|
Getting your Trinity Audio player ready...
|
Efektywna współpraca między działami to klucz do sukcesu każdej organizacji. Szczególnie istotne jest współdziałanie między działem zakupów i produkcją, które, choć czasem postrzegane jako odległe, w rzeczywistości mają ogromny wpływ na rentowność i efektywność operacyjną firmy. Jak więc zbudować silne relacje między tymi dwoma obszarami, jakie wyzwania mogą się pojawić i jakie korzyści płyną z takiej synergii, a także jak automatyzacja może zrewolucjonizować tę współpracę.
W ramach cyklu Procurement Influencers Talks zachęcamy do obejrzenia rozmowy z Marcinem Pieniutą, szefem produkcji i specjalistą optymalizacji procesów w DPC Polska na temat współpracy między działem zakupów i działem produkcji.
Zakupy i produkcja – rywale czy partnerzy?
Często spotykanym problemem jest odmienne postrzeganie celów i priorytetów przez działy zakupów i produkcji. Zakupy skupiają się na optymalizacji kosztów i negocjacjach z dostawcami, podczas gdy produkcja koncentruje się na jakości, terminowości i ciągłości dostaw. To naturalne, ale może prowadzić do konfliktów i nieporozumień.
Jak to zmienić? Przede wszystkim podstawą są regularne spotkania, wymiana informacji i otwarte dyskusje to podstawa. Zakupy powinny rozumieć potrzeby produkcyjne, a produkcja powinna mieć świadomość ograniczeń budżetowych i strategii zakupowych. Pomocne jest także ustalenie wspólnych wskaźników KPI (Key Performance Indicators), które odzwierciedlają zarówno efektywność kosztową, jak i operacyjną. Warto także pomyśleć o szkoleniach lub warsztatach, w których będą uczestniczyć pracownicy obu działów.
Wyzwania we współpracy między działem zakupów i produkcją
Jakie są największe wyzwania we współpracy między zakupami a produkcją? Po pierwsze – brak komunikacji i problemy z przepływem informacji, które potrafią zepsuć relacje w każdej firmie. Dużym wyzwaniem są także różne priorytety, czyli konflikty między dążeniem do minimalizacji kosztów a zapewnieniem wysokiej jakości i terminowości dostaw. Z tego powodu bywa, że zakupy postrzegane są jako “bloker”, który utrudnia realizację celów produkcyjnych, a produkcja jako dział, który nie rozumie ograniczeń budżetowych.
Warto także wspomnieć o technologii, a konkretnie braku integracji systemów używanych przez oba działy. Nie bez powodu integracje międzysystemowe są jednym z kluczowych trendów w zakupach (o czym pisaliśmy przy okazji ebooka o trendach 2025 w zakupach B2B). Utrudniony dostęp do danych i brak synchronizacji informacji między systemami używanymi przez działy zakupów i produkcji mogą być znaczącym problemem we współpracy.
Jak ułożyć współpracę między działami?
Tak naprawdę nie ma znaczenia czy chodzi o działy zakupów i produkcji, jak w tym przykładzie, czy inne. Kluczowe jest wdrożenie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych, bez tego przepływ informacji zawsze będzie utrudniony. Warto wykorzystać systemy informatyczne, platformy do zarządzania projektami a także systemy, które automatyzują powtarzalne zadania i integrują dane. Automatyzacja procesów może być znaczącym krokiem w ułożeniu współpracy między działami. Dzięki odpowiednim narzędziom i systemom, można zautomatyzować wiele procesów, które dotychczas wymagały ręcznej pracy i angażowały duże zasoby ludzkie.
Niezwykle istotny jest także aspekt ludzki, czyli inwestowanie w relacje między pracownikami obu działów, organizowanie wspólnych aktywności i tworzenie atmosfery wzajemnego szacunku.
Inwestycja w dialog, transparentność, wspólne cele i odpowiednie narzędzia przynosi liczne korzyści, które przekładają się na optymalizację kosztów, poprawę jakości, skrócenie czasu realizacji zamówień i innowacje. Pamiętajmy, że “to zależy”, a każda organizacja jest inna, ale fundamenty efektywnej współpracy pozostają uniwersalne. Wykorzystanie potencjału automatyzacji może przenieść tę współpracę na zupełnie nowy poziom.
