Kompetencje pracowników a wyznaczone cele Działu Zakupów

• Jakie kompetencje pracowników Działu Zakupów są potrzebne, aby skutecznie realizować wyznaczone cele?
• Jakich umiejętności potrzebuje Zespół?
• Na jakie cechy i doświadczenie zwracać uwagę podczas rekrutacji?

To pytania, które niejeden Manager Działu Zakupów sobie zadawał. Spróbujmy zatem dla przykładowych okoliczności zidentyfikować potrzebne kompetencje pracownicze.

Przypadek 1. Szybka poprawa wydajności działu w zakresie działań operacyjnych

W sytuacji, gdy musimy szybko poprawić wydajność działu w zakresie działań operacyjnych należy poszukiwać pracowników z następującymi kompetencjami i doświadczeniem:

• osoby z doświadczeniem w zakresie transformacji działań operacyjnych w zakupach z poziomu działu zakupów w dół Organizacji, korzystania z e-procuremetu dla składania zapotrzebowań i zamówień;
• w zakresie kontraktacji dostaw w oparciu o umowy ramowe z e-katalogami dla minimalizacji czasu przygotowania zamówień;
• w zakresie dobrej znajomości rynku  dostaw dla kupowanych asortymentów, reguł ich funkcjonowania, potencjału wytwórczego dostawców itp.;

Poszukiwane kompetencje pracownicze muszą wspierać nasze plany zwiększenia wydajności operacyjnej działu. Przeniesienie dobrych praktyk z zewnętrz firmy jest szansą na szybka zmianę. Nowi pracownicy z poszukiwanym doświadczeniem i kompetencjami są często szansą szybszego przełamania barier dla oczekiwanej zmiany.

Przypadek 2. Nowe wyzwania oszczędnościowe w zakupach

W przypadku, gdy postawiono nam nowe wyzwania oszczędnościowe w zakupach, walczymy z ze spadkiem rentowności produkcji, należy podjąć działania skierowane na:

• Wzrost kompetencji obecnego zespołu Kupców w takich obszarach jak:
  • zarządzanie asortymentami strategicznymi w kontekście optymalizacji specyfikacji wymagań technicznych i jakościowych;
  • wdrażanie zaawansowanych metod negocjacji z dostawcami;
  • badania rynku oraz poszukiwania alternatywnych źródeł dostaw w tym poszukiwania substytutów surowcowych i innowacyjnych technologii.
• Poszukiwanie specjalistów mających doświadczenie z rynkiem strategicznych asortymentów, które zamierzamy optymalizować, posiadających doświadczenie w pracy w interdyscyplinarnych zespołach skupionych na optymalizacji specyfikacji i wymagań jakościowych, praktycznym wdrażaniu zasad TCO.

Zadanie redukcji kosztu w zakupach należy traktować daleko szerzej niż tylko cena zakupu. Często redukcja ceny jest obarczona wzrostem ryzyk jakościowych dostaw, wzrostem kosztów serwisu wyrobów gotowych. Dlatego do tak postawionego celu należy podchodzić bardzo ostrożnie i właściwie identyfikować czynniki redukcji kosztu a nie jedynie ceny zakupu.

Z praktyki wynika, że drastyczna redukcja ceny jest często okupiona wzrostem brakowości na poziomie produkcji co w konsekwencji przysparza zatraty innych komponentów wcześniej użytych w procesie produkcji. Dodatkowo każde zatrzymania produkcji implikują utratę zakładanej wydajności oraz nieefektywne wykorzystanie zasobów pracowniczych.

Przypadek 3. Poszerzenie asortymentu kupowanych produktów i usług, przejęcie kompetencji zakupowych innej Organizacji w wyniku konsolidacji przedsiębiorstwa, centralizacja zakupów

Częstym przypadkiem wymagającym nowych kompetencji są też takie okoliczności jak:

• wejście firmy w szerszy niż dotychczas asortyment kupowanych produktów i usług,
• przejmowanie kompetencji zakupowych innej Organizacji w wyniku konsolidacji przedsiębiorstwa,
• centralizacja zakupów.

Każde z nich wymaga podjęcia podobnych działań w kontekście kompletacji zespołu zakupowego.

Jakie w tych sytuacjach kompetencje i doświadczenie członków zespołu ma znaczenie?

Kluczowym ryzykiem zmian jest czas w jakim Organizacja zakupowa zbuduje kompetencje w zakresie nowych kategorii asortymentowych. W takich sytuacjach trudno jest oszacować i zweryfikować popyt wewnętrzny, rynek dostawców ich potencjał produkcyjny, technologiczny  i ryzyka współpracy.

Kluczowym dla powodzenia takiej zmiany jest czas w jaki Organizacja musi dostosować się do zmiany warunków świadczenia usług logistycznych.

Jeśli zmiany są odpowiednio wcześnie zakomunikowane Dział Zakupów ma szansę na spokojne zdobycie kompetencji niezbędnych dla sprawnego działania. W takiej sytuacji jest czas na adaptację dostępnych zasobów osobowych, odpowiednie przeszkolenie i zbudowanie fundamentów informacji o nowym asortymencie, tak by bezpiecznie rozpocząć działania zakupowe dla nowego, dotychczas nieobecnego w firmie asortymentu.

Jeśli mamy konieczność uzyskania szybkiej gotowości dla wdrożenia nowych asortymentów wówczas jesteśmy zmuszeni szukać specjalistów posiadających doświadczenie w zakupach dla danych kategorii asortymentowych. Często stosujemy wariant mieszany, gdzie eksperci zewnętrzni wdrażają dotychczasowych kupców w proces zakupowy nowych, nieznanych dotychczas asortymentów.

Warto powiedzieć jakach kompetencji w takich warunkach oczekujemy?

Nowe kategorie asortymentowe w firmie wymagają między innymi takich kompetencji i doświadczenia jak:

• Rozpoznany rynek dostawców zarówno tych bliskich jak i bardziej odległych geograficznie. Jeśli nowe asortymenty nie generują wysokich kosztów logistyki dostaw, wówczas rynki odległe mogą funkcjonować na równi z rynkami lokalnymi. Rozpoznanie rynków daje prawidłową weryfikację warunków cenowych zakupu, jest podstawą dla ograniczania ryzyk współpracy z dostawcami oraz ciągłości i bezpieczeństwa dostaw.
• Zbadane standardowe warunki dostaw i kontraktacji. Wiedza w tym zakresie jest niezbędna dla bezpiecznej współpracy z dostawcą w kontekście ograniczania ryzyk w zakresie jakości dostaw oraz odpowiedzialności dostawcy za potencjalnie wadliwe dostawy.
• Wiedza w zakresie specyfikacji technicznych i jakościowych wymagań względem nowego asortymentu. Szczególnie istotne dla planowania strategii zakupowych oraz ryzyk naszej odpowiedzialności z tytułu serwisu posprzedażowego u klienta końcowego.