Sprawnie i skutecznie działający dział zamówień publicznych to jeden z kluczowych obszarów w każdej jednostce, także w branży medycznej. Praca zamówieniowca w szpitalu charakteryzuje się dużą dynamiką i ma pewne specyficzne wymagania. W tym artykule skupimy się na zamówieniach publicznych w branży medycznej w kontekście ludzi, technologii oraz prawa.
Specyfika zamówień publicznych w branży medycznej
Mówiąc o zamówieniach publicznych w branży medycznej, na pewno warto mieć na uwadze ich specyfikę i to, że wiele z nich musi być realizowanych szybko i sprawnie, ponieważ związane są ze zdrowiem ludzi.
Jak ta branża medyczna w zamówieniach publicznych powinna funkcjonować? Co zrobić, żeby dział odpowiedzialny za zamówienia sprawnie i skutecznie funkcjonował? W tym artykule skupimy się na trzech aspektach – personalnym, technologicznym i prawnym.
Zachęcamy do obejrzenia na naszym kanale rozmowy z ekspertem – Pawłem Faczyńskim z Uniwersyteckiego Centrum Medycyny Morskiej i Tropikalnej.
Kluczowe kompetencje pracowników działu zamówień
Jakie są kluczowe umiejętności i kompetencje pracowników sektora publicznego w kontekście nowoczesnych zamówień publicznych, co jest ważne, żeby taki pracownik umiał?
Przede wszystkim umiejętność pracy w stresie i odpornością na stres. Spowodowane jest to przede wszystkim ścisłymi terminami, jakie nakładają przepisy prawa – ramy czasowe narzucone przez ustawę o zamówieniach publicznych muszą być bezwzględnie przestrzegane. Branża medyczna wprowadza dodatkowy wymiar złożoności i wiąże się z ogromną odpowiedzialnością, jaką niesie za sobą dostarczanie usług i produktów medycznych. Konieczność przestrzegania terminów jest tu jeszcze bardziej rygorystyczna, ponieważ opóźnienia mogą mieć bezpośredni wpływ na zdrowie i życie pacjentów. “Na cito” to nie tylko slogan, ale rzeczywistość, z którą muszą się zmierzyć osoby zajmujące się zamówieniami publicznymi w tym sektorze.
Niezwykle ważne są także dobra organizacja pracy i sumienność oraz znajomość i rozumienie przepisów prawa, w szczególności prawa zamówień publicznych. Znajomość przepisów, umiejętność ich interpretowania są niezwykle ważne.
– Ja to bardzo cenię wśród swoich pracowników i zawsze na to zwracałem uwagę, jest umiejętność krytycznego spojrzenia na ustawę, na przepisy i w sytuacji, w której mamy do podjęcia decyzję dotyczącą jakieś czynności w postępowaniu, no to zweryfikowanie, czy możemy w oparciu o dany przepis podjąć decyzję, która jest korzystna dla nas albo nie (…) – podkreślał Paweł Faczyński.
Zamówienia publiczne są coraz bardziej scentralizowane i zdigitalizowane, procesy przetargowe są w znacznej mierze prowadzone za pomocą specjalistycznych systemów informatycznych. Dlatego też umiejętności obsługi tych systemów informatycznych jest nieunikniona. Wiąże się to także z chęcią nauki i otwartością na nowe rozwiązania, które bardzo często ułatwiają codzienną pracę.
Technologia w zamówieniach publicznych
Skoro jesteśmy przy systemach informatycznych, to warto powiedzieć kilka słów o technologii i w jakim on kierunku zmierza.
Na pewno nie będzie zaskoczeniem dążenie do automatyzacji i elektronizacji, a co za tym idzie optymalizacji pracy działu. Przykładem przytoczonym w rozmowie było wdrożenie systemu do kompleksowej obsługi szpitala, wspierające kadry i płace, elektroniczny obieg dokumentów, a także zarządzanie zamówieniami publicznymi, co narzuca obowiązek ustawowy.
Warto wskazać także na dążenie do zminimalizowania i zmarginalizowania procedur papierowych. Wykorzystanie możliwości, jaką dają systemy informatyczne to nie tylko oszczędność papieru i urządzeń drukująco-kopiujących (choć warto pokreślić, że w dłuższej perspektywie niesie to wymierne oszczędności), ale przede wszystkim przyspieszenie pracy, mniej błędów i większa transparentność.
Wykorzystanie technologii w zamówieniach publicznych w branży medycznej (i nie tylko) sprawiło, że przyspieszyła procedura prowadzenia postępowania rozumianego jako weryfikacja ofert. Oferty są bardziej czytelne, lepiej przygotowane, a co za tym idzie łatwiej i szybciej się takie postępowania weryfikuje.
Zamówienia publiczne w branży medycznej a regulacje prawne
Aktem prawnym, o którym mówimy, jest Ustawa o Prawie zamówień publicznych[i]. Należy podkreślić, że to dobrze, że taki akt prawny istnieje.
– Ustawa jest dobrym aktem prawnym, bo jest pierwszym od kilku, jeśli nie kilkunastu lat aktem prawnym, który w sposób kompleksowy zbiera wszystkie przepisy, które były wprowadzane nowelizacjami – podsumowuje Paweł Faczyński.
Należy jednak pamiętać, że ustawa narzuca na zamawiających wiele obowiązków, których niedopełnienie skutkuje naruszeniem przepisów samego prawa zamówień publicznych, ale także przepisów ustawy o finansach publicznych. Dlatego też, znajomość ustawy i umiejętność jej interpretacji są tak ważne i cenne wśród pracowników działu zamówień publicznych.
Obejrzyj także rozmowę o tym, jak wyglądają zamówienia w branży medycznej.
