Współczesny biznes coraz częściej opiera się na silnych, długoterminowych relacjach z dostawcami. Budowanie takich relacji to nie tylko kwestia negocjacji cen, ale kompleksowy proces wymagający zrozumienia potrzeb obu stron, zaufania oraz umiejętności efektywnej komunikacji. Dlatego też SRM (Strategic Relationship Management), czyli strategiczne zarządzanie relacjami z dostawcami jest jednym z kluczowych obszarów współpracy na linii kupiec – dostawca. Jak mierzyć sukces w zarządzaniu relacjami z dostawcami? Czy relacje są mierzalne? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w naszym artykule.
W ramach cyklu Procurement Influencers Talks zachęcamy do obejrzenia rozmowy z Urszulą Stankiewicz, Head of Group Indirect Procurement w Sarantis Group, na temat mierzenia sukcesu w SRM (Strategic Relationship Management)?
Czy mierzenie sukcesu w relacjach z dostawcami jest możliwe?
Pomiar sukcesu w zarządzaniu relacjami wydaje się być pojęciem dość abstrakcyjnym, ponieważ relacje i ich ocena są bardzo indywidualne. Można jednak przyjąć pewne paramenty, wg których te relacje są oceniane. Mierzenie efektywności w zakupach, zwłaszcza w obszarze SRM, jest zadaniem złożonym, wymagającym uwzględnienia zarówno danych ilościowych (np. koszty, terminowość dostaw), jak i jakościowych (np. satysfakcja klientów wewnętrznych, poziom zaangażowania dostawcy). Co więcej, ma też w dużym stopniu charakter subiektywny, ponieważ dotyczy takich czynników, jak jakość współpracy czy satysfakcja dostawców.
Wybierając wskaźniki i metody pomiaru, należy brać pod uwagę także kontekst organizacyjny, kulturowy i branżowy, a także indywidualne cechy dostawców i klientów wewnętrznych organizacji. Warto też mieć na uwadze to, aby mierzenie efektywności uwzględniało zarówno krótkoterminowe wyniki, jak i długoterminowe cele strategiczne. Ważne jest poznanie oczekiwań i wyzwań stojących przed dostawcą, tak aby wspólnie znaleźć rozwiązania korzystne dla obu stron.
Jak zautomatyzować ocenę współpracy z dostawcami?
Należy pamiętać o tym, ze relacje z dostawcami są partnerstwem, a nie tylko transakcją handlową. Efektywne mierzenie wymaga połączenia danych liczbowych z oceną relacji międzyludzkich. Choć narzędzia informatyczne są przydatne, nie zastąpią one bezpośredniej komunikacji, która wymaga aktywnego słuchania, empatii i zrozumienia potrzeb obu stron. Technologia zaś wspiera poprzez dostarczanie narzędzi do komunikacji, współpracy i monitorowania postępów projektów.
Automatyzacja procesów bez wątpienia ułatwia zbieranie i analizowanie danych, jednak niektóre aspekty relacji z dostawcami są trudne do ujęcia w liczbach i wymagają bardziej subiektywnej oceny. Jednym z przydatnych rozwiązań jest Excel, który może wspierać analizę kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w relacjach z dostawcami.
Jak podkreśliła Urszula Stankiewicz:
Excel, natomiast dlaczego Excel. Nie mówię, że tego nie można zautomatyzować. W moim odczuci SRM mierzy się głównie poprzez pewnego rodzaju odczucie, nie jest to do końca zawsze zerojedynkowe. Pewne rzeczy są zerojedynkowe, ale pewne rzeczy nie.
Jakie wskaźniki mierzyć w kontekście SRM?
Jak już wcześniej napisaliśmy, mierzalność zarządzania relacjami z dostawcami jest w dużej mierze subiektywna i zależy od wielu czynników. Dlatego też warto opracować własny system oceny współpracy, obejmujący najważniejsze, z perspektywy kupca, punkty i uwzględniający specyfikę branży oraz firmy. Opracowanie jasnej wizji współpracy, określenie celów i priorytetów pomoże w ocenie relacji z dostawcą, a regularne monitorowanie efektywności pozwoli identyfikować obszary do poprawy.
Jakie przykładowe wskaźniki można mierzyć?
- Tempo realizacji projektów – ocena szybkości i efektywności realizacji wspólnych projektów.
- Innowacyjność – ocena stopnia zaangażowania dostawcy we wprowadzanie nowych rozwiązań i technologii.
- Proaktywność – ocena częstotliwości inicjatyw podejmowanych przez dostawcę, jakości propozycji oraz zdolności do rozwiązywania problemów.
- Zrozumienie potrzeb klienta – ocena stopnia, w jakim dostawca rozumie potrzeby klienta i dostosowuje swoje działania do nich.
- Zgodność ze strategią – ocena, czy działania dostawcy są spójne ze strategicznymi celami organizacji.
- Jakość komunikacji – ocena jakości i częstotliwości komunikacji między stronami.
Pomiar relacji z dostawcami a korzyści organizacji
Budowanie relacji z dostawcami jest równie ważne jak realizowanie celów finansowych i ma bardzo korzystny wpływ na osiąganie przez organizację długoterminowego sukcesu. Można powiedzieć, że inwestycja w relacje przynosi wiele korzyści zarówno dla samej organizacji, jak i jej dostawców.
Dzięki ścisłej współpracy z dostawcą można osiągnąć wyższy poziom jakości produktów i usług, co przekłada się wprost na przewagę konkurencyjną. Warto także podkreślić, że zaangażowanie i budowanie trwałych relacji z dostawcą może się przełożyć np. na skrócenie czas wprowadzania nowych produktów na rynek, dostęp do nowych (lepszych, bardziej dopasowanych) materiałów, a także na optymalizację procesów i redukcję kosztów.
Efektywne zarządzanie relacjami z dostawcami przekłada się na wartość dodaną dla organizacji. Sukces polega na wspólnym osiąganiu celów, a nie na narzucaniu swojej woli i dyktowaniu warunków dostawcom. Jest to możliwe, gdy obie strony postrzegają się jako partnerzy, a nie tylko jako kontrahenci. W osiągnięciu tego pomagają transparentna komunikacja, spełnianie zobowiązań, wzajemne wsparcie oraz zaufanie.
Pobierz także naszego whitebooka i przekonaj się, jak można usprawnić współpracę z dostawcami.
