Jak strategia wpływa na budowę Działu Zakupów?

Przed każdym Manager Działu Zakupów pojawia się zadanie stworzenia i budowy zespołu Kupców. Zazwyczaj działamy pod presją czasu i podejmujemy decyzje w mało komfortowej sytuacji. Dlaczego? Jakie okoliczności budują  ten dyskomfort?

Dzieje się tak najczęściej, gdy:

• musimy szybko poprawić wydajność działu w zakresie działań operacyjnych,
• postawiono nam nowe wyzwania oszczędnościowe, mamy kłopoty z uzyskaniem rentowności firmy,
• wchodzimy w szerszy niż dotychczas asortyment kupowanych produktów i usług,
• przejmujemy kompetencje innej Organizacji w wyniku konsolidacji przedsiębiorstwa,
• centralizujemy zakupy.

Zestawione powyżej okoliczności nie wyczerpują przypadków, z jakimi przychodzi mierzyć się Managerom wielu firm. Zazwyczaj jednak każda okoliczność wymaga wzmocnienia zasobów Działu Zakupów, podniesienia ich kompetencji, reorganizacji pracy itp.

Strategia Działu Zakupów a kwalifikacje pracowników

Bez względu na okoliczności, nasze działania musimy rozpocząć od zdefiniowania celów jakie mamy osiągnąć. Kolejnym krokiem jest zaplanowanie optymalnej i osiągalnej do realizacji strategii zmiany. Cele i strategia determinują wytyczne co do kwalifikacji zespołu oraz narzędzi jakie powinny zostać użyte.

Ze względu na złożoność i obszerność tematu, pozostańmy w naszych rozważaniach jedynie przy definiowaniu wymagań i kwalifikacji jakich będziemy oczekiwać od Kupców w naszym zespole zakupowym w kontekście planowanej zmiany.

Rozwój zespołu zakupowego powinniśmy oprzeć o profesjonalne zasady organizacji szeroko pojętej logistyki zaopatrzenia. Warto w planowaniu zmiany wykorzystać uznany standard procesu zakupowego i chociaż nie zawsze w naszej Organizacji będzie on idealnie odwzorowany, to jest dobrym drogowskazem dla przygotowania kierunków zmian.

Górnych pięć segmentów koła zakupów to działania strategiczne w procesie zakupowym, dolne segmenty są związane z działaniami operacyjnymi w procesie.

Dlaczego warto skorzystać z takiego schematycznego ogólnego procesu?

Po pierwsze łatwiej będzie nam zbadać jakie elementy procesu są obecnie stosowane w firmie.

Po drugie – określić czego brakuje a ma znaczenie w kontekście postawionych celów i planowanej strategii ich osiągania.

Pamiętajmy, że każda Organizacja ma swoją specyfikę branżową, skalę prowadzonej dzielności, dlatego też pewne elementy procesu są mniej lub bardziej istotne i wymagają adekwatnego dla tej sytuacji podejścia.

Planowanie zamian w dziale

Podsumowując, warto podkreślić złożoność procesu transformacji zmian w Dziale Zakupów. Należy jednak pamiętać o sprawdzonej metodyce takiej transformacji, czyli rozpoczynamy naszą drogę od jasnego określenia celu lub ich pakietu, a następnie określamy strategię dojścia do planowanych  celów. Co więcej, trzeba pamiętać także o tym, że wszystkie działania nie są prowadzone w próżni, lecz konkretnych warunkach danej firmy. Dlatego też należy wyznaczyć granice w których będzie realizowana nasza transformacja.

Kluczowym elementem planowanej zmiany są ludzie to ich doświadczenie i kompetencje determinują powodzenie oraz czas w jakim zakończymy zaplanowane działania.