Nowy próg 170 000 zł w zamówieniach publicznych – co warto wiedzieć?

Nowy próg bagatelności 170 tys. – co się zmienia?

Od początku 2026 roku próg, poniżej którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, wynosi 170 tysięcy złotych netto (wcześniej było to 130 tys. Zł netto). To dobry moment na kompleksową analizę własnych regulaminów i procedur zakupowych. ​

Zamawiający w wielu jednostkach mogą zadawać sobie pytanie „Czy potrzebuję regulaminu zamówień podprogowych, skoro ustawa PZP mnie tu nie obowiązuje?”
W praktyce – tak. Choć przepisy nie nakładają wprost obowiązku posiadania regulaminu dla zamówień podprogowych, organy kontrolne oczekują takiego dokumentu jako dowodu transparentności, przestrzegania podstawowych zasad konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Podsumowując, regulamin zamówień podprogowych:

• porządkuje procesy,
• ułatwia obronę przy kontroli,
• chroni przed zarzutem działania „bez zasad”.

Jak powinien wyglądać nowy regulamin?

Każda instytucja sama określa strukturę i zawartość regulaminu – od słownika pojęć, poprzez zasady prowadzenia postępowań, po określenie progów i trybów udzielania zamówień.

Dobry regulamin zamówień podprogowych powinien dawać kupcowi prostą mapę działania, np.:

• do 10 000 zł netto – zakup u wybranego wykonawcy z uzasadnieniem wyboru,
• od 10 000 do 80 000 zł netto – zapytanie ofertowe (np. do min. trzech wykonawców),
• od 80 000 do 170 000 zł netto – tryb otwarty, z publicznym ogłoszeniem.

To oczywiście przykładowe progi, ważne, by były przejrzyste, spójne z praktyką jednostki i jasno opisane w regulaminie. Zamawiający musi wiedzieć od razu: „w jakim przedziale jestem i co mam zrobić krok po kroku?”.

Nowoczesny regulamin zamówień podprogowych powinien być zintegrowany z platformą do zamówień publicznych (np. systemem eZam). Co to daje w praktyce?

Po pierwsze, archiwizacja. System przechowuje dokumentację nawet przez 15 lat, co w przypadku funduszy unijnych jest zbawienne. Po drugie, komunikacja. Zamiast odbierać setki telefonów od wykonawców, całą korespondencję prowadzicie w jednym miejscu. Po trzecie, generator dokumentów. Platformy oferują gotowe wzory protokołów, zaproszeń czy umów, które możecie edytować. To ogromna oszczędność czasu i mniejsze ryzyko błędu pisarskiego czy formalnego (np. system sam zweryfikuje poprawność podpisu elektronicznego wykonawcy). ​

Co uwzględnić w regulaminie zamówień podprogowych?

Najniższa cena pozostanie często najważniejszym kryterium. To jednak nie znaczy, że zamawiajacy powinni ograniczać się tylko do ceny. W regulaminie warto wskazać, że kryteria mogą uwzględniać m.in.:

• jakość, parametry techniczne, funkcjonalność,
• aspekty społeczne i środowiskowe,
• doświadczenie i kwalifikacje osób,
• serwis, gwarancję, termin i sposób dostawy.

Kluczowy warunkiem jest to, że kryteria muszą być mierzalne i powiązane z przedmiotem zamówienia. Wykonawca ma rozumieć, za co dostaje konkretne punkty.

Dobry regulamin nie tylko „przykręca śrubę”, ale też rozsądnie przewiduje wyjątki. Mogą one dotyczyć zarówno przedmiotu zamówienia (np. pilne, specyficzne dostawy), jak i wykonawcy (np. zamówienia u jedynego możliwego dostawcy). Ważne, by:

• warunki wyłączeń były jasno opisane,
• korzystanie z wyjątków wymagało uzasadnienia,
• wyjątki nie stawały się faktyczną normą.

Planowanie w zamówieniach publicznych a zmiana progu

Tematem, który często wraca przy kontrolach w zamówieniach publicznych, jest szacowanie wartości zamówienia. To od tej czynności zależy, czy zacznie obowiązywać ustawa pzp, czy regulamin wewnętrzny dla zamówień podprogowych.

Kluczem jest plan zakupów. Nie powinno patrzeć się na pojedynczą fakturę. Konieczna jest szersza perspektywa, np. czy tegoroczne zakupy papieru, tonerów albo usług sprzątania nie sumują się do kwoty przekraczającej próg ustawowy? Eksperci radzą korzystać z narzędzi, które pomagają agregować te wydatki w „koszyki zamówieniowe”. Prawidłowo sporządzony plan zakupów to polisa ubezpieczeniowa na wypadek kontroli – dowód na dochowanie należytej staranności. ​

Nowy próg stosowania ustawy pzp – podsumowanie

Podniesienie progu do 170 tys. zł netto to idealny pretekst, żeby przestać traktować zamówienia podprogowe jak „mniejszy problem”. To właśnie w tym obszarze zamawiający ma najwięcej realnej decyzyjności, choć jednocześnie także największe ryzyko błędów. Dobrze napisany regulamin zamówień podprogowych, oparty na planowaniu, rzetelnym szacowaniu wartości, prostym podziale progów i przemyślanych kryteriach, staje się tarczą, a nie zbędnym załącznikiem. Warto także pamiętać, że elektroniczne narzędzia zakupowe pozwalają usprawnić procesy oraz uporządkować dokumentację, co staje się standardem w nowoczesnych instytucjach.