Najnowsza funkcja Platformy eZamawiajacy to prawdziwy game changer w życiu każdego Zamawiającego. Dotychczasowy żmudny obowiązek, który nakłada ustawa PZP, staje się prosty i funkcjonalny. Sprawozdawczość w eZamawiającym jest w pełni zintegrowana z Centralnym Systemem e-Zamówienia. Oznacza to, że sprawozdanie jest przygotowywane po stronie eZamawiającego na podstawie udzielanych wcześniej zamówień, a Zamawiający wypełnia jedynie te informacje, których dotychczas nie podawał.
Składanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach – przeczytaj nasz artykuł na temat sprawozdawczości, podstawy prawnej oraz tego, jak ułatwić pracę Zamawiających dzięki innowacyjnej integracji z Systemem e-Zamówienia.
Jak działa integracja w obszarze sprawozdawczości z systemem e-Zamówienia
Funkcje związane z przygotowaniem rocznego sprawozdania są zebrane w nowym module Sprawozdawczość. Przygotowanie sprawozdania Zamawiający rozpoczyna od wskazania roku sprawozdawczego (w tym przypadku 2023), a następnie potwierdza swoją tożsamość w systemie centralnym e-Zamówienia.
Po potwierdzeniu tożsamości Zmawiający może rozpocząć pracę nad sprawozdaniem. Tabele, które są widoczne w eZamawiającym są identyczne jak te, które są w systemie e-Zamówienia. Są to:
- Tabela I. Zamawiający (1/9)
- Tabela II. Zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż progi unijne, o których mowa w dziale III ustawy, z wyłączeniem zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi (2/9)
- Tabela III. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, z wyłączeniem zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi (3/9)
- Tabela IV. Postępowania o udzielenie zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, w których wystąpił konflikt interesów, o którym mowa w art. 56 ust. 2 ustawy, w tym skutkujący wykluczeniem wykonawcy na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 6 ustawy, lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy (4/9)
- Tabela V. Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o których mowa w art. 359 i art. 392 ust. 1 ustawy (5/9)
- Tabela VI. Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty społeczne (6/9)
- Tabela VII. Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty środowiskowe lub innowacyjne (7/9)
- Tabela VIII. Zamówienia udzielone z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy (8/9)
- Tabela IX. Zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż 130 000 złotych oraz zamówienia sektorowe i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości mniejszej niż progi unijne (9/9)
Odpowiednio w każdej z tabel znajduje się także podział na Zamówienie i umowę ramową (tabela II) albo Zamówienia klasyczne, Zamówienia sektorowe i / lub Zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa (tabele III-VII. Tabele VIII i IX uwzględniają szczegółowy podział zamówień udzielonych z wyłączeniem ustawy PZP.
Ułatwienia w przygotowywaniu sprawozdania rocznego w eZamawiającym
Dzięki temu, że Zamawiający przygotowuje sprawozdanie roczne w platformie eZamawiający, z której korzysta w swojej codziennej pracy, może bazować na informacjach, które już się tam znajdują. W ten sposób nie trzeba wprowadzać każdego udzielonego zamówienia od zera, co jest niesamowicie dużym ułatwieniem i oszczędnością czasu. A to, zwłaszcza na początku roku, który jest okresem wytężonej pracy, bez wątpienia jest dużą i odczuwalną korzyścią.
Moduł Sprawozdawczość został zaprojektowany tak, aby maksymalnie uprościć i usprawnić przygotowanie corocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Wszystkie informacje, które już się znajdowały w platformie eZamawiający, zostają przeniesione do odpowiednich tabel. Jako że wcześniej nie było potrzeby wskazywania czy zamówienie jest klasyczne, czy np. sektorowe, to teraz bez zbędnych utrudnień można je przenieść do odpowiedniej grupy. Co ważne, nie trzeba tych informacji przepisywać ręcznie, jedynie należy edytować zamówienie i określić jego właściwy rodzaj. Także przy zamówieniach w tabeli VIII., wystarczy tylko dodać informację jakie wyłączenie z ustawy obowiązywało dla danego zamówienia.
Ułatwieniem przy sprawdzaniu kompletności sprawozdania jest także zastosowanie kolorów. Te wiersze, w których czegoś brakuje podkreślone są na czerwono. W ten sposób od razu są widoczne i bardzo łatwo można je odnaleźć pośród innych informacji. Wiersz z postępowaniem, w którym są wprowadzone wszystkie wymagane informacje jest zielony.
Integracja modułu Sprawozdawczość z Systemem Centralnym e-Zamówienia
Po sprawdzeniu rocznego sprawozdania, pozostaje już tylko wysłanie go do systemu centralnego – do tego służy przycisk „Wyślij sprawozdanie do systemu e-Zamówienia”. Dzięki integracji między systemami, przekazanie tych informacji jest bardzo proste. System e-Zamówienia na tym etapie, poprzez wskazanie konta użytkownika, wymaga potwierdzenia danych Zamawiającego, którego dotyczy to sprawozdanie.
Jeśli wszystkie informacje w sprawozdaniu były uzupełnione poprawnie, to otrzymujemy komunikat, że sprawozdanie zostało przesłane do systemu e-Zamówienia. Gdyby na tym etapie okazało się, że jakieś informacje należy jeszcze do sprawozdania dodać lub w nim zmienić, to można to także szybko i łatwo zrobić. Zamawiający ma do dyspozycji dwie opcje wprowadzania zmian. Może wykonać zmiany bezpośrednio w systemie e-Zamówienia (jednak nie będzie to miało odwzorowania w sprawozdaniu w systemie eZamawiający) lub nanieść zmiany w systemie eZamawiający i ponownie skorzystać z opcji przekazania sprawozdania do systemu centralnego. Zalecamy, aby zmiany nanosić w platformie eZamawiający, aby zachować w ten sposób ciągłość pracy na jednej wersji dokumentu.
Po przekazaniu sprawozdania do Prezesa UZP zmiany można wprowadzać jedynie poprzez korektę sprawozdania, co oczywiście także jest możliwe i jeśli Zamawiający zauważy, że sprawozdanie wymaga zmiany, to je koryguje.
