Od wejścia w życie nowej ustawy Prawo zamówień publicznych minął już parę miesięcy. Każdego dnia Wykonawcy mierzą się z nowymi wyzwaniami i niewiadomymi. Na bieżąco zbieramy oraz opracowujemy najważniejsze zagadnienia, które wesprą Wykonawców w przeprowadzaniu postępowań zgodnie z nową ustawą. Zapraszamy do lektury!
- W zebranym materiale znajdą Państwo praktyczne odpowiedzi na najważniejsze zagadnienia związane z elektronizacją zamówień publicznych.
- Materiał opracowujemy wraz z naszymi partnerami merytorycznymi.
Udział w postępowaniu
Czy w trybie podstawowym wraz z ofertą należy złożyć oświadczenie dotyczące przynależności do grupy kapitałowej ?
W nowym PZP nie ma obowiązku składania oświadczenia o grupie kapitałowej.
W przypadku wynagrodzenia kosztorysowego, jak należy traktować kosztorys? Kiedy należy go złożyć, czy na wezwanie czy razem z ofertą? Jest to dokument przedmiotowy czy podmiotowy?
Kosztorys najczęściej stanowi część oferty i jest składany wraz z ofertą.
Czy instrukcje, certyfikaty jakości, protokoły z wykonanych badań stanowią przedmiotowe środki dowodowe i muszą zostać złożone wraz z ofertą?
Tak, z tym że instrukcje i protokoły z wykonanych badań mogą być przedmiotem żądania ich złożenia, jeżeli miałyby być złożone na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria i jeżeli byłyby one niezbędne do przeprowadzenia postępowania.
Termin wykonania zamówienia: czy można wymagać podania od Zamawiającego konkretnych dat, zamiast np. informacji: 2 lata od podpisania umowy?
Termin wykonania zamówienia powinien być wskazany poprzez podanie dni, tygodni, miesięcy lub lat. Wskazanie terminu wykonania zamówienia poprzez podanie dat jest możliwe tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione obiektywną przyczyną.
Kiedy Zamawiający powinien opublikować kwotę jaką zamierza przeznaczyć na dane zamówienie?
Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Podpis elektroniczny
Jak można podpisać ofertę zgodnie z nową ustawą PZP?
Zgodnie z nową ustawą PZP w postępowaniach krajowych wszczętych po 1 stycznia 2021 r dopuszczone zostały nowe rodzaje podpisów elektronicznych. Tak więc w postępowaniach, które dotyczą zamówień poniżej progów unijnych, wykonawcy mogą podpisywać oferty wybierając jeden z trzech sposobów: kwalifikowany podpis elektronicznym, podpis osobistym (e-dowód osobisty z warstwą elektroniczną) lub profil zaufany (ePUAP). W przetargach o wartościach powyżej progów unijnych nadal niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Czy pełnomocnictwa w trybie podstawowym należy podpisać?
Pełnomocnictwo powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Czy wadium w trybie podstawowym powinno być podpisane?
Jeżeli Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 nowego PZP, Wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej. Tym samym wykonawca nie może wnieść wadium poprzez złożenie gwarancji lub poręczenia w formie tradycyjnej, papierowej, ponieważ wtedy wykonawca nie mógłby przekazać zamawiającemu oryginału wadium w postaci elektronicznej.
Czy ofertę można podpisać przez ePUAP?
Podpis zaufany jest brany pod uwagę w postępowaniach poniżej progów unijnych.
Czy zaświadczenie ZUS lub US podpisane elektronicznie trzeba jeszcze jakoś uwierzytelniać, podpisać poprzez profil zaufany, kwalifikowany podpis elektronicznie czy podpis osobisty?
