Kwalifikacja Dostawców stanowi istotny etap procesu zakupowego, w trakcie którego Kupujący pragnie uzyskać informacje na temat Dostawców oraz możliwości dostarczenia przez nich dóbr i usług zgodnie z wymaganą jakością. Dla Sprzedających etap gromadzenia danych przez potencjalnego Kupującego powinien stanowić okazję do zaprezentowania swego potencjału biznesowego z jak najlepszej strony. Co jest kluczem do sprawnej komunikacji?
Jaki jest cel?
Istotna jest świadomość celu kwalifikacji, jakim jest chęć wyeliminowania Dostawców związanych ze zbyt dużym ryzykiem, uniemożliwiającym dokonywanie transakcji handlowych. Kupcy nie chcą mieć do czynienia z przedsiębiorstwami, które będą dostarczać:
- niewłaściwe ilości produktów
- produkty w niewłaściwym czasie i w niewłaściwym miejscu
- produkty lub usługi niezgodne z wynegocjowaną specyfikacją lub ceną
Profilaktyka w wyborze dostawcy
Jednakże kwalifikacja Dostawców nie musi być elementem postępowania zakupowego według zasady wspomnianej wyżej. Może się ona odbywać niezależnie od zakupów i stanowić podstawę do budowania i okresowego aktualizowania Bazy Kwalifikowanych Dostawców, w której znajduje się lista potencjalnych Dostawców, z którymi w razie potrzeby można nawiązać współpracę. Kwalifikacja w procesie zakupowym oznacza zazwyczaj oprócz uzupełniania bazy danych, także wybór konkretnego Dostawcy w późniejszym etapie, z którym podpisywana jest stosowna umowa – poniżej zostanie opisany schemat postępowania na potrzeby konkretnego zakupu.
RFI – czyli 5 minut sprzedawcy
Podstawowym narzędziem zbierania informacji o Dostawcach jest RFI (Request For Information), czyli zapytanie o informację. Kupcy tworzą format dokumentu, który jest następnie rozsyłany do Dostawców, w tym obecnych Dostawców, jeśli posiadane informacje są niewystarczające. Zadaniem Sprzedawców lub osób odpowiedzialnych za ten aspekt działalności (mogą to być pracownicy z różnych działów) jest uzupełnienie otrzymanego zapytania o wymagane informacje. Należy pamiętać, że Kupiec chce uzyskać prawdziwe dane, często z zakresu szerokiego spektrum tematycznego.
Jakie obszary mogą być badane poprzez RFI?
• Zdolności techniczno-produkcyjne – pytania o wykorzystanie mocy produkcyjnych; systemy zarządzania jakością; poziom wydatków na badania i rozwój; sposób obsługi klientów w sytuacjach, w których dostarczane produkty nie spełniają określonych wymagań
• Sytuacja finansowa – pytania o dane finansowe, które pomagają określić zdolność firmy do wywiązywania się ze zobowiązań oraz opiszą jej rentowność – szczególnie istotne, gdy Kupiec ma zamiar nawiązać długoterminową relację
• Doświadczenie rynkowe – badana jest długość funkcjonowania Dostawcy na rynku; jego kontakty z innymi klientami; realizacja określonego typu projektów, kanały dystrybucji; minimalne i maksymalne wartości kontraktów, przy których Dostawca jest skłonny nawiązać współpracę itp.
• Podejście do społecznej odpowiedzialności biznesu – tutaj paść mogą pytania o politykę recyklingu lub utylizacji odpadów, o preferowanie Dostawców przestrzegających określone standardy i wymagania środowiskowe lub o stosowane testy jakości produktów bądź usług
Powyższy zakres stanowi oczywiście przykład tego jakie dane są zbierane. Decyzję podejmuje wyłącznie Kupiec, z myślą o docelowych dostawach spełniających jego wymagania – ponadto, tak zebrane dane mogą uaktualniać Bazę Kwalifikowanych Dostawców. Inaczej mówiąc, RFI to forma badania rynku.
RFP – Request For Proposal
Baza danych może być rozbudowywana również poprzez RFP (Request For Proposal) – zapytanie ofertowe, dzięki któremu Kupiec zbiera informacje od Dostawców, związane z konkretną ofertą. Z racji tego, że zapytanie dotyczy ściśle określonej oferty, Kupiec może uzyskać dogłębne informacje o Dostawcach i ich warunkach. Analiza odpowiedzi RFP silnie wpływa na decyzję o wyborze Dostawcy, bowiem stanowi skrócenie listy Dostawców do poziomu pozwalającego na podjęcie negocjacji z najlepszymi firmami w odniesieniu do informacji udzielonych w RFP. Pewne elementy RFP i RFI mogą być podkreślane przez wypełniających i tym samym podnosić szansę na wybór danej firmy.
Co liczy się w ostatnim etapie wyboru?
Głównym rezultatem wybory Dostawcy jest osiągnięcie najlepszych warunków zakupu produktów lub usług, które zaspokoją potrzeby przedsiębiorstwa. Jednakże zanim obie strony wypracują porozumienie w procesie negocjacyjnym i podpiszą umowę, Kupiec musi zdecydować na podstawie przyjętych kryteriów oceny, z którymi Dostawcami chce rozmawiać. Jeśli oferta spełnia wymagania techniczne i jakościowe, to poddawana jest ocenie przez pryzmat obiektywnych kryteriów, wśród których można wymienić m.in. ceny usług i doświadczenie firmy w realizacji projektów określonego typu.
