Klasyczny papierowy proces opisu i akceptacji faktur jest zazwyczaj czasochłonny, podatny na błędy, a dokumenty potrafią nierzadko zaginąć. Dotyczy to także sytuacji, w którym faktury dostarczane są do organizacji w postaci plików pdf. Zazwyczaj są one i tak drukowane, a proces wygląda analogicznie jak dla faktur papierowych. Skutkiem jest brak lub utrudniony dostęp do informacji o bieżących zobowiązaniach, co utrudnia efektywne zarządzanie rezerwami i zapotrzebowaniem na gotówkę. Dodatkowo faktury płacone są po upływie wyznaczonego terminu, niejednokrotnie podwójnie.
- Kolejny krok w automatyzacji
- Zwiększenie kontroli
- Uzyskiwane korzyści
Po wdrożeniu systemu do obiegu faktur, to jest ich dekretacji i akceptacji, proces ten ulega zdecydowanej poprawie. Często problemem pozostaje jednak poszukiwanie osoby odpowiedzialnej za dany wydatek, określenie czy dostawa lub usługa faktycznie zostały zrealizowane, a sam proces opisu i dekretacji mimo, że wzbogacony o narzędzie elektroniczne, dalej pozostaje czasochłonny. Można to poprawić poprzez zwiększenie stopnia automatyzacji obsługi faktur. Jednym z istotnych elementów wchodzących w jej szeroko pojęty skład jest automatyczne uzgadnianie faktur z zamówieniami, czyli tzw. Matching.
Kolejny krok w automatyzacji
Faktury za dostawy lub usługi z różnych działów, gdzie nie widać skali całej firmy, przychodzą do księgowości. Tu z kolei często okazuje się, że faktur jest tak dużo, że ich rozliczenie staje się problematyczne. Sytuacja jednak nie jest bez wyjścia.
W przypadku, gdy w organizacji istnieje narzędzie do generowania i akceptacji zamówień wychodzących, lub planowane jest wdrożenie takiego systemu, należy zweryfikować czy realizowany jest w nim proces dekretacji księgowej dla zaciąganych zobowiązań i bezwzględnie go tam umieścić. Ścieżki akceptacji także powinny być oparte o ten sam schemat, który dotyczy faktur. Dzięki umieszczeniu obu tych elementów w systemie do obsługi zamówień i zastosowaniu automatycznego dopasowania faktur z zamówieniami, uzyskamy doskonałe rezultaty w procesie automatyzacji obsługi faktur.
Na skutek przeprowadzonego matchingu, faktury zostają automatycznie zadekretowane, zgodnie z dekretacją wykonaną na zamówieniu. Dla tak uzgodnionej faktury, możliwe jest też pominięcie ścieżki akceptacji. W efekcie znacząco zyskujemy na czasie. Ten element procesu zostaje całkowicie zautomatyzowany, przebiega bardzo sprawnie, nie powodując zbędnego powielania tych samych czynności. Taki proces uzgadniania faktury z zamówieniem określany jest jako 2-way matching (2WM), czyli dwustronne uzgodnienie (Faktura-Zamówienie).
Zwiększenie kontroli
W celu zwiększenia kontroli nad tym, które faktury zostaną uwolnione do płatności, stosuje się trzeci element tj. Potwierdzenie odbioru towaru lub realizacji usługi. Mówimy wtedy o tzw. 3-way matching (3WM). Faktura zostaje automatycznie uzgodniona bez zastrzeżeń tylko wtedy, kiedy taki odbiór miał miejsce.
Dzięki zastosowaniu Matchingu, w przypadku wystąpienia niezgodności pomiędzy fakturą, zamówieniem i potwierdzeniem odbioru, następuje również automatyczne przypisanie faktury do osoby odpowiedzialnej za wygenerowanie zobowiązania lub osoby akceptującej zamówienie. Unikamy wtedy poszukiwania właściciela biznesowego faktury. W systemie oferowanym przez Marketplanet, w przypadku braku zarejestrowanego odbioru, gdy zamówienie pasuje do faktury, zadekretowane pozycje zamówienia przenoszone są na fakturę, a odpowiedzialna osoba informowana o braku odbioru. Pozostają jedynie wyjątki, dla których nie odnaleziono zamówień, ale na ten problem także istnieją rozwiązania.
Uzyskiwane korzyści
Spośród korzyści uzyskiwanych po wdrożeniu automatycznego matchingu, może wyróżnić poniższe.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Dane z dokumentów są automatycznie weryfikowane i tylko wyjątki wymagają ręcznego procesowania. W związku z tym, że weryfikacja danych zajmuje mniej czasu, pracownicy mogą wykorzystać swój czas pracy w innych obszarach. Zamówienia są przetwarzane i opłacane szybciej, a organizacja może skorzystać np. ze zniżek za wcześniejszą płatność oraz nie naraża się na sankcje związane z przekraczaniem terminów płatności.
Ochrona przed fraudem i zduplikowanymi płatnościami
Stosowanie trójstronnego uzgodnienia oznacza, że dane są weryfikowane konsekwentnie w całym procesie. Od momentu zgłoszenia potrzeby zaciągnięcia zobowiązania do jego rozliczenia. Dokładne śledzenie zamówień, potwierdzeń odbioru oraz faktur zapewnia, że organizacja nie przepłaca ani nie płaci podwójnie za kupowane pozycje czy otrzymywane faktury. Proces ten chroni również przed nieautoryzowanymi zakupami, które mogłyby przejść niezauważenie. Wszelkie niespójności zostaną oznaczone i będą musiały zostać ręcznie zatwierdzone.
Relacje z dostawcami
W momencie, gdy interakcje między organizacją a jej dostawcami są bezproblemowe, zwłaszcza w kontekście płatności, relacje ulegają poprawie. Dobre relacje z dostawcą mogą prowadzić do preferencyjnych cen i ogólnie lepszych warunków handlowych, w tym np. wydłużonych terminów płatności.
Mikołaj Szałkowski
Starszy ekspert - procesy Accounts Payable / Purchase to Pay. Posiada ponad 10-cio letnie doświadczenie w projektach informatycznych. Specjalizuje się w systemach obiegu dokumentów (zwłaszcza procesy Accounts Payable/P2P) oraz systemach zarządzania treścią/dokumentami (DMS, ECM). Uczestniczył w projektach na każdym etapie – od doradztwa i analizy biznesowej oraz funkcjonalnej przez wdrożenia, szkolenia oraz wsparcie, jak również rozwój oprogramowania od zaprojektowania do wdrożenia. Swoje doświadczenie zbierał koordynując i biorąc udział we wdrożeniach z wykorzystaniem narzędzi Marketplanet, Basware oraz Hyland.