TAK, zaświadczenia z ZUS lub US powinny być podpisane przez Wykonawcę oraz wystawcę dokumentu. Typ podpisu (zaufany, osobisty, kwalifikowany) powinien być zastosowany zgodnie z progami prowadzonego postępowania. Jeśli zaświadczenie zostało wydane w formie papierowej Wykonawca powinien zeskanować dokument, a następnie opatrzyć go podpisem elektronicznym, jeśli dokument został wystawiony w formie elektronicznej, wykonawca powinien opatrzyć dokument podpisem elektronicznym, a następnie złożyć Zamawiającemu dokument wraz z podpisami elektronicznymi wystawców dokumentów oraz swoimi.
Czy oświadczenie Wykonawcy przysłane w wyniku wezwania do uzupełnienia dokumentów, podpisane podpisem zaufanym, następnie wydrukowane i zeskanowane może być do zaakceptowania?
Dokument złożony bez podpisu elektronicznego, jest dokumentem bez zachowania formy elektronicznej (art. 78 KC). Taki dokument jest traktowany jako niezłożony.
Czy pełnomocnictwa w trybie podstawowym należy podpisać?
Pełnomocnictwo powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Czy w przypadku skompensowanego pliku należy podpisać każdy dokument osobno w tym pliku czy wystarczy tylko podpis “paczki”?
W takim przypadku wystarczy podpis skompresowanego pliku, wtedy każdy plik zawarty w „paczce” zostaje uznany jako podpisany.
Jeżeli podpisany będzie każdy dokument, to czy “paczkę” też należy podpisać?
Nie, jeśli dokumenty są podpisane, nie ma konieczności podpisu „opakowania”, w którym się znajdują.
Co oznacza “konserwacja” podpisu?
Konserwacja podpisu ułatwia określenie ważności podpisywanych plików. Konserwacja podpisu pozwala na sprawdzenie, czy podpis był ważny w momencie składania, nawet jeśli weryfikacja następuje po upływie terminu jego ważności. Do konserwowania podpisów używa się znacznika czasu, który zapisywany jest w danych złożonego na dokumencie podpisu.
Czy podpis musi być ważny w dniu otwarcia ofert czy w dniu złożenia oferty elektronicznej?
Podpis musi być ważny na dzień jego złożenia.
Portale e-Usług
Jak założyć konto na platformie OnePlace Marketplanet?
Aby utworzyć konto na stronie OnePlace należy wejść na stronę https://oneplace.marketplanet.pl/poczatek i kliknąć przycisk „załóż konto za darmo”. Po uzupełnieniu wymaganych danych proszę wybrać przycisk „Zarejestruj się”. Na podany adres e-mail zostanie przesłana wiadomość z linkiem, za pomocą którego trzeba potwierdzić adres. Następnie należy zalogować się na stronie OnePlace i ukończyć proces rejestracji. Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego podzielonego na cztery etapy proszę wysłać wniosek rejestracyjny do weryfikacji za pomocą przycisku „wyślij wniosek”.
Jak długo trwa weryfikacja wniosku na OnePlace Marketplanet?
Wnioski rejestracyjne są rozpatrywane w dniach roboczych w godzinach 8:00-17:00. Wiadomość potwierdzająca aktywację konta zostanie przesłana na adres e-mail użyty podczas rejestracji w ciągu 24 godzin (wyłączając weekendy) od przesłania wniosku do akceptacji.
Czy trzeba podpisywać wniosek rejestracyjne podpisem elektronicznym?
Podpis elektroniczny nie jest wymagany, aby zarejestrować konto na One Place. Wniosek podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest akceptowany automatycznie. Jeżeli wniosek nie jest podpisany, należy poczekać na akceptację konta przez administratora.
Jak zarejestrować kilku pracowników firmy na OnePlace Marketplanet?
Każda z osób musi przejść standardowy proces rejestracji poprzez opcję “Załóż konto za darmo” na platformie oneplace.marketplanet.pl. Jeżeli w trakcie rejestracji nowy użytkownik poda numer NIP i kod pocztowy już istniejącej w bazie firmy to zostanie połączony z istniejącym już profilem. Każdy z użytkowników ma odrębny login.
