Zarządzanie ryzykiem w zakupach – 3 lekcje dla nowoczesnego procurementu

W nowoczesnych ogrodach zoologicznych każde zwierzę ma swoją cyfrową kartotekę, historię zdrowia, pochodzenie i powiązania z innymi osobnikami, zebrane w systemie informatycznym (ZIMS). Na tej podstawie koordynator gatunku podejmuje decyzje, gdzie trafi dane zwierzę i jakie inwestycje są potrzebne, aby zapewnić mu odpowiednie warunki.  ​

W świecie zakupów korporacyjnych to odpowiednik idealnego Category Managera, który nie skupia się na pojedynczym zamówieniu, ale na długofalowej strategii dla swojej kategorii. Decyzja o „zakupie” jest jedynie konsekwencją głębokiej analizy i globalnego planu, a nie odpowiedzią na doraźne zapotrzebowanie. ​

Dlaczego „strategiczne zakupy w firmie” zaczynają się od danych? Ponieważ:

• Im pełniejsze dane o dostawcach i historii zamówień, tym lepsze decyzje strategiczne. ​
• Zarządzanie kategorią wymaga patrzenia na cały ekosystem, a nie tylko na pojedynczą fakturę. ​
• Dobre systemy i procesy nie są biurokracją, lecz fundamentem przewidywania ryzyka w łańcuchu dostaw. ​

Lekcja 2. Najpierw przygotuj organizację, potem kupuj

Druga lekcja, która mocno wybrzmiała podczas panelu, to zasada: „najpierw się przygotuj, potem proś o dostawę”. Okazuje się, że ogród zoologiczny nie może po prostu zgłosić chęci posiadania, na przykład, żyrafy. Najpierw musi udowodnić, że jest na to gotowy – wybudować wybieg i budynki spełniające rygorystyczne, określone przez koordynatora parametry. Dopiero po weryfikacji i potwierdzeniu, że cała infrastruktura jest gotowa, można w ogóle zacząć myśleć o przyjęciu nowego zwierzęcia.

To genialna metafora procesu zakupowego, w którym procurement powinien pełnić rolę strażnika gotowości całej organizacji. Ile razy w naszych firmach kupowano skomplikowany system informatyczny lub maszynę, których nikt później nie potrafił wdrożyć lub efektywnie używać?

O czym warto pamiętać, zanim zdecydujemy się na kupno?

• Przed zakupem systemu, maszyny czy usług trzeba upewnić się, że organizacja jest przygotowana na wdrożenie.
• Rola kupca to pilnowanie gotowości w organizacji: procesów, kompetencji, budżetu i serwisu posprzedażowego. ​
• Brak przygotowania kończy się „osieroconymi” projektami, z których nikt realnie nie korzysta. ​

Lekcja 3. Zarządzaj całym ekosystemem, nie tylko transakcją

Ostatnia myśl dotyczy zarządzania całym cyklem życia „zakupu”. Prelegenci podkreślali, że pozyskanie zwierzęcia to dopiero początek. Kluczowe jest późniejsze zarządzanie jego dobrostanem, co obejmuje m.in. szczegółowo zaplanowaną i kontraktowaną na cały rok dietę.

To pokazuje, jak ważne jest myślenie w kategoriach Total Cost of Ownership (TCO) i zarządzania ryzykiem w łańcuchu dostaw. Cena początkowa to tylko ułamek kosztów. Równie istotne jest zabezpieczenie ciągłości dostaw „materiałów eksploatacyjnych” oraz posiadanie planu B na wypadek kryzysu.

To bezpośrednia lekcja dla zakupów:

• Zarządzanie ryzykiem zaczyna się od zrozumienia całego cyklu życia „zakupionego zasobu”, nie tylko ceny zakupu (myślenie TCO). ​
• Kryzysy (nagła zmiana przepisów, przerwanie dostaw, nowe wymogi bezpieczeństwa) są normą, a nie wyjątkiem.
• Elastyczne źródła finansowania i alternatywni dostawcy potrafią uratować ciągłość działania, gdy standardowe ścieżki się blokują.  ​

Zarządzanie ryzykiem w zakupach – dobre praktyki

Rdzeń pracy kupca, bez względu na branżę, jest wszędzie taki sam, niezależnie od tego, czy na fakturze widnieje panda, czy oprogramowanie. Skuteczny procurement to nie realizacja transakcji, ale strategiczne zarządzanie kategorią w oparciu o twarde dane, dbanie o gotowość organizacji na wdrożenie zakupu oraz zarządzanie całym ekosystemem dostaw i ryzykiem. Ta perspektywa, idealnie wpisuje się w obraz nowoczesnego, strategicznego działu zakupów. ​

Kluczowe zasady zarządzania ryzykiem w zakupach:

• Buduj długofalowe relacje z dostawcami.
• Zabezpieczaj płynność finansową na nieprzewidziane.
• Monitoruj ryzyko w czasie rzeczywistym.
• Myśl o TCO, nie tylko o cenie początkowej.