5 faktów na temat automatyzacji zakupów B2B w polskich firmach

Znaczenie mają na pewno zmiany w przepisach prawnych, które zmuszają firmy do cyfryzacji swoich procesów, a co za tym idzie stosowania narzędzi informatycznych do obsługi faktur. To zaś przekłada się na wysoki poziom automatyzacji.

Optymistycznie wygląda także obszar procurementu – bardzo dobrze i dobrze ocenia go ponad 55% ankietowanych. Potencjał technologii jest dostrzegany i doceniany, ponieważ w tym procesie wykorzystywane są przede wszystkim narzędzia IT, takie jak platforma zakupowa, system ERP czy inne rozwiązania dziedzinowe.

2. Najgorzej oceniane elementy procesu zakupowego

Na drugim biegunie oceny procesu zakupowego znajdują się zarządzanie projektami zakupowymi oraz planowanie zakupów. W obu przypadkach prawie 60% firm deklaruje brak lub słabe wsparcie narzędziowe w tym obszarze. Z czego wynika taka słaba ocena? W przypadku zarządzania projektami zakupowymi dużą rolę odgrywają:

• brak świadomości lub niedocenianie znaczenia efektywnego zarządzania projektami zakupowymi,
• brak zasobów lub doświadczenia,
• skoncentrowane na krótkoterminowych celach lub operacjach bieżących.

W przypadku planowania zakupów można wskazać:

• mylenie planowania zakupów z planowaniem wydatków i budżetu, bez uwzględnienia konkretnych kategorii produktów,
• trudności w planowaniu długofalowym, wynikające choćby ze zmienności potrzeb zakupowych.

Warto podkreślić, że automatyzacja w tych obszarach może przełożyć się na obniżenie kosztów, optymalizację procesów i zwiększenie konkurencyjności firmy.

3. Rola platform zakupowych rośnie

W porównaniu z poprzednimi latami o blisko 30% wzrosło wykorzystanie platform zakupowych w polskich firmach. Jednak platformy zakupowe są głównym narzędziem IT wykorzystywanym w procesie zakupowym przez niespełna 1/5 ankietowanych, co daje duże pole do popisu w kontekście automatyzacji procesów zakupowych.

W których obszarach procesu zakupowego najczęściej są wykorzystywane? Zdecydowanie dominują tu elektroniczne negocjacje, wskazane przez prawie połowę ankietowanych, co sugeruje, że w tym przypadku brakuje innych rozwiązań wspierających ten proces, bądź są niewystarczające.

4. Bez Excela ani rusz!

Wyniki ankiety Marketplanet wyraźnie pokazują, że Excel nadal jest mocnym graczem i wiele firm wykorzystuje go w różnych obszarach działania. W planowaniu zakupów, kwalifikacji i ocenie dostawców oraz zarządzaniu umowami wskazywany był jako najczęściej stosowane narzędzie. Excel jest jednym z głównych narzędzi, wykorzystywanych w automatyzacji podstawowych elementów procesu zakupowego. Jest stosunkowo prosty w obsłudze, uniwersalny i łatwo dostępny. Należy jednak pamiętać, że ma pewne ograniczenia i dla bardziej skomplikowanych procesów nie będzie wystarczającym rozwiązaniem. Mówiąc inaczej, wykorzystanie bardziej zaawansowanych narzędzi będzie wtedy bardziej efektywne i da znacznie więcej możliwości analizy, a także zoptymalizuje pracę ludzi.

5. Po co automatyzować? Zalety automatyzacji zakupów B2B

Dlaczego automatyzacja procesów jest warta uwagi? Jakie są główne motywatory dla firm, które decydują się pójście w kierunku automatyzacji zakupów B2B?

Ponad połowa ankietowanych docenia redukcję czasu realizacji zamówień po wdrożeniu narzędzi automatyzujących zakupy. Odczuwalną korzyścią jest także większa przejrzystość w procesach zakupowych, którą wskazała prawie połowa respondentów oraz mniejsza liczba błędów. To z kolei przekłada się na większe możliwości analizy danych, lepszą kontrolę oraz poprawę wydajności. Wartością są także lepsze relacje z dostawcami. Łatwy dostęp do informacji to także lepsza komunikacja, a więc korzyści są odczuwalne i dla kupujących i dla sprzedawców.

Podsumowują, automatyzacja może przyczynić się do obniżenia kosztów, optymalizacji pracy i procesów oraz zwiększenia konkurencyjności.