Czy można zarejestrować kilka oddziałów dla jednej firmy na OnePlace Marketplanet?
Dla jednej firmy może powstać wiele oddziałów, które rozróżniane są według kodu pocztowego. Każdy oddział może być reprezentowany przez więcej niż jednego użytkownika. Jeżeli podczas rejestracji użytkownik poda numer NIP istniejącej już w bazie firmy ale inny kod pocztowy spowoduje to powstanie kolejnego oddziału danej firmy.
Jak zmienić dane firmy na OnePlace Marketplanet?
Kod pocztowy, adres mailowy (login) oraz NIP są danymi niemożliwymi do edycji, ponieważ identyfikują oddział oraz użytkownika, na przykład w przypadku zaproszeń do przetargów itp. W tej sytuacji, aby zapisać w systemie nowe dane, należy na nowo zarejestrować swoje konto poprzez opcję „Załóż konto za darmo”.
Pozostałe dane firmy lub użytkownika można zmienić po zalogowaniu na oneplace.marketplanet.plwybierając zakładkę „Ustawienia”, następnie „Użytkownik” lub „Dane firmy”.
Jak zmienić adres mailowy na OnePlace Marketplanet?
Adres mailowy (login) jest daną niemożliwą do edycji, ponieważ jest unikalnym adresem potrzebnym do logowania. W tej sytuacji, aby zapisać w systemie nowe dane, należy na nowo zarejestrować swoje konto poprzez opcję „Załóż konto za darmo”. Jeżeli przy rejestracji zostaną podane te same dane firmy, nowy adres mailowy przypisze się do istniejącego profilu firmy.
Jak usunąć konto na OnePlace Marketplanet?
Usunięcie aktualnie istniejącego maila, aby wykorzystać go na nowo przy rejestracji, jest możliwe po wysłaniu maila na oneplace@marketplanet.pl z prośbą o usunięcie konta. Prosimy mieć na uwadze, że po usunięciu konta, dostęp do archiwalnych danych postępowań będzie ograniczony.
Jak przystąpić do postępowania na platformie Oneplace Marketplanet?
Aby odszukać system zakupowy dedykowany zamawiającemu należy wybrać zakładkę „Usługi”. W polu “Wpisz, czego szukasz” należy wpisać nazwę Zamawiającego, a następnie przejść do systemu kupca za pomocą przycisku „Wejdź” . W kolejnym kroku proszę zaakceptować wymagane zgody i potwierdzić przyciskiem “zapisz”.
Po przejściu do systemu zakupowego z lewej strony ekranu znajduje się menu podzielone na dwie sekcje: „Portal dostawcy” oraz „Strefa publiczna”. Postępowania publiczne znajdują się w sekcji „strefa publiczna” w zakładce „Lista aktualnych postępowań PZP” lub „Lista aktualnych postępowań wyłączonych z PZP”. Postępowania prowadzone w trybie zamkniętym znajdują się w sekcji „Portal dostawcy” w zakładce „Moje postępowania”.
Aby przystąpić do postępowania, należy wejść w szczegóły postępowania, a następnie wybrać przycisk „Przystąp do postępowania” lub „Oferta” w przypadku postępowań zamkniętych.
Gdzie należy złożyć ofertę?
Po przystąpieniu do postępowania pojawią się cztery zakładki: „Status”, „Dokumenty zamówienia”, „Oferty” oraz „Pytania i odpowiedzi”. Właściwą ofertę należy złożyć w sekcji „Oferty”
W przypadku formularza własnego składanie ofert polega tylko na załączeniu odpowiednich dokumentów, zgodnie ze specyfikacją zamówienia oraz na przekazaniu tych dokumentów zamawiającemu za pośrednictwem platformy.
W przypadku formularza systemowego należy również uzupełnić na platformie warunki udziału, kryteria oceny ofert oraz pozostałe informacje żądane od wykonawcy przez zamawiającego.
