|
Getting your Trinity Audio player ready...
|
W dzisiejszych czasach cyfryzacja dotyka niemal każdego aspektu naszego życia. Sektor publiczny także stanął przed koniecznością cyfrowej transformacji. Elektronizacja zamówień publicznych to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim szansa na usprawnienie procesów, zwiększenie transparentności i oszczędność środków publicznych. Wdrożenie tych zmian wiąże się jednak z szeregiem wyzwań, które wymagają strategicznego podejścia i zastosowania odpowiednich narzędzi. Jak pokonać 5 największych wyzwań w elektronizacji zamówień publicznych?
Korzyści elektronizacji zamówień publicznych
Elektronizacja zamówień publicznych to proces, który ma na celu usprawnienie i zwiększenie transparentności postępowań o udzielenie zamówienia publicznego poprzez wykorzystanie technologii cyfrowych. W Polsce jest uregulowana ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z nią, cała komunikacja między zamawiającym a wykonawcami powinna odbywać się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Chcesz efektywnie realizować zamówienia w swojej jednostce? Skontaktuj się z nami, pokażemy Ci jak ułatwić pracę w zamówieniach publicznych.
Dlaczego warto elektronizować zamówienia publiczne?
Przede wszystkim należy podkreślić oszczędność czasu, która w natłoku codziennych obowiązków jest wręcz bezcenna. Zdigitalizowane procesy zastępują ręczne przygotowywanie dokumentów, ich wysyłkę czy archiwizację, zdecydowanie je przyspieszając. Elektroniczne platformy zamówień publicznych zwiększają także transparentność procesu. Wgląd w dokumentację i przebieg postępowania jest o wiele prostszy zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców. Warto także wspomnieć, że automatyzacja procesów zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.
5 największych wyzwań w elektronizacji zamówień publicznych
Brak jednolitych standardów i procedur
To jedno z kluczowych wyzwań w procesie elektronizacji zamówień publicznych. Chaos proceduralny i brak unifikacji dokumentów utrudniają poruszanie się w gąszczu przepisów, regulacji i wymogów zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom.
Czy tak koniecznie musi być? Nie! Wdrożenie narzędzi zgodnych z przepisami prawa zamówień publicznych oraz standaryzacją dokumentacji, takich jak Platforma eZamawiajacy, to klucz do sukcesu. Wybór systemu, który oferuje gotowe szablony dokumentów, zgodne z aktualnymi przepisami oraz intuicyjny interfejs, ułatwi pracownikom przygotowanie i zarządzanie dokumentacją, a tym samym skuteczne prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia.
Opór przed zmianą w organizacjach publicznych
Opór przed zmianą jest bardzo częsty w organizacjach, które przechodzą transformację. Wdrożenie nowych technologii spotyka się z oporem ze strony pracowników, przyzwyczajonych do tradycyjnych metod pracy. Niechęć do zmian i obawa przed nowymi technologiami mogą spowolnić proces digitalizacji i utrudnić jego efektywne wdrożenie.
W tym wypadku kluczowa jest komunikacja. To właśnie odpowiednie zarządzanie zmianą, komunikacja i edukowanie są kluczem do przezwyciężenia oporu pracowników. Co można zrobić? Dobrym rozwiązaniem jest pokazanie korzyści płynących z wdrożenia nowego rozwiązania, np. poprzez organizację szkoleń, demonstrację narzędzi oraz wdrożenie krok po kroku. Zapewnienie wsparcia dla pracowników pomoże im oswoić się z nowymi technologiami. Dlatego też dla użytkowników Systemu eZamawiający przygotowaliśmy platformę szkoleniową, instrukcje oraz infolinię dla Zamawiających.
Trudności z integracją systemów IT
Wiele instytucji publicznych posiada różne systemy IT, które często nie są ze sobą kompatybilne. Integracja tych systemów z platformą zamówień publicznych może być wyzwaniem, generującym dodatkowe koszty i trudności techniczne. Dlaczego integracje międzysystemowe są tak istotne?
