Dynamiczny System Zakupów to jedna z możliwych form prowadzenia postępowań, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne. Wśród polskich Zamawiających nie jest to jednak zbyt popularna forma. Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez Marketplanet i PROEBIZ, jedynie 3% ankietowanych wskazało, że przeprowadziło lub prowadzi Dynamiczny System Zakupów. Dlaczego? Poznaj wyniki raportu i przekonaj się, że korzyści stosowania Dynamicznego Systemu Zakupów są warte uwagi.
Pobierz bezpłatny raport Dynamiczny System Zakupów
Dynamiczny System Zakupów – podstawa prawna
Podstawy prawne Dynamicznego Systemu Zakupów znajdują się w Ustawie Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r. Zgodnie z Art. 38. ust. 1. tej ustawy, „Zamawiający mogą wspólnie przygotować lub przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia lub zorganizować konkurs, udzielić zamówienia, zawrzeć umowę ramową, ustanowić dynamiczny system zakupów lub udzielić zamówienia na podstawie umowy ramowej lub objętego dynamicznym systemem zakupów”[i].
Ustawa Pzp określa także, jakiej wartości zamówień i rodzajów zakupów dotyczy DSZ. Zgodnie z artykułem 316. ust. 1. wspomnianej ustawy, Zamawiający może ustanowić DSZ „w przypadku gdy wartość zamówienia klasycznego jest równa lub przekracza progi unijne” (art. 316. ust. 1), co oznacza, że wartość wszystkich objętych DSZ zamówień cząstkowych jest równa lub przekracza progi unijne. Z kolei w art. 316. ust. 2. tej Ustawy wskazane są rodzaje zakupów, czyli „kategorie dostaw, usług lub robót budowlanych, zdefiniowane na podstawie cech zamówień, które będą udzielane w ramach danej kategorii”.
Warty podkreślenia jest także fakt, że wszelkie informacje (np. oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, przekazywane między Zamawiającym a Wykonawcą są przekazywane elektronicznie i to również znajduje odzwierciedlenie w Ustawie (art. 317. Ustawy Pzp).
Wyniki badania Marketplanet i PROEBIZ na temat Dynamicznego Systemu Zakupów
W trzecim kwartale 2023 roku firmy Marketplanet i PROEBIZ przeprowadziły wśród zamawiających, osób zarządzających zamówieniami publicznymi w instytucjach w Polsce badanie, dotyczące wykorzystania Dynamicznego Systemu Zakupów w Polsce. Wynik ankiety znaczące dysproporcje – jedynie 3% ankietowanych wskazało, że przeprowadziło lub prowadzi Dynamiczny System Zakupów, a 97% nigdy tego nie robiło.
Ankietowani wskazali także przyczynę/ przyczyny, które stoją im na przeszkodzie wykorzystywania możliwości Dynamicznego Systemu Zakupów. Najczęściej wskazywane są przepisy:
- nieznajomość przepisów (46%),
- obawa przed negatywnym wynikiem późniejszych kontroli (42%),
- brak konkretnych wytycznych w przepisach do stosowania DSZ (35%),
- obawa przed problemami proceduralnymi (27%),
- niechęć do bycia pionierem w tym obszarze (27%),
- obawa przed problemami prawnymi (18%).
Zbiorcze wyniki ankiety prezentujemy na grafice poniżej.
„Można podsumować to także stwierdzeniem, że stosowanie DSZ nie jest problemem natury narzędziowej, a proceduralnej w takim rozumieniu, że procedura daje dużą dowolność, co jednak nie zawsze się sprawdza i stąd obawy ludzi.” – stwierdza Anna Serpina-Forkasiewicz.
Dynamiczny System Zakupów – korzyści
Pomimo obaw Zamawiających, Dynamiczny System Zakupów ma wiele korzyści. Jedną z jego kluczowych zalet jest elastyczność, którą doceniają kupujący na rynku komercyjnym. W zakupach B2B mechanizm DSZ jest stosowany z powodzeniem, choć nie ma tam tak sformalizowanego nazewnictwa. Warto więc skorzystać z doświadczenia i także dać szansę DSZ.
Elastyczność
Elastyczność oznacza działanie w pewnych ramach, a nie na konkretnych zobowiązaniach. Wykonawca nie ma obowiązku złożenia oferty na dane cząstkowe zamówienie. To rozwiązanie ma to także istotny wpływ na poprawę konkurencyjności.
Różnorodność wykonawców
Opcja składania ofert częściowych na mniejsze ilości w praktyce oznacza większą dostępność dla wykonawców, będących małymi i średnimi przedsiębiorcami. Duże zamówienia mogą być dla nich trudne w realizacji, więc rzadziej do nich przystępują. Podczas składania ofert częściowych nie ma bariery związanej ze skalą zamówienia, dzięki czemu oferty mogą być znacznie bardziej konkurencyjne.
Dynamiczny System Zakupów jest otwarty dla wszystkich wykonawców, którzy spełniają kryteria kwalifikacji. Co więcej, można stosować różne kryteria kwalifikacji wykonawców, dopasowane do rodzajów produktów, zgodnie z tym co najbardziej odpowiada potrzebom Zamawiającego.
Budżet i elastyczne zakupy
Zamawiający nie musi posiadać konkretnego budżetu. Konieczne jest zabezpieczenie środków na realizację poszczególnych cząstkowych zamówień. Zakupy są elastyczne – dostosowane do realnych potrzeb Zamawiającego i aktualizowane przez cały czas trwania DSZ. Wielkość zamówień cząstkowych jest określana w momencie ich realizacji.
Oszczędności
Większa dostępność zamówień dla różnych wykonawców oznacza bardziej konkurencyjne oferty. Dodatkowo ryzyka po obu stronach ograniczone są praktycznie do minimum, co przekłada się także na obniżenie kosztów.
Dopasowanie asortymentu do potrzeb
W DSZ istnieje możliwość zmiany asortymentu podczas trwania systemu. Dynamiczny System Zakupów można podzielić na kategorie (serwery, urządzenia sieciowe, sprzęt do drukowania i kopiowania, oprogramowanie, usługi serwisowe), a każdą z tych kategorii – na rodzaje produktów. W ten sposób są automatycznie zapraszani wszyscy wykonawcy, którzy kwalifikują się do przedstawienia oferty w danej kategorii kwalifikacji, dotyczącej rodzajów produktów wymaganych przez Zamawiającego.
Podsumowanie
Obawy związane są z Dynamicznym Systemem Zakupów dotyczą przede wszystkim przepisów, a nie obszaru związanego z wykorzystaniem bądź dostępnością narzędzi informatycznych. Warto jednak dać szansę Dynamicznemu Systemowi Zakupów, który wbrew pozorom nie jest tak skomplikowany, a dostępne systemy informatyczne, tak jak platforma eZamawiający, znacząco ułatwiają codzienną prace i dają Zamawiającym zupełnie nowe możliwości.
Pełen raport Marketplanet i PROEBIZ „Dynamiczny System Zakupów. Raport 2023” można pobrać na stronie: https://promo.marketplanet.pl/dsz-raport.
[i] Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych – dostęp 20.03.2024 r.
