Zdalne rozprawy – postępowanie odwoławcze przed KIO w świetle nowelizacji ustawy Pzp

Sporym utrudnieniem dla stron był także fakt, że na rozprawę przed KIO należało stawić się bezpośrednio do Warszawy – często z bardzo odległych części Polski, co stanowiło dla stron niejednokrotnie nie mały problem. Pierwszym krokiem do zmian stanowiła elektronizacja przebiegu rozprawy i brak konieczności szczegółowego protokołowania stanowisk stron, a następnie wspomnianą nowelizacją z maja 2025 r. regulowano wreszcie zdalne rozprawy przed KIO.

Podstawy zmian Prawa zamówień publicznych w zakresie zdalnych rozpraw

Podstawa prawna wprowadzanych zmian została zawarta w ustawie z dnia 21 maja 2025 r. O zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (zwana dalej także: „ustawą deregulacyjną) (Dz. U. Z 2025 r., poz. 769)[i].

Ustawa została ogłoszona w dniu 12 marca 2025 r., zaś jej przepisy wejdą w życie w dniu 13 marca 2026 r. Ustawa deregulacyjna zmieniła przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, w taki sposób, aby przeprowadzenie rozpraw zdalnych było możliwe. Do tego czasu Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z Prezesem Krajowej Izby Odwoławczej zobowiązani będą do przygotowania Izby pod względem technicznym oraz organizacyjnym, tak aby rozprawy przed KIO mogły bez zakłóceń odbywać się na odległość.

Kto decyduje o rozprawie zdalnej, czy potrzebny jest wniosek strony?

O przeprowadzeniu rozprawy zdalnej decyduje Prezes Krajowej Izby Odwoławczej. (Dalej zwany także: „Prezesem KIO”). I tak zgodnie z przywołanymi przepisami Prezes Izby, wyznaczając termin rozpoznania odwołania, może zarządzić przeprowadzenie zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia. Strony bądź uczestniczy postępowania odwoławczego nie będą musiały składać wniosku o przeprowadzenie rozprawy zdalnej.

Zdalne rozprawy przed KIO – kiedy i w jakiej sytuacji

Jak wynika ze wskazanej nowelizacji ustawy jawne rozprawy lub posiedzenia jawne będą mogły być przeprowadzane przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających ich przeprowadzenie na odległość (zdalna rozprawa lub zdalne posiedzenie), jeżeli:

1. nie stoi temu na przeszkodzie charakter czynności, które mają być dokonane na tych rozprawach lub posiedzeniach (dokumenty oklauzulowane, tajność składanych dokumentów przez strony, konieczność tym samym przeprowadzenia rozprawy w siedzibie Krajowej Izby Odwoławczej),
2. nie występują inne okoliczności utrudniające przeprowadzenie zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia (na przykład wielu uczestników postępowania – wielu przystępujących, charakter i specyfika dowodów, które mają być przeprowadzane na rozprawie i wymagają osobistego uczestnictwa stron oraz uczestników postępowania) a także składu orzekającego Krajowej Izby Odwoławczej),
3. jeżeli zostanie zagwarantowana pełna ochrona praw procesowych stron i uczestników postępowania odwoławczego oraz prawidłowy tok tego postępowania (prawa stron i uczestników postępowania, pomimo podjęcia decyzji o rozprawie zdalnej nie mogą naruszać praw stron i innych uczestników).

Jak wyglądają w praktyce zdalne rozprawy?

W przypadku zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia na sali rozpraw są obecni skład orzekający i protokolant, a pozostałe osoby uczestniczące w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu, w szczególności strony i uczestnicy postępowania odwoławczego, nie muszą być na sali rozpraw obecne. Zapis obrazu i dźwięku z czynności procesowych odbywających się na sali rozpraw przekazuje się z sali rozpraw do miejsca przebywania osób uczestniczących w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu oraz z miejsca przebywania tych osób do sali rozpraw.

Z powyższego uregulowania wynika, że Ustawodawca przewidział hybrydowy charakter rozpraw zdalnych, gdyż zgodnie z powyższymi uregulowaniami, nawet jeśli Prezes KIO zarządzi rozprawę zdalną, i tak strony i uczestnicy postępowania będą mieli możliwość uczestniczenia w rozprawie osobiście, co oznacza w praktyce, że jedna ze stron może przebywać w siedzibie KIO, druga zaś uczestniczyć w rozprawie zdalnej na odległość.

Ponadto Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w drodze obwieszczenia poda w Biuletynie Informacji Publicznej,na stronie podmiotowej Urzędu, informacje o standardach technicznych oprogramowania i wymaganiach sprzętowych niezbędnych do uczestniczenia w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu.

Czy możliwa jest odmowa przeprowadzenia rozprawy zdalnej?

