publicznymi.