Jaki rodzaj podpisu elektronicznego wybrać? Różnice i aspekty prawne

Rodzaje podpisów elektronicznych i zasady ich używania regulują zarówno przepisy unijne, jak i krajowe – są to:

• rozporządzenie Unii Europejskiej nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r (nazywane eIDAS), które ma zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich UE, w tym w Polsce
• ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
• artykuły 77(2), 78 i 78(1) Kodeksu Cywilnego definiujące, czym jest forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna czynności prawnej.

Jakie są rodzaje e-podpisów i czym się różnią

Przepisy rozróżniają trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

• (zwykły) podpis elektroniczny
• zaawansowany podpis elektroniczny
• kwalifikowany podpis elektroniczny

Skupimy się na podpisie zaawansowanym oraz kwalifikowanym, ponieważ to one są najczęściej stosowane w praktyce biznesowej lub wymianie dokumentacji z administracją publiczną i są dostępne na platformie SIGNIUS.

Podpis zaawansowany jest wykorzystywany do podpisywania większości umów i dokumentów w relacjach biznesowych. Można nim podpisywać m.in. umowy zakupu, sprzedaży, NDA czy też większość dokumentów HR (poza umową o pracę, która musi być podpisana podpisem kwalifikowanym). Co istotne, podpis zaawansowany możemy zastosować w sytuacjach, gdy nie ma prawnego wymogu zachowania formy pisemnej dokumentu.

Gdy musi zostać zachowana forma pisemna pod rygorem nieważności, dokument musi zostać podpisany albo odręcznie, albo elektronicznie podpisem kwalifikowanym (art. 73, art. 76, art. 78 § 1 i 2  KC). Co ważne, podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem odręcznym.

Przed podpisaniem umowy warto zatem upewnić się, czy przepisy lub wcześniejsza umowa wymaga zawarcia jej w formie pisemnej. Jeśli takiego wymogu nie ma, wówczas strony decydują o formie czynności prawnej, a tym samym o rodzaju podpisu.

#ważne: Podpis kwalifikowany jest poświadczony imiennym certyfikatem kwalifikowanym, który jest wydawany przez uprawnioną do tego jednostkę – Kwalifikowanego Dostawcę Usług Zaufania. W celu wydania certyfikatu kwalifikowanego niezbędne jest przeprowadzenie weryfikacji tożsamości podpisującego. Na platformie SIGNIUS weryfikacja tożsamości podpisującego odbywa się zdalnie, w kilka minut (np. podczas certyfikowanej wideo rozmowy), w oparciu o dokument tożsamości. We współpracy z EuroCert – Kwalifikowanym Dostawcą Usług Zaufania, niemal natychmiast, w jednym procesie wydawany jest certyfikat kwalifikowany i można zacząć podpisywać dokumenty.

Podpisem kwalifikowanym podpiszemy m.in. umowę o pracę, dokumenty urzędowe oraz oferty przetargowe. Ponadto, ta forma podpisu może być wykorzystana jako dodatkowa opcja wszędzie tam, gdzie jest wysokie ryzyko biznesowe np. fraudu, lub gdy Onboarding nowego klienta wymaga zweryfikowania jego danych osobowych.

Skutki prawne podpisów elektronicznych

Zarówno podpis zaawansowany, jak i kwalifikowany mają skutki prawne, a umowy nimi podpisane są w pełni prawomocne. W myśl przepisów art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS, podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego, ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Dokument podpisany podpisem zaawansowanym spełnia przesłanki formy dokumentowej. Natomiast szczególny skutek prawny ma kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi odręcznemu i spełnia przesłanki zarówno formy dokumentowej, jak i pisemnej.

Przykłady zastosowania e-podpisów w praktyce

• Przykład nr 1. Prosta umowa sprzedaży akceptowana przez klienta zwykłym mailem podpisanym imieniem i nazwiskiem

W tej sytuacji mamy do czynienia ze zwykłym podpisem elektronicznym. Pewność, co do tożsamości podpisującego jest niska. Jeśli poza mailem nie ma dodatkowego potwierdzenia tożsamości, np. poprzez kod SMS, to otwiera to pole do ryzyka. W tym przypadku jedynym elementem potwierdzającym tożsamość stron jest adres e-mail, który może być wykorzystany przez inne osoby lub nawet założony na inne nazwisko. Istnieje tu wysokie ryzyko łatwego podważenia umowy.

• Przykład nr 2. Umowa sprzedaży usług biznesowych, w której chcemy uniknąć łatwego uwolnienia się kontrahenta od zobowiązania i mieć pewność co do jego tożsamości.

Jeśli chcemy podpisać umowę w formie dokumentowej przewidzianej w eIDAS, pod dokumentem możemy złożyć podpis zaawansowany z potwierdzeniem tożsamości.
Ten rodzaj podpisu oferuje platforma SIGNIUS, a podpisujący ma wybór metody potwierdzenia tożsamości (np. przez bankowość elektroniczną lub wideoweryfikację). Potwierdzany jest wówczas adres e-mail, numer telefonu komórkowego (za pomocą kodu SMS) oraz dodatkowe dane, w zależności od wyboru formy identyfikacji.

• Przykład nr 3. Umowa, na której chcemy złożyć podpis mający skutek równoważny z podpisem odręcznym lub umowa wymagająca formy pisemnej pod rygorem nieważności – np. umowa o pracę.

W tym przypadku konieczne jest skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Certyfikat kwalifikowany, umożliwiający złożenie podpisu jest imienny i przypisany do konkretnej osoby. Jest on wydawany przez Kwalifikowanego Dostawcę Usług Zaufania. Na platformie SIGNIUS podpis  kwalifikowany uzyskujemy w kilka minut i w 100% zdalnie – uzyskuje go każdy podpisujący.

Podpis zaawansowany czy kwalifikowany? Podsumowanie

Przed podpisaniem umowy przede wszystkim upewnijmy się, czy przepisy wymagają szczególnej formy zawarcia tej umowy – np. w formy pisemnej. Warto też potwierdzić z firmą lub instytucją, z którą umowę zawieramy, jaki rodzaj podpisu jest akceptowany lub wymagany. Odpowiedzmy sobie na pytanie, czy ryzyko biznesowe np. fraudu, jest wysokie lub czy w ogóle istnieje, oraz czy potrzebna jest weryfikacja tożsamości współ-podpisującego. Od odpowiedzi na te pytania, zależy rodzaj podpisu, na jaki powinniśmy się zdecydować.

Pamiętajmy, że w relacjach B2B, B2C i C2C często wystarczy podpis zaawansowany. Podpis kwalifikowany jest jednak bardziej bezpieczną formą podpisu.

Z kwalifikowanego podpisu elektronicznego powinniśmy skorzystać, gdy:

• mamy szczegółowe wymagania ustawowe
• działamy w relacjach z instytucjami wymagającymi takiej formy podpisu
• operujemy w kontaktach międzynarodowych
• chcemy złożyć podpis nadający skutek prawny równoważny z podpisem odręcznym