Kwalifikacja Dostawców od A do Z

Jednakże kwalifikacja Dostawców nie musi być elementem postępowania zakupowego według zasady wspomnianej wyżej. Może się ona odbywać niezależnie od zakupów i stanowić podstawę do budowania i okresowego aktualizowania Bazy Kwalifikowanych Dostawców, w której znajduje się lista potencjalnych Dostawców, z którymi w razie potrzeby można nawiązać współpracę. Kwalifikacja w procesie zakupowym oznacza zazwyczaj oprócz uzupełniania bazy danych, także wybór konkretnego Dostawcy w późniejszym etapie, z którym podpisywana jest stosowna umowa – poniżej zostanie opisany schemat postępowania na potrzeby konkretnego zakupu.

RFI – czyli 5 minut sprzedawcy

Podstawowym narzędziem zbierania informacji o Dostawcach jest RFI (Request For Information), czyli zapytanie o informację. Kupcy tworzą format dokumentu, który jest następnie rozsyłany do Dostawców, w tym obecnych Dostawców, jeśli posiadane informacje są niewystarczające. Zadaniem Sprzedawców lub osób odpowiedzialnych za ten aspekt działalności (mogą to być pracownicy z różnych działów) jest uzupełnienie otrzymanego zapytania o wymagane informacje. Należy pamiętać, że Kupiec chce uzyskać prawdziwe dane, często z zakresu szerokiego spektrum tematycznego.

Jakie obszary mogą być badane poprzez RFI?

• Zdolności techniczno-produkcyjne – pytania o wykorzystanie mocy produkcyjnych; systemy zarządzania jakością; poziom wydatków na badania i rozwój; sposób obsługi klientów w sytuacjach, w których dostarczane produkty nie spełniają określonych wymagań.
• Sytuacja finansowa – pytania o dane finansowe, które pomagają określić zdolność firmy do wywiązywania się ze zobowiązań oraz opiszą jej rentowność – szczególnie istotne, gdy Kupiec ma zamiar nawiązać długoterminową relację.
• Doświadczenie rynkowe – badana jest długość funkcjonowania Dostawcy na rynku; jego kontakty z innymi klientami; realizacja określonego typu projektów, kanały dystrybucji; minimalne i maksymalne wartości kontraktów, przy których Dostawca jest skłonny nawiązać współpracę itp.
• Podejście do społecznej odpowiedzialności biznesu – tutaj paść mogą pytania o politykę recyklingu lub utylizacji odpadów, o preferowanie Dostawców przestrzegających określone standardy i wymagania środowiskowe lub o stosowane testy jakości produktów bądź usług.

Powyższy zakres stanowi oczywiście przykład tego jakie dane są zbierane. Decyzję podejmuje wyłącznie Kupiec, z myślą o docelowych dostawach spełniających jego wymagania – ponadto, tak zebrane dane mogą uaktualniać Bazę Kwalifikowanych Dostawców. Inaczej mówiąc, RFI to forma badania rynku.

RFP – Request For Proposal

Baza danych może być rozbudowywana również poprzez RFP (Request For Proposal) – zapytanie ofertowe, dzięki któremu Kupiec zbiera informacje od Dostawców, związane z konkretną ofertą. Z racji tego, że zapytanie dotyczy ściśle określonej oferty, Kupiec może uzyskać dogłębne informacje o Dostawcach i ich warunkach. Analiza odpowiedzi RFP silnie wpływa na decyzję o wyborze Dostawcy, bowiem stanowi skrócenie listy Dostawców do poziomu pozwalającego na podjęcie negocjacji z najlepszymi firmami w odniesieniu do informacji udzielonych w RFP. Pewne elementy RFP i RFI mogą być podkreślane przez wypełniających i tym samym podnosić szansę na wybór danej firmy.

Co liczy się w ostatnim etapie wyboru?

Głównym rezultatem wybory Dostawcy jest osiągnięcie najlepszych warunków zakupu produktów lub usług, które zaspokoją potrzeby przedsiębiorstwa. Jednakże zanim obie strony wypracują porozumienie w procesie negocjacyjnym i podpiszą umowę, Kupiec musi zdecydować na podstawie przyjętych kryteriów oceny, z którymi Dostawcami chce rozmawiać. Jeśli oferta spełnia wymagania techniczne i jakościowe, to poddawana jest ocenie przez pryzmat obiektywnych kryteriów, wśród których można wymienić m.in. ceny usług i doświadczenie firmy w realizacji projektów określonego typu.