Finanse – elektronicznie
Przyśpiesz rozliczanie zobowiązań

Finanse elektronicznie

Jest rok 2020. Ponad dwadzieścia lat cyfryzacji sieci dostępowych do internetu umożliwiły rozwój elektronicznej komunikacji pomiędzy korzystającymi z jego zasobów. Innowacje technologiczne całej palety produktów IT w tym oprogramowania oraz infrastruktury, zarówno prywatnym jak i biznesowym użytkownikom dały możliwość szybszego dostępu do danych, dokładniejszej ich analizy oraz zmiany sposobu ich prezentacji. eCommerce oraz elektroniczne rynki B2B wpisały się już na stałe swoimi standardowymi rozwiązaniami w potrzeby kupujących i sprzedających. Wreszcie elektroniczna faktura stała się faktem tak w sferze technologii jak i przepisów prawnych.

Z jakimi wyzwaniami mamy zatem dzisiaj do czynienia?

Dlaczego pomimo setek konferencji oraz powszechnego i szybkiego dostępu do bazy wiedzy ciągle jeszcze w obrocie handlowym w przeważającej jego części mamy do czynienia z zamówieniami i fakturami zarówno w postaci papierowej jak i pseudo elektronicznej czyli PDF?

Skoro rozwiązania IT wspierające elektroniczne obiegi dokumentów stały się standardem, tak postawione pytanie należy zakwalifikować jako retoryczne. Nie o refleksje jednak tutaj chodzi czy dyskurs szeroki, ale o jasną diagnozę stanu obecnego z nazwaniem i wyeliminowaniem barier blokujących możliwość korzystania z dźwigni rentowności firmy.

Przykład

Przyjrzyjmy się przedsiębiorstwu, notującemu wyniki ze sprzedaży w skali roku na poziomie 300 mln zł. Miesięcznie w obrocie handlowym pojawia się w obiegu akceptacyjnym około 2.000 faktur kosztowych. 60% z nich to format pdf, pozostała część to czysty papier w kopercie dostarczany tradycyjną „pocztą”. W procesie zaciągania oraz rozliczania zobowiązań bez względu na jego postać (cyfrowa, analogowa) mamy do czynienia z takimi krokami jak np:

  1. Przypisanie dekretów księgowych do zapotrzebowania
  2. Akceptacje zapotrzebowań i zamówień przez pełnomocników
  3. Uzgodnienia dokumentów (np.: 3WM zamówienie, odbiór, faktura)
  4. Akceptacje faktur
  5. Zarządzanie odchyleniami w przypadku braku zgodności, etc…

Akceptacje dokumentów pomijając etap przygotowań i prezentacji zapotrzebowania to rola managerów wyższego szczebla od poziomu dyrektora.

W zależności od podziału kompetencji miesięcznie pojedyncze osoby akceptują merytorycznie (ręcznie) od 200-400 faktur. W praktyce oznacza to wyłączenie managera z bieżącej działalności firmy. Straty finansowe w powyższym przypadku w skali całej firmy są znaczące i policzalne nie tylko w ujęciu kosztów przetwarzania dokumentów. W przypadkach wcale nie skrajnych, koszt obsługi/akceptacji jednej faktury (jedno lub wielostronicowej) bywa niewspółmierny do wartości, która na fakturze widnieje. W efekcie przedsiębiorstwo nie wykorzystując dostępnych technologii rezygnuje z automatyzacji  ponosząc nieuzasadnione koszty.

Diagnoza stanu obecnego (wybrane zagadnienia)?

  1. Niska determinacja w efekcie brak jednoznacznej decyzji zarządu zmierzającej do skrócenia czasu rozliczeń zobowiązań (zamykanie miesiąca)
  2. Niska  wydajność  pracy managerów średniego i wyższego szczebla w wyniku angażowania ich czasu do prac operacyjnych
  3. Utrudniony dostęp do informacji zarządczej
  4. Duża ilość błędów na dokumentach (zamówienia, faktury)
  5. Wysokie koszty przetwarzania dokumentów oraz osobowe

Rozwiązanie

Zapraszamy do współpracy!

2 Shares:
Może Cię zainteresować
Czytaj więcej

Cyfrowa Planeta

W najnowszym cyklu Cyfrowa Planeta Adam Jonczyk – Partner w Marketplanet wraz ze swoimi gośćmi będzie poruszał zagadnienia…