Raport „Automatyzacja w zakupach” przygotowany przez Marketplanet jednoznacznie ukazuje przyspieszający trend automatyzacji procesów zakupowych w polskich firmach. Uczestnicy badania, na podstawie którego powstał raport, to niemal 300 managerów z działów zakupów w dużych firmach, reprezentujących aż 40 różnych branż, takich jak usługi, produkcja, B+R, budownictwo, IT czy retail.
– Badane przez nas przedsiębiorstwa kierują swoje kroki w stronę automatyzacji funkcji zakupowych, zdając sobie sprawę z potencjalnych oszczędności poprzez efektywne negocjacje kontraktów i optymalizację procesu zakupowego. W rezultacie zwiększają własną marżę, co jest istotne w kontekście dynamicznych, zmiennych warunków rynkowych – wyjaśnia Piotr Matysik, prezes zarządu Marketplanet. – Profesjonalizacja funkcji zakupowej, niezależnie od skali przedsiębiorstwa, wymaga jednak zaangażowania personelu oraz inwestycji w nowoczesne narzędzia informatyczne. Chcieliśmy zatem sprawdzić, na ile polskie firmy są na to gotowe – dodaje.
Automatyzacja w zakupach – stan rzeczywisty
Dane pokazują, że sytuacja w tym zakresie nie jest zła – ponad 34% managerów dobrze ocenia procesy automatyzacji zakupów w swojej firmie, natomiast bardzo dobrze ocenia je ponad 16% Jednocześnie ponad 20% firm nadal nie stosuje żadnych narzędzi do automatyzacji procesów zakupowych. Zauważalny jest wzrost popularności platform zakupowych – prawie 25% firm wykorzystuje je w swoich procesach zakupowych, co stanowi wzrost o blisko 30 punktów procentowych w porównaniu z latami ubiegłymi. Jedna trzecia badanych (33%) wskazuje, że wykorzystuje system ERP jako element wsparcia procesu zakupowego, a 22% respondentów wymienia narzędzia klasy ECM/DMS jako stosowane rozwiązania. Warto również zaznaczyć, że Excel nadal pozostaje obecny w polskich firmach, stanowiąc podstawowe narzędzie w obszarze zakupów dla 19% przedsiębiorstw.
Automatyzacja zakupów przynosi realne korzyści firmom. Ponad połowa (51%) ankietowanych zauważa, że po wdrożeniu narzędzi automatyzujących zakupy doszło do redukcji czasu realizacji zamówień. Dodatkowo, managerowie doceniają wzrost efektywności procesu zakupowego oraz poprawę relacji z dostawcami. Blisko 47% respondentów podkreśla aspekt większej przejrzystości w procesach zakupowych. Firmy wyrażają także satysfakcję z większych możliwości analizy danych.
Usability i maintanance ważniejsze niż cena zakupu
Przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu systemu zakupowego, menedżerowie uwzględniają nie tylko cenę zakupu. Najważniejszym czynnikiem, wymienianym jako pierwszy, jest łatwość integracji, dostępność API oraz możliwość łatwego wdrożenia procesów zakupowych do już istniejącego systemu IT w firmach (niemal 73% wskazań). Na drugim miejscu znajdują się koszty utrzymania systemu, a dopiero na trzeciej pozycji koszty wdrożenia (łącznie ponad 64%.). Ważnym aspektem jest także skalowalność, czyli możliwość objęcia automatyzacją systemu wspierającego zakupy dla kolejnych procesów w przyszłości (51%). Dodatkowo, zwracana jest uwaga na dostępność wsparcia technicznego i szkoleń.
– Analizując obecny stan rynku i opierając się na naszym własnym doświadczeniu, przedstawiliśmy tezę, że firmy pragnące usprawnić automatyzację swoich procesów i efektywność w zakresie kosztów zaopatrzenia powinny koncentrować się na realizacji czterech kluczowych celów. Pierwszym z nich jest zwiększenie rentowności zakupów. Firmy powinny dokładnie przeanalizować obecne kontrakty, zdając sobie sprawę z potencjalnych oszczędności, które mogą zostać zrealizowane, co z kolei przyczyni się do zwiększenia marży. Drugim istotnym celem jest minimalizacja ryzyka współpracy. Ostrzeżenie przed wyborem dostawców, unikanie oszustw i skrupulatna kontrola wydatków to kluczowe elementy dla utrzymania bezpiecznej kooperacji. Kolejnym priorytetem jest optymalizacja wydatków i płynności finansowej. Skuteczne zarządzanie gotówką, automatyzacja procesów rozliczania faktur i odpowiednie zarządzanie terminami płatności z dostawcami są kluczowe dla osiągnięcia tego celu. Ostatnim, lecz nie mniej istotnym celem, jest zwiększenie wydajności i dynamiki procesów zakupowych. Firmy powinny unikać redundancji działań i eliminować zbędne etapy w procesach, wykorzystując jednolite platformy zakupowe – tłumaczy Piotr Matysik.
Raport „Automatyzacja zakupów” dostępny jest pod tym linkiem.
