Firmy sięgając do starej zasady – duży ma większą siłę rynkową – tworzą coraz częściej grupy zakupowe. Zrzeszenia podmiotów uzyskują lepsze warunki współpracy z dostawcami. Jak grupa zakupowa może usprawnić swoje działanie za pomocą systemu informatycznego?
Niższe koszty zakupu materiałów i usług, transfer wiedzy na rynku – to niekwestionowane korzyści, które kuszą przedsiębiorców. Niestety to rozwiązanie posiada istotne bariery wejścia. Poza psychologicznymi i organizacyjnymi, najistotniejszą ze wszystkich jest brak specjalistycznych narzędzi informatycznych do zarządzania grupą.
Jakie funkcjonalności powinien posiadać system informatyczny, który wykorzystuje grupa zakupowa?
- Pierwsze zadanie systemu to zarządzanie podmiotami, które wchodzą w skład grupy zakupowej. System powinien być zarówno repozytorium danych o obecnych uczestnikach, jak i furtką dla nowych podmiotów gospodarczych, które chcą do grupy dołączyć. Funkcjonalność umożliwiająca wstępną weryfikację tych podmiotów oraz akceptację ich wniosków o członkostwo przez zarząd grupy, pozwala usprawnić bardzo ważny aspekt działania. Z kolei podmiotom, które planują wnioskować o członkostwo w grupie, umożliwia dokonanie oceny ich szans na wstąpienie do grupy. Osobom zarządzającym grupą pozwala na szybką weryfikację nowych kandydatów.
- System to także bardzo dobry kanał komunikacyjny pomiędzy członkami grupy. Wymiana informacji, doświadczeń – to tylko niektóre z zalet takiego narzędzia. Kolejnym atutem jest wspólny kalendarz umożliwiający członkom grupy zakupowej planowanie działań np. spotkań z dostawcami, a co za tym idzie efektywniejsze wykorzystywanie czasu.
- System stanowi także repozytorium dokumentów. Wszyscy członkowie grupy mają łatwy dostęp do danych i skanów umów, które zostały zawarte w ramach grupy. Najważniejsze jest jednak to, żeby poszczególne podmioty miały możliwość rejestracji w systemie zapotrzebowań, w ramach zawartych umów. System automatycznie grupuje zapotrzebowania różnych członków grupy. Zbiorcze zamówienia, utworzone na postawie wielu zapotrzebowań, są przesyłane do dostawców. System umożliwia także zaimplementowanie algorytmów do wyliczania cen produktów i usług, obniżanych wraz z rosnącym wolumenem zakupów.
- Dostęp do informacji w każdym momencie to podstawowe zadanie, stawiane przed systemem informatycznym. Zintegrowany system w ramach grupy pozwala na automatyczny przepływ danych w systemie, co usprawnia obieg informacji. Jednocześnie system stanowi najlepsze źródło danych do generowania raportów, odnośnie obrotów na poszczególnych umowach.
