Już niebawem, bo 1 marca mija termin składania rocznych sprawozdań do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zawierających zestawienie udzielonych zamówień w roku 2023. Jest to obowiązek ustawowy, wynikający z artykułu 82 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019 roku. Użytkownicy Platformy eZamawiający nie mają się czego obawiać – jako jedyna platforma komercyjna, eZamawiający jest w pełni zintegrowany z centralnym systemem e-Zamówienia.
Przeczytaj, jak pełna integracja Platformy eZamawiający z centralnym systemem e-Zamówienia w zakresie przygotowywania i wysyłania rocznego sprawozdania do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zmienia pracę Zamawiających.
Podstawa prawna składania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach Prezesowi UZP
Obowiązek sprawozdawczości wynika z Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, a dokładnie z artykułu 82, który mówi:
„Zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, zwane dalej „sprawozdaniem”, w tym o zamówieniach wyłączonych na podstawie niniejszego działu rozdziału 1 oddziału 2, zamówieniach klasycznych, których wartość jest mniejsza niż 130 000 złotych, a także o zamówieniach sektorowych oraz zamówieniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.”[1]
Nieprzekraczalny termin składania sprawozdań mija 1 marca każdego roku następującego po roku, za które składane jest sprawozdanie. Jeśli jednak Zamawiający stwierdzi, że informacje zawarte w złożonym sprawozdaniu są niekompletne lub błędne, to może je skorygować, o czym warto pamiętać. Takiej korekty można dokonać w każdej chwili po przekazaniu sprawozdania.
W art. 82 ust. 4 Ustawy Pzp znajdują się także informacje, że „Minister właściwy do spraw gospodarki określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór, sposób przekazywania oraz sposób i tryb jego korygowania”. Te informacje zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania.[2]
Kto musi składać sprawozdania
Sprawozdawczość dotyczy wszystkich Zamawiających, którzy w poprzedzającym roku (w tym przypadku roku 2023) udzielili zamówienia, w tym także tych, którzy udzielili zamówień z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy PZP. Warto dodać, że obowiązek dotyczy tylko udzielonych zamówień, czyli takich, przy których były zawarte umowy z wykonawcą.
Jednocześnie obowiązek sprawozdawczości nie dotyczy tych Zmawiających, którzy w roku objętym sprawozdaniem (w tym przypadku 2023) nie udzielili żadnego zamówienia (zarówno w oparciu o przepisy Ustawy PZP, jak i z wyłączeniem).
W jaki sposób złożyć sprawozdanie do Prezesa UZP?
Zasadniczo do składania corocznych sprawozdań służy centralny system e-Zamówienia. Zamawiający musi się tam zalogować i wybrać odpowiedni kafelek – „Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach”. Następnie należy wypełnić odpowiednie sekcje i pola formularza, zgodnie z tym jakie zamówienia były udzielone oraz kliknąć „Przekaż”, wysyłając tym samym sprawozdanie do Prezesa UZP. Warto pamiętać, że takiego sprawozdania nie trzeba podpisywać.
Ręczne przygotowywanie sprawozdania jest dość czasochłonne, a dodatkowo wymaga zbierania danych na bieżąco, np. w postaci jakiegoś rejestru/ zestawienia udzielonych zamówień. Tymczasem system informatyczny robi to automatycznie, tym samym oszczędzając Zamawiającym czas i ułatwiając im pracę.
Integracja systemowa ułatwia pracę Zamawiających
Dlatego też w Platformie eZamawiający mamy na to rozwiązanie ułatwiające składanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach – pełną integrację z systemem centralnym e-Zamówienia.
Dzięki temu, że eZamawiający zautomatyzował zbieranie danych, czyli te informacje, które już były wprowadzone, będą wykorzystane do przygotowania sprawozdania, czas jego wykonania znacząco się skróci. Platforma eZamawiający jest dostosowana do przepisów, a dopełnienie obowiązku przesłanie sprawozdania będzie dzięki temu szybkie, wygodne i skuteczne. To jedyna platforma komercyjna, która posiada tak pełną integrację z Systemem Centralnym.
Cały proces przygotowywania sprawozdania odbywa się w platformie eZamawiający, która na podstawie posiadanych informacji w dużej mierze takie sprawozdanie już wypełnia. Po stronie Zamawiającego jest jedynie uzupełnienie tych danych, które wcześniej nie były wymagane, aby móc przeprowadzać postępowania w systemie eZamawiający. Dodatkowo program czytelnie podpowiada jakich informacji brakuje i tak nawiguje Zamawiającego, aby szybko i bez problemów mógł przygotować sprawozdanie. Dzięki temu, żadna informacja nie będzie pominięta, co znacząco zmniejsza ryzyko późniejszego przygotowywania i przekazywania korekt do rocznego sprawozdania. Po uzupełnieniu brakujących danych, Zamawiający wysyła sprawozdanie do Systemu Centralnego e-Zamówienia. System e-Zamówienia wymaga potwierdzenia przekazania sprawozdania oraz potwierdzenia konta, którym je przekazujemy. Ostatnim etapem jest przekazanie sprawozdania do Prezesa UZP. Jeśli Zamawiający zauważy jakiś brak lub błąd, to może jeszcze wprowadzić zmiany i wtedy przesłać roczne sprawozdanie do Prezesa UZP. Po przekazaniu sprawozdania zmiany w nim można wprowadzić, wysyłając korektę sprawozdania rocznego.
[1] Źródło: Ustawa Prawo Zamówień Publicznych z dania 11 września 2019 roku, Dz. U. 2019 poz. 2019
[2] Źródło: Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 roku, Dz.U. 2021 poz. 2463
