Jak uczynić dział zakupów motorem biznesowego wzrostu?

Wiele organizacji ciągle tkwi w pułapce, gdzie dział zakupów jest postrzegany czysto transakcyjnie – jego zadaniem jest negocjowanie najniższej ceny. To podejście nie odpowiada już rzeczywistości, w której łańcuchy dostaw są coraz bardziej kruche, a cykle życia produktów krótsze. Liderzy firm oczekują dziś od zakupowców nie tylko twardych oszczędności, ale także wsparcia innowacji i elastyczności działania.

Dojrzałe działy zakupów kierują się już nie tylko porównaniem cen (PPV), ale patrzą szerzej – analizując Total Cost of Ownership (TCO), a nawet Total Value of Ownership (TVO). Uwzględniają więc m.in. innowacyjność dostawcy, ograniczanie ryzyka, czas wprowadzenia produktu na rynek i wkład w realizację celów ESG. Z badań Hackett Group wynika, że organizacje o najwyższej dojrzałości zakupowej generują  o 2,6 razy wyższy zwrot z inwestycji niż konkurencja[i].

Strategiczne partnerstwo zaczyna się tam, gdzie dział zakupów jest angażowany już na etapie definiowania potrzeb. W jego budowaniu kluczowe są:

• Zaufanie – oparte na regularnych, sformalizowanych interakcjach między zakupami a innymi departamentami.
• Wspólne cele – kładzenie nacisku nie tylko na cenę, lecz także na innowacyjność, redukcję ryzyka, szybkość wdrożenia i realizację celów ESG (zrównoważony rozwój).
• Automatyzacja i transparentność – digitalizacja procesów zakupowych, która daje pełny wgląd w wydatki i pozwala lepiej zarządzać portfelem dostawców.

Struktura działu zakupów, która sprzyja partnerstwu

Aby dział zakupów mógł być realnym partnerem dla biznesu i motorem wzrostu, musi działać w odpowiedniej strukturze. Wyodrębnić można trzy główne podejścia:

• Model scentralizowany – Wszystkie decyzje zakupowe skupione są w jednym miejscu, co daje maksymalną kontrolę nad kosztami i ryzykiem, sprzyja standaryzacji procesów, ale zmniejsza elastyczność i spowalnia reakcje na lokalne potrzeby.
• Model zdecentralizowany – Każda jednostka (np. oddział, fabryka) samodzielnie decyduje o zakupach. Gwarantuje to szybkie i precyzyjne odpowiadanie na lokalne wyzwania, jednak utrudnia kontrolę nad całością wydatków i efektami skali.
• Model hybrydowy (center-led) – Łączy dwie poprzednie koncepcje – centralny zespół odpowiada za globalną strategię, negocjacje kluczowych kategorii i wdrażanie rozwiązań, a lokalne zespoły na bieżąco współpracują z biznesem.

Porównanie trzech modeli organizacyjnych działu zakupów prezentujemy na grafice poniżej.

Jak technologia i narzędzia wspierają dział zakupów?

Sama strategia organizacyjna nie wystarczy. Nowoczesny dział zakupów buduje swoją pozycję i partnerstwo na systematycznym gromadzeniu, analizie i wykorzystywaniu danych. Sprzyjają temu kompleksowe rozwiązania cyfrowe, które integrują cały proces zakupowy – od wyboru dostawcy przez składanie zamówień po monitorowanie realizacji wydatków. Nowoczesne platformy Source-to-Pay czy narzędzia Supplier Relationship Management pozwalają na:

• Automatyzację i przyspieszenie przepływu informacji, co skraca czas realizacji zamówień z dni do godzin.
• Budowanie systematycznych, partnerskich relacji z dostawcami opartych na rzetelnych danych.
• Stałe monitorowanie ryzyka oraz przejrzystość wydatków i efektywności procesów.
• Optymalizację płatności i wykorzystywanie rabatów dzięki lepszemu zarządzaniu kapitałem obrotowym.

„Pełna, bieżąca widoczność wydatków w organizacji pozwala identyfikować nowe możliwości oszczędności i konsolidacji – to podstawa roli działu zakupów jako strategicznego partnera biznesu.”

Grzegorz Filipowski, Dyrektor Działu Doradztwa, Marketplanet powered by Hubexo

Jak dział zakupów staje się motorem biznesowego wzrostu?

Transformacja działu zakupów w strategicznego partnera nie wydarzy się sama. To efekt odważnych decyzji zarządu, mądrego wdrożenia odpowiedniej struktury oraz inwestycji w nowoczesne narzędzia analityczne i cyfrowe. Partnerstwo w dziale zakupów to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści – od wzrostu innowacyjności, przez wyższą efektywność procesów, aż po odporność na rynkowe turbulencje.

“Zaufanie nie rodzi się z e-maili i sporadycznych telefonów. Buduje się je przez regularne wymiany wiedzy i wspólne rozwiązywanie problemów.”

Grzegorz Filipowski, Dyrektor Działu Doradztwa, Marketplanet powered by Hubexo

Żeby grać do jednej bramki, potrzebne są zaufanie, jasne procedury i codzienna współpraca. Tylko w ten sposób można sprawić, że zakupy będą nie kosztem, ale jednym z kluczowych motorów rozwoju i przewagi konkurencyjnej organizacji. Pamiętajmy, że dział zakupów jest tak silny, jak silne są jego relacje i zrozumienie biznesu.