Aukcje elektroniczne to sprawne narzędzie do prowadzenia autonomicznych negocjacji z oferentami, a także jako element składowy procesu wyboru dostawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zwykle stosowane jako dogrywka dla ostatecznego wyboru dostawcy.
- W jakich okolicznościach przeprowadzić e-Aukcje efektywnie?
- e-Aukcje a Prawo Zamówień Publicznych
- e-Aukcje wykorzystywane zarówno przy postępowaniach powyżej, jak i poniżej progów unijnych.
- Mechanizm aukcji elektronicznych – na co pozwala?
- Udział w e-Aukcji
W jakich okolicznościach przeprowadzić e-Aukcję efektywnie?
Aukcja elektroniczna służy temu, aby zamawiający wybrał najkorzystniejszą dla siebie ofertę już po etapie oceny złożonych przez wykonawców propozycji. Narzędzie to można wykorzystywać przy postępowaniach zarówno powyżej, jak i poniżej progów unijnych. Aukcje pozwalają zamawiającym na uzyskanie znacznych oszczędności.
e-Aukcje najczęściej są organizowane, gdy znane są wyjściowe oferty dostawców. Są one w części wskazówką dla przyjęcia strategii aukcyjnej. Możemy je stosować w postepowaniach przetargowych zarówno powyżej i poniżej progów unijnych. Motywacją dla użycia aukcji jest jak zawsze poszukiwanie znaczących oszczędności cenowych. Należy pamiętać, że cena nie jest jedynym wyznacznikiem efektywności zakupu, w aukcji możemy negocjować również inne atrybuty oferty.
Odnosząc się do zapisów w ustawie Prawo Zamówień Publicznych, a dokładniej art. 91a ust. 1, znajdujemy precyzyjny zapis, kiedy możliwe jest zorganizowanie aukcji elektronicznej. Mamy taką możliwość w przypadku, gdy całe postępowanie przetargowe jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem, a także gdy zostały złożone przynajmniej dwie oferty niepodlegające odrzuceniu.
To nie jedyne warunki postawione przez ustawodawcę. Istotne jest i to, aby zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania lub w ogłoszeniu o ustanowieniu systemu kwalifikowania wykonawców, poinformował uczestników przetargu o zamiarze wykorzystania w negocjacjach aukcji elektronicznej. Spełnienie wyżej opisanych warunków upoważnia podmiot zobligowany do stosowania kryteriów Pzp do zastosowania aukcji elektronicznej. Wówczas aukcja elektroniczna może się odbyć. Należy również pamiętać by zadbać o precyzyjne opracowanie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Mechanizm aukcji pozwala na automatyczną ocenę ofert, co gwarantuje system informatyczny, który oblicza wartość punktów dla poszczególnych ofert stosowanie do przyjętego algorytmu wyliczeń.
Ocenie podlegają jedynie te parametry oferty, które zostały wskazane i dokładnie określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Co ważne, wybrać można jedynie te z nich, które pozwalają systemowi na automatyczną ocenę.
Udział w aukcji, zaproszenie
Kogo możemy zaprosić oraz w jaki sposób do udziału w aukcji?
To bardzo proste! Zaproszenia wysyłamy jedynie do tych oferentów, których oferty w postępowaniu przetargowym nie zostały odrzucone, były poprawne, zgodne z obowiązującym porządkiem prawnym.
Zamawiający powiadamia oferentów za pomocą komunikacji elektronicznej. Profesjonalne platformy e-usług posiadają dostępne kanały dla takiej komunikacji z wykonawcami w tym również w zakresie zaproszeń do aukcji elektronicznych. Przesyłana korespondencja musi zawierać kilka istotnych informacji dotyczących terminu rozpoczęcia oraz zakończenia aukcji, warunków zakończenia, sposobu oceny ofert, pozycji złożonych przez wykonawcę ofert i liczby punktów im przyznanych a także minimalnej wartości postąpień w trakcie aukcji
Aukcja próbna / testowa
Dla komfortu oferentów warto organizować aukcję testową. To najlepszy sposób sprawdzenia gotowości oferentów i organizatorów do wzięcia udziału w aukcji właściwej. Jest to czas dla sprawdzenia poprawności konfiguracji narzędzi internetowych poprzez które oferenci będą składać oferty.
