Kiedy słyszymy słowo „integracja”, pierwsze co przychodzi do głowy to zapewne „służbowy wyjazd”, „hotel”, „impreza” i tym podobne skojarzenia. Jest to oczywiście zrozumiałe, a jeśli weźmiemy pod uwagę, że celem takich integracji jest zjednywanie się pracowników we wspólnej służbowej przygodzie i usprawnianie pracy – są to skojarzenia nawet adekwatne.
Istnieje bowiem również coś takiego jak integracja pomiędzy systemami informatycznymi, których używamy w swojej codziennej pracy. Jej celem także jest usprawnienie i ułatwienie pracy, poprzez połączenie się (w pewnym sensie), dwóch różnych aplikacji. Na przykładzie działań podjętych przez Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, przedstawimy Wam szczegóły takich integracji. Wyjaśnimy czym są, jakie niosą korzyści, a także jakie problemy pokonać, aby móc mówić o ich skutecznym zastosowaniu.
Integracja platformy zakupowej eZamawiający z systemem EZD PUW – dowiedz się więcej
Co to jest i jak działa integracja systemów informatycznych?
Praca w XXI wieku jest już w ogromnej części zelektronizowana. Maile, faktury, dokumenty, zamówienia – w zasadzie nie ma już zawodu, który by w mniejszym lub większym stopniu nie korzystał z tego, czy innego systemu informatycznego. W niektórych branżach wykorzystywanie tego rodzaju aplikacji w codziennej pracy jest mocno zaawansowane i z czasem można się zorientować, że każdą czynność trzeba wykonać w osobnym systemie, a co za tym idzie osobno się logować i przełączać się, dosłownie i w przenośni, na inne platformy.
Powstaje zatem potrzeba zoptymalizowania tej pracy i doprowadzenia do takiej sytuacji, aby pewne czynności wykonywały się automatycznie, bez konieczności „przeskakiwania” pomiędzy systemami. W tym miejscu dochodzimy do integracji systemów. Jest to bowiem proces łączenia różnych technologii i aplikacji w jedną spójną i efektywnie działającą całość. Integracja polega na stworzeniu bezpośrednich połączeń pomiędzy systemami, co pozwala na automatyczne przesyłanie i synchronizację danych. Użytkownik, pracując na jednej platformie, ma dostęp do dokumentów, informacji i funkcji drugiego systemu bez potrzeby wielokrotnego logowania się czy przekopywania danych.
Oczywiście integracja może funkcjonować w mniejszym lub większym zakresie. Może obejmować ona na przykład tylko proces logowania, ale może także wymianę danych i dokumentów czy też wykorzystywanie konkretnych funkcjonalności.
Korzyści z integracji
Główne korzyści wynikające z integracji to:
- Oszczędność czasu: Pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach dzięki usprawnieniu i przyspieszeniu wykonywanych czynności.
- Redukcja błędów: Automatyzacja procesów minimalizuje ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego przetwarzania danych.
- Zwiększona przejrzystość: Integracja systemów pozwala na łatwiejsze śledzenie historii i skuteczniejsze monitorowanie wykonywanych prac.
Studium przypadku: Integracja platformy zakupowej eZamawiający z systemem EZD PUW
W rozmowie z Panem Bartłomiejem Kardasem, Zastępcą Dyrektora Wydziału Organizacji i Rozwoju Zasobów Ludzkich w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego omówiliśmy zarówno ideę, jak i proces integracji systemów informatycznych, na przykładzie wziętym z życia Urzędu, czyli integracji platformy zakupowej eZamawiający z systemem zapewniającym obsługę dokumentacji, EZD PUW.
Integracja platformy zakupowej eZamawiający z EZD PUW została zainicjowana w celu automatyzacji i usprawnienia procesów zakupowych w Urzędzie Marszałkowskim. Celem było umożliwienie szybszego i bardziej transparentnego przepływu dokumentów związanych z zakupami publicznymi, redukcja czasu pracy oraz minimalizacja błędów.
