Dlaczego warto korzystać z platform SaaS w zamówieniach publicznych?

Korzystanie z oprogramowania jest nieodłącznym elementem naszego życia, zarówno prywatnie jak i zawodowo. Technologia, a właściwie jej rozwój sprawiły, że dostęp do różnego rodzaju programów jest znacznie łatwiejszy, prostszy i powszechniejszy. Kiedyś zainstalowanie oprogramowania wymagało nie tylko zakupu licencji na nośniku, ale i umiejętności jego zainstalowania oraz skonfigurowania. W przypadku ograniczonego budżetu było to sporym wyzwaniem dla organizacji.

Ta forma przechodzi powoli do historii, a wszystko dzięki rozwiązaniom chmurowym. Zamiast kupować program na płycie CD i instalować go na swoim komputerze, wynajmujesz go od dostawcy, który dba o jego utrzymanie i aktualizacje. Sposób korzystania z oprogramowania zrewolucjonizowały Platformy SaaS, które są jednym z najczęściej spotykanych rodzajów usług chmurowych (obok PaaS i IaaS).

Platformy SaaS w zamówieniach publicznych

SaaS (z ang. Software as a Service), czyli oprogramowanie jako usługa, to model dostarczania oprogramowania, w którym zamiast instalować je na własnych komputerach, użytkownicy uzyskują do niego dostęp poprzez przeglądarkę internetową. To nowoczesna i przyjazna dla użytkowników forma, która zwiększa wydajność, obniża koszty i poprawia jakość pracy.

Korzystamy w ten sposób z wielu rozwiązań, od poczty elektronicznej po specjalistyczne programy, wspierające realizację codziennych obowiązków. Ten model dostępu do oprogramowania znacząco zwiększył możliwości usprawniania pracy, zwłaszcza w jednostkach publicznych, w których bardzo często blokadą są finanse.

Dlaczego warto wybrać program w modelu SaaS?

Przede wszystkim warto podkreślić niższe koszty. SaaS eliminuje potrzebę inwestycji w specjalistyczny sprzęt (np. odpowiednie serwery), samo oprogramowanie i rozbudowany zespół w dziale IT. Dodatkowo płatności najczęściej są w modelu abonamentowym, dzięki czemu jednostka publiczna nie musi jednorazowo wykładać dużej sumy na taką inwestycję. To sprawia, że zakup programu jest bardziej dostępny i mniejsze organizacje także mogą korzystać z ułatwień, które daje technologia.

Zaletą jest także oszczędność czasu, na którą składają się efektywna organizacja przetargów, eliminacja papierowej dokumentacji, automatyzacja procesów, raportowania oraz mniejsze ryzyko błędów. Wybór elektronicznej platformy do organizacji przetargów ułatwia i przyspiesza także analizę danych z przetargów, co jest bez wątpienia wymierną korzyścią takiego rozwiązania.

Jakie są zalety platformy SaaS z perspektywy zamawiających?

1. Bezpieczeństwo danych – dostawcy inwestują duże środki w zabezpieczenie platform, jednocześnie spełniając wymagania dotyczące ochrony danych (RODO).
2. Automatyczne aktualizacje, dzięki którym zawsze masz dostęp do najnowszej wersji oprogramowania.
3. Dostęp z dowolnego miejsca – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu, aby korzystać z programu. Ma to szczególne znaczenie w przypadku coraz powszechniejszego modelu pracy hybrydowej, także wśród zamawiających.
4. Skalowalność i elastyczność rozwiązania, które umożliwiają dostosowanie funkcjonalności do potrzeb instytucji – zarówno w górę, jak i w razie potrzeby w dół.
5. Transparentność, czyli rejestrowanie wszystkich etapów procesu, większa kontrola i audyt.
6. Zgodność z przepisami i dostosowanie się do obowiązujących regulacji, co szczególnie w przypadku Pzp ma duże znaczenie.
7. Integracje międzysystemowe, czyli możliwość połączenia z innymi aplikacjami i usługami, przykładem jest integracja Platformy eZamawiający z Centralnym Systemem e-Zamówienia.

Platforma SaaS dla zamówień publicznych

Przykładem oprogramowania w modelu SaaS dla zamawiających w instytucjach publicznych jest Platforma eZamawiający, która umożliwia elektroniczną realizację zamówień publicznych – intuicyjnie i zgodnie z ustawą Pzp. eZamawiający to system w przyjaznym dla instytucji publicznych modelu finansowania abonamentowego, dopasowany do potrzeb oraz wielkości jednostki. Oprócz możliwości prowadzenia postepowań, ma wiele funkcji, które oszczędzają czas, ułatwiają i optymalizują pracę w dziale zamówień publicznych.

Jedną z nich jest Moduł Raporty, który umożliwia wygenerowanie zestawienia danych prezentowanych w formie tabeli, pobierane z utworzonych w systemie planów, postępowań bądź umów. Każdy Zamawiający może indywidualnie zdefiniować szablony, na podstawie których będą tworzone zestawienia danych. Dodatkowo zdefiniowane są także raporty przygotowane na podstawie wytycznych NIK.

Istotną funkcją jest także mechanizm elektronicznego podpisywania dokumentów (wnioski, oferty, umowy) wraz z załącznikami bezpośrednio w systemie.

Z perspektywy Zamawiających ważna jest także możliwość wygenerowania pisma o złożonych wnioskach/ofertach w formacie XML, automatycznie uzupełnionego danymi z postępowania ogłoszonego w systemie eZamawiający. Formularz został przygotowany zgodnie z zakresem danych jaki został wskazany w ustawie dot. tego pisma.