Możliwa jest odmowa przeprowadzenia rozprawy zdalnej. Ustawodawca przewidział wyjątki, kiedy przeprowadzenie rozprawy zdalnej jest ograniczone. Zgodnie wprowadzonymi przepisami z przeprowadzenie rozprawy zdalnej będzie niemożliwe, jeżeli warunki w miejscu przebywania osoby uczestniczącej w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu nie licują z powagą Izby lub stanowią przeszkodę do dokonania czynności procesowych – nieodpowiednie warunki miejsca, w którym strona chce uczestniczyć w rozprawie zdalnej, przykładowo nieuporządkowane tło takiego miejsca, bądź samo miejsce, które nie jest odpowiednie (galeria, kawiarnia, sklep), czy inne osoby przeszkadzające w uczestnictwie, czy też niewłaściwy ubiór osoby uczestniczącej w rozprawie zdalnej mogą stanowić przeszkodę w jej przeprowadzeniu) lub jeżeli zachowanie tej osoby budzi uzasadnione wątpliwości, co do prawidłowego przebiegu czynności dokonywanych zdalnie z jej udziałem (niewłaściwe zachowanie, nielicujące powadze reprezentacji przed KIO), – Izba może w takiej sytuacji odmówić, w drodze postanowienia, udziału tej osoby w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu. W takim przypadku uznaje się, że osoba ta nie stawiła się na zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu, co może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla strony bądź uczestnika postępowania, gdyż interesy strony (bądź uczestnika) nie będą zabezpieczone.

Kiedy i jak wykazać reprezentację w przypadku rozpraw zdalnych?

Wydaje się, że najlepiej reprezentację – w przypadku rozpraw zdalnych – będzie wykazać wraz z pismem procesowym kierowanym do Izby (odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie czy też przystąpieniem). Podczas rozpraw zdalnych pisma procesowe będą składane w postaci elektronicznej. Jednak – w przeciwieństwie do poprzednich uregulowań Ustawodawca przewidział możliwość udzielenia tzw. „pełnomocnictwa do protokołu”. Takiego uregulowania brakowało w poprzednich ustawach. I tak zgodnie z wprowadzanymi przepisami w toku postępowania odwoławczego pełnomocnictwo może być udzielone ustnie na rozprawie lub posiedzeniu przez oświadczenie złożone przez stronę lub uczestnika postępowania odwoławczego i wciągnięte do protokołu.

Ograniczenia dotyczące przeprowadzania dowodów

Wobec wprowadzenia rozpraw zdalnych zmianie uległy także uregulowania dotyczące postępowania dowodowego, co wydaje się oczywiste. I tak dowody na poparcie swoich twierdzeń lub odparcie twierdzeń strony przeciwnej strony i uczestnicy postępowania odwoławczego przedstawiają wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, przystąpieniem do postępowania odwoławczego lub wraz z innym pismem wniesionym najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym wyznaczono termin rozprawy lub posiedzenia, pod rygorem utraty prawa powoływania dowodów w toku postępowania odwoławczego.

W przypadku zaś gdy wcześniejsze pozyskanie dowodów na poparcie swoich twierdzeń lub odparcie twierdzeń strony przeciwnej nie było możliwe lub konieczność ich powołania wynikła w toku postępowania odwoławczego, strony i uczestnicy postępowania odwoławczego mogą przedstawiać te dowody do zamknięcia rozprawy. Strony i uczestnicy postępowania odwoławczego nie będą miały obowiązku dołączania dowodów z dokumentów do pism, jeżeli dokumenty te znajdują się w aktach sprawy odwoławczej, w szczególności stanowią dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia.

Przepisy przejściowe

Nie do wszystkich postępowań, po 13 marca 2026 r. z automatu będzie możliwość przeprowadzenia rozpraw zdalnych. Ustawodawca przewidział przepisy przejściowe. I tak:

• Do postępowań odwoławczych wszczętych i niezakończonych przed dniem 13 marca 2026 r. – będą miały zastosowanie przepisy ustawy Pzp w brzmieniu dotychczasowym,
• Do postępowań odwoławczych wszczętych od dnia 13 marca 2026 r. i dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem 13 marca 2026 r. lub konkursów rozpoczętych przed dniem 13 marca 2026 r. – będą miały zastosowanie przepisy ustawy Pzp w brzmieniu dotychczasowym,
• Do postępowań odwoławczych wszczętych od dnia 13 marca 2026 r., w następstwie wniesienia odwołania na zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zorganizowania konkursu – będą miały zastosowanie znowelizowane przepisy ustawy Pzp.

Zdalne rozprawy przed KIO – wnioski

Niewątpliwie zdalne rozprawy przed Krajową Izbą Odwoławczą będą ułatwieniem dla tych stron i uczestników postępowania, które ze względu na lokalizację miały trudności w przybyciu na rozprawę przed KIO. Niewątpliwie też rozprawy zdalne (wraz z koncentracją środków dowodowych) mogą przyczynić się do sprawniejszego rozpoznawania spraw przed KIO.