5 dobrych praktyk w relacjach kupiec – dostawca

Getting your Trinity Audio player ready...

Przez dekady relacje na linii kupiec–dostawca opierały się na prostych, transakcyjnych schematach, gdzie głównym wyznacznikiem sukcesu była jak najniższa cena uzyskana w twardych negocjacjach. Ten model, choć przez lata dominujący, w obliczu współczesnych wyzwań gospodarczych i technologicznych wyczerpuje swoją formułę. Dziś, w dobie dynamicznej transformacji cyfrowej, niestabilności łańcuchów dostaw oraz rosnącej presji na odpowiedzialność środowiskową (ESG), firmy muszą przedefiniować swoje podejście do zakupów.

Dobre praktyki w relacjach kupiec – dostawca

Nowoczesny procurement przestaje być funkcją wyłącznie administracyjną czy kosztową. Staje się strategicznym centrum innowacji, które aktywnie wspiera rozwój biznesu. Współczesny kupiec ewoluuje z roli negocjatora cenowego w rolę architekta wartości i partnera biznesowego, który musi rozumieć nie tylko rynek dostawców, ale także złożone potrzeby własnej organizacji – od IT, przez finanse, aż po bezpieczeństwo i zrównoważony rozwój.

Zarejestruj się, aby zobaczyć pełną treść

To całkowicie darmowe, wystarczy wpisać swój adres email.

Klikając na przycisk zgadzasz się na Zgody

Poniższe 5 dobrych praktyk, inspirowanych dyskusją z panelu „Nowe oblicza współpracy – od strony kupującego i dostawcy” podczas Positive Procurement Summit 2025, to drogowskaz dla organizacji, które chcą budować odporne, nowoczesne i efektywne relacje z rynkiem dostawców. To praktyczne lekcje, jak przejść od modelu „kupiec-dostawca” do modelu „partner-partner”, w którym obie strony wspólnie pracują na sukces rynkowy.

1. Myśl ekosystemem, nie „ja kontra oni”

Tradycyjne podejście, w którym kupiec jest „bramkarzem” blokującym dostęp do firmy, odchodzi do lamusa. Nowoczesne procesy zakupowe wymagają zaangażowania całych zespołów interdyscyplinarnych. Skuteczna relacja to nie dialog dwóch osób (handlowca i kupca), ale wielowymiarowa współpraca, w której uczestniczą eksperci od IT, finansów, bezpieczeństwa, ESG czy operacji biznesowych.

Taka zmiana perspektywy, z indywidualnej na zespołową, pozwala na znacznie głębsze zrozumienie wyzwań. Dostawca, rozmawiając z szerszym gronem interesariuszy, może lepiej dopasować swoje rozwiązania do realnych problemów organizacji, a nie tylko odpowiadać na suche zapisy w zapytaniu ofertowym (RFQ). Budowanie takiego „ekosystemu współpracy” sprawia, że obie strony grają do jednej bramki, minimalizując ryzyka projektowe i operacyjne.

2. Przechodź od produktu do usługi (Shift to Service)

Rynek B2B coraz wyraźniej podąża śladem trendów konsumenckich, w których „używanie” jest ważniejsze niż „posiadanie”. Firmy coraz rzadziej szukają dostawcy, który tylko „sprzeda i zapomni”. Zamiast tego poszukują kompleksowych rozwiązań typu as-a-service: wynajmu sprzętu, modeli subskrypcyjnych czy pełnego outsourcingu procesów (np. zarządzania flotą urządzeń mobilnych czy samochodowych).

Takie podejście przenosi ciężar odpowiedzialności na dostawcę, który musi zapewnić nie tylko produkt, ale też jego serwis, wymianę, utylizację (zgodnie z zasadami gospodarki cyrkularnej) oraz bezpieczeństwo danych. Dla kupca oznacza to przejście z analizy ceny jednostkowej na analizę TCO (Total Cost of Ownership – całkowity koszt posiadania) oraz wartości, jaką usługa wnosi do biznesu (np. przewidywalność kosztów, ciągłość działania). To fundamentalna zmiana w myśleniu o tym, co jest przedmiotem zakupu.

3. Buduj partnerstwo, a nie tylko licz oszczędności

Prawdziwe partnerstwo to termin często nadużywany, ale w dobie kryzysów (pandemia, wojna, inflacja) zyskał on bardzo wymierne znaczenie. Relacja partnerska to taka, w której obie strony są gotowe dzielić się nie tylko zyskami, ale i ryzykiem. W praktyce oznacza to odejście od „dociskania” dostawcy do granicy opłacalności na rzecz wspólnego szukania optymalizacji.

Dobra praktyka to transparentność. Kupiec otwarcie mówi o swoich ograniczeniach budżetowych i celach strategicznych, a dostawca uczciwie przedstawia strukturę kosztów. W momentach trudnych, takich jak nagłe wzrosty cen surowców czy energii, partnerzy siadają do stołu, by wspólnie znaleźć rozwiązanie (np. renegocjację stawek, zmianę specyfikacji), które pozwoli obu firmom przetrwać i kontynuować współpracę. To buduje lojalność i zaufanie, których nie da się zapisać w żadnym kontrakcie.

4. Otwartość, dialog i edukacja

Jednym z najczęstszych błędów w relacjach B2B jest założenie, że „my wiemy najlepiej, czego potrzebujemy”. Tymczasem dostawcy często posiadają unikalną wiedzę rynkową i technologiczną, której kupiec może nie mieć. Dlatego kluczową kompetencją nowoczesnego kupca jest umiejętność zadawania otwartych pytań i aktywnego słuchania.

Zamiast wysyłać sztywne, zamknięte specyfikacje, warto zapytać rynku: „Mamy taki problem biznesowy – jak wy byście go rozwiązali?”. Pozwala to dostawcom wejść w rolę doradców i zaproponować innowacje (np. w obszarze cyfryzacji czy zrównoważonego rozwoju), które mogą przynieść firmie przewagę konkurencyjną. Taka postawa – otwartość na edukację ze strony dostawcy – zmienia dynamikę relacji z transakcyjnej na merytoryczną i rozwojową.

5. Człowiek w centrum, nawet w erze AI

Choć żyjemy w czasach fascynacji sztuczną inteligencją i automatyzacją, uczestnicy Positive Procurement Summit zgodnie podkreślali: technologia to tylko narzędzie. Ostatecznie biznes robią ludzie z ludźmi. AI może świetnie zanalizować dane, przygotować raport czy zautomatyzować proste zamówienia, ale nie zbuduje zaufania i nie wykaże się empatią w sytuacji kryzysowej.

Dobre relacje opierają się na „chemii”, prostym, ludzkim języku (bez korporacyjnego żargonu) i wzajemnym szacunku. To właśnie bezpośredni kontakt, telefon zamiast e-maila w trudnej sprawie czy spotkanie twarzą w twarz budują kapitał relacyjny, który procentuje w przyszłości. Technologia powinna nas wspierać w uwalnianiu czasu na te właśnie, czysto ludzkie interakcje, a nie je zastępować.

Jak skutecznie budować relacje na linii kupiec – dostawca?

Budowanie skutecznych relacji na linii kupiec-dostawca wymaga przejścia od transakcyjnego modelu opartego na niskiej cenie do strategicznego partnerstwa, które wspiera innowacje i odporność biznesu w obliczu wyzwań cyfrowych oraz ESG. Kluczowe jest traktowanie dostawcy jako równorzędnego partnera, co minimalizuje ryzyka i maksymalizuje wartość długoterminową.