Aukcja testowa jest sprawdzianem dla uczestników przyszłej aukcji właściwej w jaki sposób działa platforma aukcyjna, jak zostały przygotowane procedury licytacji. Dodatkowo jest szansa na weryfikację takich aspektów technicznych jak konfiguracja przeglądarki, czy są ograniczenia dostępowe do systemu zewnętrznego, czy będzie możliwość bezproblemowego użycia podpisu elektronicznego. Słowem to próba generalna pozwalająca na eliminację wszelkich przeszkód dla udziału w negocjacjach.
Należy wspomnieć, że przygotowanie aukcji testowej w przypadku profesjonalnych Platform e- usług jest proste i intuicyjne. W przypadku Platformy e-Zamawiający wystarczy wskazać odpowiednią opcję, która uruchamia tworzenie aukcji testowe. Zamawiający w ramach działań konfiguracyjnych ma wybór dwóch wariantów zdarzenia aukcyjnego: aukcję testową lub produkcyjną. Zamawiający z poziomu operatora aukcji może również indywidualnie ustalać parametry takiej aukcji testowej.
Otwartość wobec wykonawców
Organizator w szczególnym przypadku zamawiający organizujący aukcję powinien zapewnić wsparcie oferentów / wykonawców, dla których taka forma negocjacji może być nowością.
Organizator aukcji, może pomóc wykonawcom / oferentom na wiele sposobów.
Niezmiernie istotna jest dokumentacja w zakresie dotyczącym aukcji, która jest publikowana na stronie Internetowej zamawiającego – powinna zawierać jak najwięcej informacji na temat tego etapu postępowania przetargowego.
Równie istotna jest korespondencja elektroniczna prowadzona z uczestnikami aukcji. Precyzja komunikacji oraz jej szczegółowość daje szansę na właściwe przygotowanie się wykonawców.
Organizator aukcji / zamawiający powinien stworzyć warunki do zadawania pytań oraz jak najszybciej udzielać szczegółowych odpowiedzi.
Cena, czy tylko ona?
Aukcje elektroniczne są często postrzeganie jako narzędzie dla negocjacji jedynie cen na usługi i towary.
W praktyce aukcje pozwalają negocjować jednocześnie wiele parametrów oferty w tym cenowe a także warunki gwarancji, terminów płatności, terminów dostaw itp. Realizacja takiego scenariusza negocjacji wymaga odpowiedniego skonfigurowania kryteriów istotnych z punktu widzenia zamawiającego.
Wielość kryteriów negocjacyjnych daje szansę na wybór oferty najbardziej dopasowanej do wymagań i oczekiwań zamawiającego.
Aukcje elektroniczne sprawdzają się jako efektywne narzędzie negocjacyjne. Warunkiem sukcesu jak zwykle jest wiedza i doświadczenie zamawiającego, która jest osiągana w praktycznych działaniach przy organizacji kolejnych negocjacji aukcyjnych z wykorzystaniem narzędzi informatycznych.
Istotnym czynnikiem poprawy efektywności negocjacyjnej jest również doświadczenie dostawcy Platformy e-Usług, od którego zależy ergonomia i zakres funkcjonalny udostępnianego narzędzia.
Elektronizacja zamówień publicznych zmieniała warunki funkcjonowania zarówno zamawiających i wykonawców. Obecnie, aby uczestniczyć w przetargu, którego wartość przekracza poziom progu unijnego trzeba bezwzględnie skorzystać z portalu e-Usług udostępnianego przez Zamawiającego. W najbliższym czasie również zakupy podprogowe będą realizowane w oparciu o elektroniczną formę komunikacji z wykonawcami. Nowe narzędzia wymagają odmiennego podejścia przez Zamawiającego i wykonawców oraz zdobycia odpowiedniego doświadczenia w kontaktach z systemami informatycznymi.
Sektor publiczny od kilku miesięcy oswaja się z e-przetargami. Pojawia się wiele cierpkich opinii na temat funkcjonowania na nowych warunkach. Jednak nie zawsze mają one uzasadnienie a wynikają z braku doświadczenia z nowymi technologiami. Mamy do czynienia jak zawsze z efektem okresu przejściowego jaki zawsze istnieje przy każdej poważnej zmianie organizacyjnej i technologicznej.
