Wśród zmian w procedurze konkursowej, do których doszło poprzez wejście w życie przepisów Ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129; dalej: „PZP”), na szczególną uwagę zasługuje możliwość ustanowienia nagrody m.in. w postaci zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora najlepszej pracy konkursowej. Wygrana w konkursie z dużym prawdopodobieństwem może więc oznaczać późniejsze otrzymanie zamówienia z wolnej ręki.
- By móc udzielić nagrody w postaci zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, zamawiający musi wprowadzić stosowne informacje związane z tym trybem do przygotowywanego przez siebie regulaminu konkursu (odpowiednika SWZ w postępowaniu o udzielenie zamówienia).
- Obowiązkiem zamawiającego jest także zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora najlepszej pracy konkursowej.
- Przepisy dotyczące procedury konkursowej przewidują dodatkowe uprawnienie zamawiającego w postaci możliwości zaproszenia do negocjacji wykonawcy, którego praca konkursowa została sklasyfikowana na drugiej pozycji, jeżeli negocjacje prowadzone z autorem najlepszej pracy konkursowej nie doprowadziły do zawarcia umowy (o ile zamawiający przewidział taką możliwość w regulaminie konkursu).
Regulamin konkursu
By móc udzielić nagrody w postaci zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, zamawiający musi wprowadzić stosowne informacje związane z tym trybem do przygotowywanego przez siebie regulaminu konkursu (odpowiednika SWZ w postępowaniu o udzielenie zamówienia), dotyczące:
- planowanego terminu zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, w celu wykonania usługi na podstawie wybranej pracy konkursowej;
- przedmiotu usługi, która ma być realizowana w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie wybranej pracy konkursowej – opis ten powinien być dokonany w miarę możliwości zamawiającego, z uwzględnieniem mających wpłynąć prac konkursowych o twórczym charakterze oraz przyszłych negocjacji;
- istotnych postanowień, które mają zostać wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego z wolnej ręki;
- podstaw wykluczenia z postępowania oraz warunków udziału w postępowaniu, które mają być określone w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki;
- orientacyjnego terminu realizacji usługi będącej przedmiotem zamówienia z wolnej ręki – uczestnik konkursu powinien móc ocenić, czy w przypadku uznania jego pracy za najlepszą będzie w stanie wykonać zamówienie w oczekiwanym przez zamawiającego terminie.
Konstrukcja regulaminu wymusza więc, by już na etapie jego tworzenia zamawiający zwerbalizował swoje oczekiwania zarówno co do mającego być później udzielonym zamówienia z wolnej ręki, jak i co do wykonawcy, z którym będzie prowadzić negocjacje mające doprowadzić do udzielenia mu zamówienia.
Rozstrzygnięcie konkursu, zaproszenie do negocjacji
Rozstrzygnięcie konkursu następuje poprzez wybór przez sąd konkursowy najlepszej pracy konkursowej. Niezwłocznie po takim zatwierdzeniu zamawiający zawiadamia uczestników konkursu o jego wynikach i otrzymanych ocenach. Obowiązkiem zamawiającego jest także zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora najlepszej pracy konkursowej.
Procedura konkursowa, a negocjacje
Prowadzone po zaproszeniu negocjacje są negocjacjami, o których mowa w art. 213 ust. 1 PZP, tj. w przepisie dotyczącym trybu zamówienia z wolnej ręki. Autor najlepszej pracy konkursowej staje się wykonawcą, a zamawiający jest uprawniony do przeprowadzenia negocjacji na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 4 PZP:
„Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: […] 4) przeprowadzono konkurs, o którym mowa w art. 326 pkt 2, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamó- wienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej”
„Druga szansa” w negocjacjach
Przepisy dotyczące konkursu przewidują dodatkowe uprawnienie zamawiającego w postaci możliwości zaproszenia do negocjacji wykonawcy, którego praca konkursowa została sklasyfikowana na drugiej pozycji, jeżeli negocjacje prowadzone z autorem najlepszej pracy konkursowej nie doprowadziły do zawarcia umowy (o ile zamawiający przewidział taką możliwość w regulaminie konkursu).
Rozwiązanie to można odbierać jako zachętę ustawodawcy do organizacji konkursów przez zamawiających.
Zamawiający otrzymał bowiem możliwość udzielenia zamówienia z wolnej ręki nie tylko wykonawcy, którego praca na etapie konkursu okazała się najlepsza, lecz także podmiotowi sklasyfikowanemu na drugiej pozycji.
Inaczej mówiąc, przeprowadzenie procedury konkursowej oznacza dla zamawiającego dwie szanse na udzielenie zaówienia z wolnej ręki – w przypadku niewykorzystania pierwszej (tj. fiaska negocjacji z autorem najlepszej pracy konkursowej) zamawiający ma jeszcze jedną szansę w postaci możliwości udzielenia zamówienia autorowi drugiej w kolejności pracy konkursowej.
Materiał Partnerski
Kancelaria Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy
www.traple.pl