Na czym ten proces dokładnie polegał i jakie przyniósł korzyści? Aby dobrze odpowiedzieć na to pytanie, zacytujemy Pana Dyrektora, Bartłomieja Kardasa:
„Elektroniczne zarządzanie dokumentami to proces, który jest odzwierciedleniem pism krążących z biurka na biurko w tradycyjnym świecie. Teraz mamy to wszystko w świecie elektronicznym. Tymi pismami są na przykład zawiadomienia do wykonawcy czy też jakieś wyzwanie do wykonawcy, które pojawiają się w trakcie procedury przetargowej. Zanim zaczęliśmy proces integracji, to takie pismo przeprocedowane w jednym systemie informatycznym, tym klasy EZD, musieliśmy jeszcze odrębnie wziąć z dysku, potem włożyć do platformy zakupowej i znowu wykonać 3 czy 4 kliknięcia w zależności od tego, ile to było pism, ile wykonawców i tak dalej. Połączenie tych dwóch systemów informatycznych powoduje, że przy każdej takiej czynności liczba kliknięć spada znacząco.
Nie prowadziłem statystyk, ale myślę, że nie pomylę się jeśli powiem, że oszczędność pracy wynosi przynajmniej 30-40%, ponieważ w praktyce wygląda to tak, że dokument przygotowany w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami uzyskuje akceptację wszystkich wymaganych osób, a do systemu zakupowego jednym kliknięciem możemy go po prostu zaciągnąć, więc tu takim elementem głównym jest oszczędność czasu, który może być wykorzystany na inną pracę.
Po drugie, wydaje mi się że też troszkę niwelujemy ewentualne ryzyko zagubienia gdzieś np. niektórych plików, po drodze pomiędzy tymi systemami. Wyobrażam sobie sytuację, że ktoś obrobione pliki pobiera na swój dysk, no bo musi i powiedzmy jest ich 10 czy 20, a potem je wrzuca do platformy zakupowej i gdzieś tam któryś plik znika. To są hipotetyczne sytuacje oczywiście, ale wiele rzeczy może się wydarzyć przy pracy.”
Technologia i wyzwania
Automatyzacja i technologia stały się fundamentem nowoczesnego zarządzania w sektorze publicznym. Dzięki systemom klasy EZD, platformom zakupowym, możliwe jest nie tylko efektywne zarządzanie dokumentacją i przetargami, ale również optymalizacja innych procesów administracyjnych, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne działanie administracji.
Drugą stroną tego medalu jest reakcja na tę szybko postępującą technologię. Głównym problemem jest zwyczajny, ludzki opór pracowników przed zmianami czy techniczne trudności w zgodnym połączeniu różnych technologii. Kluczowe jest tutaj przekonanie zespołu do korzyści płynących z nowego rozwiązania oraz zapewnienie odpowiedniego szkolenia i wsparcia technicznego. Nierzadko to przekonanie kończy się sukcesem dopiero po tym, jak użytkownicy doświadczą zalet wdrażanych rozwiązań.
Podsumowanie i perspektywy na przyszłość
Integracja systemów informatycznych, jak pokazuje przykład Urzędu Marszałkowskiego w Szczecinie, jest przyszłościowym kierunkiem rozwoju dla sektora publicznego. Dzięki takim rozwiązaniom możliwe jest nie tylko usprawnienie istniejących procesów, ale również wprowadzenie nowych standardów w zarządzaniu publicznym.
Zachęcamy wszystkich zainteresowanych głębszym zrozumieniem integracji systemów informatycznych oraz jej wpływu na efektywność zarządzania w sektorze publicznym, do obejrzenia pełnego nagrania na YouTube. Film zawiera nie tylko szczegółowe omówienie przypadku integracji platformy eZamawiający z systemem EZD PUW, ale także wypowiedzi ekspertów dyskutujących o przyszłościowych technologiach w administracji publicznej. Obejrzenie tego materiału dostarczy praktycznych wskazówek i inspiracji do wykorzystania nowoczesnych rozwiązań w Państwa organizacji.
