Znaczenie KPI w zakupach firmowych

Nie ma uniwersalnych wskaźników, które sprawdzą się w każdej sytuacji. Właściwie dobrane KPI powinny odpowiadać na konkretne pytania biznesowe. Powinny być także powiązane ze strategią biznesową firmy, a także, o czym należy pamiętać, specyfiką danej branży. Tylko wtedy będą dostarczać informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. KPI powinny wspierać osiągnięcie celów strategicznych organizacji, a nie być jedynie zestawem wskaźników, które firma mierzy, ale nie wiadomo w jakim celu.

Wdrożenie systemu KPI wymaga odpowiedniej kultury organizacyjnej, która wspiera podejmowanie decyzji opartych na danych. Ważna jest także równowaga między celami indywidualnymi i zespołowymi. Powiązanie KPI z systemem motywacyjnym pracowników może przynieść pozytywne efekty. Należy jednak zachować ostrożność, aby uniknąć sytuacji, w której indywidualne cele są sprzeczne z celami organizacji.

Wyzwania w implementacji KPI

Aby skutecznie wykorzystywać KPI w codziennej pracy, pracownicy działów zakupów powinni posiadać odpowiednie kompetencje analityczne i umiejętność pracy z narzędziami informatycznymi.

Jakie są największe wyzwania związanych z wdrażaniem i wykorzystywaniem KPI w zakupach B2B?

• Nadmiar danych, a tym samym zbyt duża liczba KPI, co w konsekwencji może prowadzić do paraliżu decyzyjnego i utrudniać identyfikację najważniejszych obszarów do poprawy.
• Brak integracji systemów i brak spójności danych pomiędzy różnymi systemami, które utrudniają zbieranie i analizowanie danych potrzebnych do obliczenia KPI.
• Wprowadzanie nowych KPI może spotkać się z oporem pracowników, którzy obawiają się, że będą oceniani na podstawie tych wskaźników. Kluczowe są odpowiednia komunikacja oraz zaangażowanie całego zespołu.

Jak rozpocząć mierzenie KPI w zakupach firmowych?

Jak mierzyć? Przede wszystkim warto rozpocząć od podstaw. Jeśli KPI nigdy wcześniej nie były mierzone (lub jeśli były mierzone bardzo powierzchownie), to przed wprowadzeniem systemów do zarządzania KPI, warto zacząć od prostych narzędzi, takich jak Excel. W pierwszym etapie lepiej wybrać kilka kluczowych wskaźników i na nich się skupić.

Zaawansowane systemy do zarządzania wydajnością mogą dostarczyć wielu cennych informacji. Czasem jednak warto postawić na prostotę i monitorowanie KPI rozpocząć od prostych wskaźników, które są łatwe do zrozumienia i interpretowania. Kluczowa jest także jakość danych. Błędy w danych mogą prowadzić do błędnych wniosków i nieefektywnych działań. Dlatego też, aby KPI były wiarygodne, dane użyte do ich obliczania muszą być dokładne i kompletne.

Pamiętaj też, że sukces w implementacji KPI wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale również umiejętności miękkich, takich jak komunikacja, współpraca i zdolność do adaptacji do zmian. Zaangażuj w proces wszystkich pracowników, którzy uczestniczą w procesie zakupowym. Organizuj regularne spotkania, na których będą omawiane wyniki i podejmowane decyzje dotyczące wprowadzania zmian.

I najważniejsze – KPI, nie tylko w zakupach firmowych, nie powinno się traktować jako czegoś niezmiennego. Wraz ze zmianą otoczenia biznesowego i celów organizacji, należy regularnie przeglądać i aktualizować zestaw wskaźników.

Artykuł powstał na podstawie panelu dyskusyjnego „KPI w zakupach firmowych”, przeprowadzonego podczas EBF Warszawa Procurement Festiwal 18-20.09.2024 r.

W dyskusji udział wzięli: Robert Kruk (Transactional Procurement Head, Polpharma Group), Urszula Stankiewicz (Experienced Procurement Expert and Manager) i Anna Waszkiewicz (Dyrektor Biura Łańcucha Dostaw, PIT-RADWAR). Moderował ją Adam Jonczyk (Partner, Marketplanet).