Ofertę należy przesłać do zamawiającego za pomocą przycisku “złóż ofertę”.
Brak przycisku „Złóż ofertę” lub przycisk jest nieaktywny.
W przypadku formularza własnego przycisk „złóż ofertę” jest nieaktywny ponieważ w zakładce „Oferty” w sekcji „Dokumenty” nie został dodany żaden załącznik. Przycisk ten staje się aktywny po dodaniu na platformę przynajmniej jednego dokumentu.
W przypadku formularza systemowego brak przycisku „Złóż ofertę” wynika z tego, że w postępowaniu podzielonym na części nie została uzupełniona żadna z części formularza elektronicznego. Po uzupełnieniu i zapisaniu przynajmniej jednej z części postępowania przycisk „Złóż ofertę” pojawi się w polu „Akcje”.
Czy oferty trzeba szyfrować?
Tak, ale tylko w postępowaniach podlegających pod ustawę. Po użyciu po raz pierwszy akcji dodania dokumentu lub zapisania danych wprowadzonych na formularzu elektronicznym system poprosi o podanie hasła do zaszyfrowania oferty. Należy wtedy wymyślić i wprowadzić do systemu hasło. Jeżeli w późniejszym terminie Wykonawca będzie chciał wycofać lub zmodyfikować ofertę system będzie zawsze wymagał podania hasła. Hasło jest ustalane do każdego nowego postępowania.
Nie należy przekazywać Zamawiającemu hasła użytego do zaszyfrowania danych oferty. Po upływie terminu składania ofert wszystkie oferty zostaną odszyfrowane automatycznie.
Gdzie znajduje się informacja w otwarcia ofert?
Informacja z otwarcia ofert oraz publiczna sesja otwarcia ofert jest publikowana przez Zamawiającego w zakładce „Dokumenty zamówienia” w sekcji „dokumenty udostępnione”. Informacje to są zamieszczane przez zamawiającego po upływie terminu składania ofert.
Po użyciu prawego przycisku myszy na folderze „Informacja z otwarcia ofert” w menu widnieje „Brak dostępnych akcji”.
Należy użyć lewego przycisku myszy na nazwie folderu aby dostać się do środka folderu, a następnie użyć prawego przycisku myszy na nazwie załączonego dokumentu i wybrać z menu „pobierz”.
Jak podpisać ofertę?
W postępowaniach, które dotyczą zamówień poniżej progów unijnych, wykonawcy mogą podpisywać oferty wybierając jeden z trzech sposobów: kwalifikowany podpis elektronicznym, podpis osobistym (e-dowód osobisty z warstwą elektroniczną) lub profil zaufany (ePUAP). W przetargach o wartościach powyżej progów unijnych nadal niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Czy można sprawdzić podpis?
Przed przystąpieniem do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub aukcji należy sprawdzić czy na stacji roboczej zainstalowane są wszystkie dodatki i komponenty niezbędne do złożenia podpisu.
Na stronie https://oneplace.marketplanet.pl/sprawdz-podpis można wykonać test podpisu, który zweryfikuje czy na stacji roboczej jest zainstalowana aplikacja szafir Host, oprogramowania Java w wersji 32-bit oraz 64-bit oraz, że podpis jest prawidłowo zaimportowany do przeglądarki.
Po kliknięci „złóż ofertę” system nie uruchamia kontrolki Szafir.
Stanowisko komputerowe nie zostało odpowiednio skonfigurowane do złożenia podpisu on-line. Należy zainstalować oprogramowanie Java 32 bit oraz Java 64 bit (rekomendowana wersja 8u202). Po instalacji oprogramowania Java należy ponownie uruchomić przeglądarkę internetową i przeprowadzić test podpisu dostępny na stronie https://oneplace.marketplanet.pl/sprawdz-podpis
Resztę brakującego oprogramowania test zainstaluje automatycznie, wystarczy zaakceptować operacje, które będzie chciał wykonać.