Przekazywanie danych między systemami znacząco usprawnia pracę – nie trzeba ich wprowadzać kilka razy w różnych miejscach. Dlatego wybór rozwiązań SaaS (Software as a Service) z otwartym API (Application Programming Interface) to rozsądne i perspektywiczne podejście, które umożliwia łatwą integrację z istniejącymi systemami IT. Elastyczne rozwiązania chmurowe pozwalają na wymianę danych między różnymi platformami, minimalizując ryzyko problemów z kompatybilnością.
Dlaczego warto korzystać z platform SaaS w zamówieniach publicznych? Sprawdź w naszym artykule.
Koszty wdrożenia i utrzymania
Proces elektronizacji zamówień publicznych wiąże się także z kosztami wdrożenia i utrzymania platformy. Ograniczenia budżetowe, z jakimi borykają się często instytucje publiczne, mogą stanowić przeszkodę w realizacji projektu. Należy jednak pamiętać, że pozorna oszczędność, czyli decyzja, aby nie inwestować w rozwiązania usprawniające pracę, to tak naprawdę dodatkowe koszty (duplikowanie pracy, wolniejsze realizowanie obowiązków, większe ryzyko błędów). Co więc zrobić?
Dokładna analiza ROI (ang. Return on Investment, zwrot z inwestycji) i wybór elastycznych modeli SaaS (abonamentowych) to klucz do optymalizacji kosztów. Model abonamentowy pozwala na rozłożenie kosztów w czasie i uniknięcie dużych wydatków początkowych. Analiza ROI pomoże także w uzasadnieniu inwestycji i wykazaniu korzyści płynących z wdrożenia platformy.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO
Bezpieczeństwo danych, które są przetwarzane, jest priorytetem. Obawy o ochronę informacji i zgodność z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) mogą stanowić istotne wyzwanie. Jakie jest na to rozwiązanie?
Korzystanie z certyfikowanych dostawców oprogramowania, spełniających najwyższe standardy bezpieczeństwa, to gwarancja ochrony danych. Wybór platformy, która oferuje szyfrowanie danych czy autoryzację dwuskładnikową, zdecydowanie minimalizuje ryzyko cybernetyczne i zapewnia zgodność z RODO. W Platformie eZamawiający przykładamy do tego bardzo dużą uwagę.
Pokonaj wyzwania, wybierz nowoczesne zamówienia publiczne
Elektronizacja zamówień publicznych to proces, który niesie ze sobą wiele korzyści, ale również wyzwań. Jak więc do niego podejść? Kluczem do sukcesu jest odpowiednia strategia, uwzględniające specyfikę instytucji publicznych oraz wybór odpowiednich narzędzi. Pokonanie oporu przed zmianą, optymalizacja kosztów, integracja systemów IT oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych to kluczowe elementy, które należy wziąć pod uwagę w procesie digitalizacji zamówień publicznych.
Wybór sprawdzonego Partnera, który ma doświadczenie w pracy z jednostkami publicznymi, jest jak kompas, który wskazuje drogę do osiągnięcia celu. A celem są nowoczesne zamówienia publiczne, sprawnie i skutecznie realizujące postępowania.
Jak pokonać 5 głównych wyzwań w elektronizacji zamówień publicznych? Zapraszamy do kontaktu i konsultacji z naszymi ekspertami. Polecamy umówienia się na bezpłatne konsultacje i demo naszej platformy, która posiada funkcjonalności dopasowane do potrzeb zamawiających oraz spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa. Warto przekonać się o tym w praktyce.
Czy i jak zamawiający korzystają ze sztucznej inteligencji w swojej pracy? Sprawdź to koniecznie! Pobierz najnowszy raport Marketplanet „Sztuczna inteligencja w zamówieniach publicznych”.
