5 głównych wniosków na temat aukcji elektronicznych w zakupach B2B

Wniosek 1. Oszczędności aukcji elektronicznych widać od razu

Najbardziej wymierną korzyścią stosowania aukcji elektronicznych są oszczędności finansowe. Dynamiczna rywalizacja między dostawcami w czasie rzeczywistym prowadzi do uzyskania cen znacznie niższych niż w tradycyjnych negocjacjach. Jak pokazują doświadczenia rynkowe, systematyczne wykorzystanie e-aukcji przynosi średnie oszczędności rzędu 10–15%. W zależności od kategorii zakupowej, takiej jak energia, usługi sprzątania czy sprzęt IT, oszczędności mogą być jeszcze wyższe. Co istotne, oszczędności nie dotyczą wyłącznie ceny zakupu. Całkowity koszt posiadania (TCO) może zostać zoptymalizowany poprzez aukcje wieloparametrowe, które uwzględniają nie tylko cenę, ale również koszty serwisu, zużycie paliwa, warunki gwarancji czy wartość rezydualną.

Warto także podkreślić oszczędność czasu. Tradycyjne procesy negocjacyjne mogą ciągnąć się tygodniami. Wymiana maili, spotkania, telefony – wszystko to pochłania cenny czas kupców. E-aukcja pozwala skompresować kluczowy etap negocjacji cenowych do kilku godzin, a czasem nawet kilkudziesięciu minut. Automatyzacja procesu, od wysłania zapytania po zebranie i porównanie ofert, radykalnie skraca cały cykl zakupowy, pozwalając zespołowi skupić się na zadaniach strategicznych, a nie administracyjnych.

Wniosek 2. Odpowiednie narzędzie do zadania – aukcja czy e-RFQ

E-aukcja czy e-RFQ? To pytanie, które pojawia się przy każdym większym zakupie. Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi – wybór zależy od specyfiki kategorii zakupowej, liczby potencjalnych dostawców, znaczenia ceny wobec innych kryteriów oraz wartości zamówienia

• Aukcja elektroniczna jest idealna dla standardowych, łatwych do specyfikacji towarów i usług, gdzie cena jest kluczowym kryterium, a na rynku istnieje konkurencja (np. energia, paliwo, artykuły biurowe).
• Elektroniczne Zapytanie Ofertowe (e-RFQ) sprawdzi się lepiej przy zakupach bardziej złożonych, gdzie liczy się wiele kryteriów (jakość, terminy, serwis). E-RFQ pozwala zebrać ustrukturyzowane, porównywalne oferty, które mogą, ale nie muszą, być podstawą do dalszej aukcji.

Najefektywniejsze podejście często polega na połączeniu obu narzędzi w procesie wieloetapowym. E-RFQ służy do zebrania wstępnych ofert i kwalifikacji dostawców, a następnie z zakwalifikowanymi uczestnikami przeprowadzana jest e-aukcja na finalizację warunków cenowych. Taka kombinacja łączy zalety obu metod, czyli dogłębną ocenę kompetencji dostawców z dynamiczną rywalizacją cenową.​

Wniosek 3. Diabeł tkwi w przygotowaniu

Najczęstszy błąd organizacji wdrażających e-aukcje polega na przekonaniu, że sama platforma technologiczna zagwarantuje sukces. Tymczasem praktyka pokazuje, że sukces e-aukcji czy e-RFQ w 80% zależy od jakości przygotowania. To nie jest tylko kliknięcie przycisku “start”.

Kluczowe kroki w przygotowaniu do uruchomienia aukcji elektronicznych to:

• Gruntowa analiza potrzeb,
• Precyzyjna specyfikacja przedmiotu zamówienia,
• Analiza rynku,
• Kwalifikacja i weryfikacja dostawców, aby do licytacji zaprosić tylko sprawdzonych partnerów.
• Stworzenie jasnego regulaminu i strategii aukcyjnej (typ aukcji, zasady dogrywek, widoczność ofert). ​

Dobre przygotowanie zapewnia uczciwą konkurencję i maksymalizuje rezultaty. Najlepsze wyniki osiągają firmy, które inwestują w kompetencje zakupowe, szkolą uczestników i stale doskonalą swoje podejście do procesów e-procurement.

Wniosek 4. Relacje z dostawcami wymagają równowagi między presją a partnerstwem

Jeden z najczęstszych mitów dotyczących e-aukcji dotyczy ich negatywnego wpływu na relacje z dostawcami. Prawda jest bardziej złożona – zbyt agresywne stosowanie aukcji, postrzegane przez dostawców jako wyłącznie narzędzie do “wyciskania” cen, rzeczywiście może negatywnie wpłynąć na długoterminowe relacje. Kluczem jest komunikacja i budowanie partnerskich relacji. E-narzędzia powinny wspierać, a nie niszczyć relacji z dostawcami. Ważne jest podkreślanie, że e-aukcja jest jednym z elementów współpracy, a nie jej jedynym wyznacznikiem. Organizacje odnoszące sukcesy doceniają wartość wykraczającą poza cenę – jakość, innowacyjność, niezawodność, elastyczność.

Otwarta komunikacja z dostawcami przed uruchomieniem procesu e-aukcyjnego ma fundamentalne znaczenie. O czym należy pamiętać, aby budować zaufanie we współpracy z dostawcami:

• Wyjaśnieniu zasad działania nowych narzędzi,
• korzyściach dla obu stron, takich jak transparentność, równe szanse, szybsze procesy,
• zapewnieniu dostępnych instrukcji, webinariów i wsparcia technicznego.

Stosowanie jasnych i spójnych reguł dla wszystkich uczestników, uczciwe warunki oraz prekwalifikacja dostawców przed aukcją pokazują profesjonalizm organizacji.

Wniosek 5. Technologia wspiera, ale nie zastępuje człowieka

I na koniec niezwykle ważna myśl, o której często zapominamy, skupiając się wyłącznie na technologii. Wdrożenie platformy e-procurement to dopiero początek. Największe wyzwania to często opór przed zmianą, zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród dostawców. Cyfrowa transformacja wymaga zarządzania zmianą, komunikacji, szkoleń oraz budowania nowych kompetencji w zespole zakupowym. Narzędzia elektroniczne powinny wspierać, a nie niszczyć dobre relacje z dostawcami. Traktowanie ich jak partnerów i transparentna komunikacja są kluczowe dla długofalowego sukcesu.

Warto także podkreślić, że centralizacja informacji w systemie e-procurement oznacza również łatwy dostęp do danych historycznych, możliwość analizowania trendów cenowych, identyfikowania najlepszych dostawców oraz optymalizacji przyszłych procesów zakupowych. Lepsza jakość danych wspiera podejmowanie świadomych decyzji strategicznych i pozwala działom zakupów skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej. To z kolei idealnie wpisuje się w trend przekształcania działów zakupów w strategicznego partnera biznesowego organizacji.