Tajemnica przedsiębiorstwa – wyzwania dla zamawiających

Zamawiający, otrzymując ofertę z zastrzeżeniem tajemnicy przedsiębiorstwa, jest zobowiązany do wnikliwej analizy, czy utajnione informacje faktycznie spełniają ustawowe przesłanki. Zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tajemnicą przedsiębiorstwa są

„…informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”[i].

USTAWA z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji

W praktyce oznacza to, że wykonawca musi nie tylko oświadczyć, ale i udowodnić, że konkretne dane mają realną wartość gospodarczą, nie są publicznie dostępne i są chronione w ramach wewnętrznych procedur firmy. Zamawiający powinien więc zweryfikować, czy wykonawca przedstawił dowody na poparcie swoich twierdzeń, takie jak wewnętrzne regulaminy, umowy o poufności z pracownikami czy kontrahentami. Należy pamiętać, że samo uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy nie może być nią objęte.

Granice ochrony, czyli co nie może być tajemnicą przedsiębiorstwa

Mimo że wykonawcy często próbują zastrzegać szeroki zakres informacji, istnieją pewne granice. Zamawiający powinien być szczególnie wyczulony na próby utajniania danych, które są publicznie dostępne. Przykładem mogą być informacje o zrealizowanych projektach, jeśli firma chwali się nimi na swojej stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Podobnie jest z wykazami osób, które mają realizować zamówienie – jeśli te same osoby udostępniają szczegóły swojej kariery na portalach takich jak LinkedIn, trudno mówić o zasadności ich utajnienia. Co do zasady, informacje, które można łatwo zweryfikować w publicznie dostępnych źródłach, nie powinny być uznawane za tajemnicę przedsiębiorstwa.

Jednocześnie, orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej wskazuje, że wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny, ze względu na ich bezpośredni związek z know-how i strategią biznesową wykonawcy, mają większe szanse na skuteczne zastrzeżenie. Zadaniem zamawiającego jest więc znalezienie równowagi między zasadą jawności a ochroną uzasadnionego interesu wykonawców, co często wymaga indywidualnej oceny każdego przypadku.

Tajemnica przedsiębiorstwa z perspektywy zamawiających

Dla zamawiających kluczowe jest umiejętne przeprowadzenie analizy skuteczności zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Polega to na szczegółowej weryfikacji, czy dane informacje rzeczywiście posiadają wartość gospodarczą i nie są powszechnie znane. Błędem jest automatyczne zastrzeganie całych dokumentów – praktyka orzecznicza pokazuje, że tylko precyzyjne, dobrze uzasadnione ograniczenia mają szansę na skuteczną ochronę. Zamawiający powinni stać na straży jawności, równocześnie dbając, aby nie ujawniać informacji faktycznie wymagających ochrony.