Istniejąca sytuacja związana z zagrożeniem epidemiologicznym doprowadziła do konieczności zmiany oraz ponownej organizacji wielu dziedzin życia. W ciągu bardzo krótkiego okresu czasu dużo ludzkich aktywności, dotąd uznawanych za oczywiste i przynależne do naszej codzienności, musiało za przyczyną zagrożenia dla życia i zdrowia zniknąć, inne zaś nabrały nowej formy. Powyższe stało się wyrazem nieograniczonej zdolności ludzkiej akceptacji do zmieniających się warunków. Nie inaczej sytuacja wygląda w zamówieniach publicznych, które uchodziły do tej pory za ten obszar, który wyjątkowo mocno opierał się zmianom w celu przystosowania się do nowych okoliczności.
- Najważniejszymi filarami systemu zamówień publicznych w Polsce są: ludzie, technologia oraz regulacje prawne.
- W dniu 7 marca 2020r. opublikowana została ustawa z dnia z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
- Decyzja o zastosowaniu wyłączenia, o którym mowa w 6 ustawy o COVID-19 powinna być każdorazowo poprzedzona dokonaniem przez zamawiającego analizy konkretnego stanu faktycznego.
- Jak wyglądają zakupy publiczne w czasach pandemii i jak zamawiający radzą sobie z obecną sytuacją?
Co zatem przyniosły ostatnie dni dla zamówień sektora publicznego?
Jak zdolny do przystosowania się do nowych wyzwań stał się system zamówień publicznych w Polsce i w jaki sposób jest w stanie pomóc zwalczać przyczyny i skutki światowej pandemii?
Najważniejszym filarem systemu zamówień publicznych w Polsce, poza technologiami oraz ludźmi, są REGULACJE PRAWNE. To właśnie warstwy formalnej dotyczyło do tej pory najwięcej uwag płynących ze świata biznesu, które mówiły o konieczności uczynienia z zamówień publicznych sprawnego narzędzia dla realizacji biznesowych celów, po stronie zamawiających zaś instrumentu służącego do racjonalnego wydatkowania środków publicznych.
Po pierwsze, celem ułatwienia walki z zagrożeniem postanowiono o szczególnym rozwiązaniu polegającym w swojej istocie na zwolnieniu z obowiązku stosowania przepisów Pzp. Choć trudno w tym miejscu poczytać to za sukces samego systemu, to jednak rozwiązanie w świetle konieczności podejmowania pilnych i często niestandardowych działań zakupowych wydaje się być racjonalne i uzasadnione.
Specustawa w sprawie koronawirusa
W dniu 7 marca 2020r. opublikowana została ustawa z dnia z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
Przepisy tej ustawy określają m.in.: zasady i tryb zapobiegania oraz zwalczania zakażenia wirusem SARS-CoV-2 i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej tym wirusem, w tym zasady i tryb podejmowania działań przeciwepidemicznych i zapobiegawczych w celu unieszkodliwienia źródeł zakażenia i przecięcia dróg szerzenia się tej choroby zakaźnej.
Jeden z artykułów tego aktu prawnego odnosi się wprost do rzeczywistości zakupowej objętej obowiązkiem stosowania przepisów Pzp. Zgodnie z przepisem art. 6 ww. ustawy do zamówień, których przedmiotem są towary lub usługi niezbędne do przeciwdziałania COVID-19, nie stosuje się przepisów Pzp, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego.
Zatem w świetle wskazanej wyżej regulacji wyłączenie, o którym mowa w art. 6 ustawy o COVID-19, będzie w szczególności możliwe w zakresie zamówień na zakup sprzętu medycznego, wyrobów medycznych, środków ochrony indywidualnej, czy preparatów do dezynfekcji, dodatkowo może znaleźć zastosowanie do zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy sprzętu IT, czy też usługi z zakresu IT.
W opinii Urzędu Zamówień Publicznych art. 6 ustawy o COVID-19 może być zastosowany do zamówień publicznych, których przedmiotem jest wyposażenie stanowiska pracy (np. zakup laptopów, telefonów) do pracy zdalnej, czy też dostosowanie infrastruktury informatycznej zamawiającego w celu wprowadzenia i wykonywania pracy zdalnej.
Podkreślić należy, że wyłączenie to nie jest „automatyczne” – w każdym przypadku konieczne jest ustalenie, że w stanie faktycznym konkretnej sprawy zaistniały omówione wcześniej przesłanki zastosowania przepisu art. 6 ustawy o COVID-19. Decyzja o zastosowaniu wyłączenia, o którym mowa w 6 ustawy o COVID-19 powinna być każdorazowo poprzedzona dokonaniem przez zamawiającego analizy konkretnego stanu faktycznego.
W dniu 31 marca 2020 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw.
W wyniku wprowadzonych, kolejnych zmian w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 Prezes Urzędu Zamówień Publicznych będzie prowadził kontrole uprzednie, a terminy dotyczące postępowania odwoławczego, zawarte Dziale VI rozdziale 2 Pzp (w szczególności na wniesienie odwołania i przystąpienia do postępowania odwoławczego) nie ulegają wstrzymaniu ani zawieszeniu.
Wnoszenie odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej pozostaje na niezmienionych zasadach. W tym okresie nie będą odbywały się rozprawy ani posiedzenia jawne przed Krajową Izbą Odwoławczą. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych i Prezes Krajowej Izby Odwoławczej otrzymali upoważnienie do wydawania zarządzeń określających szczegółowe warunki organizacji pracy Izby, związane z zapewnieniem prawidłowego toku jej urzędowania oraz stosowanie środków zapewniających bezpieczeństwo.
Zakupy publiczne, a technologia
Wspomniany wcześniej drugi filar systemu zamówień publicznych stanowią TECHNOLOGIE. Czy w tym przypadku obecna sytuacja przynosi zmiany w systemie zamówień publicznych?
Sam Urząd Zamówień Publicznych zachęca zamawiających do komunikowania się z wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej również w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów unijnych.
Tu z pomocą przychodzi dzięki swoim funkcjonalnościom Portal e-Usług pod nazwą eZamawiający. Platforma eZamawiający to komercyjny portal e-Usług, który kompleksowo wspiera realizację zamówień publicznych: od elektronicznego wniosku po publikację wyników wyboru Wykonawcy.
Portal eZamawiający umożliwia:
- komunikację między Zamawiającym i Wykonawcą,
- bezpieczne składanie ofert i wniosków, dopuszczenie do udziału w postępowaniu, szyfrowanie i deszyfrowanie ofert bezpośrednio na platformie,
- elektroniczną obsługę procesu udzielenia zamówienia we wszystkich dostępnych trybach udzielania zamówień,
- weryfikację podpisu elektronicznego bezpośrednio w aplikacji (oferta, JEDZ),
- możliwość przeprowadzenia elektronicznej procedury dialogu technicznego,
- możliwość przeprowadzenia aukcji i licytacji elektronicznej,
- funkcjonalność automatycznego powiadamiania o ofercie z rażąco niską ceną,
- automatyczny proces porównania i oceny ofert,
- monitorowanie poszczególnych etapów prowadzonego postępowania (system powiadomień, pulpit menedżerski),
- możliwość wygenerowania protokołu z postępowania (zgodny z wymogami UZP),
- archiwizowanie dokumentacji przetargowej.
eZamawiający to narzędzie w pełni zgodne z Pzp, które gwarantuje krótszy czas procesu
wyboru wykonawców i przeprowadzenia postępowań, obniżenie kosztów administracyjnych, oszczędności finansowe dla jednostki, oszczędność czasu na przeprowadzenie postępowań i pieniądze.
Publiczna sesja otwarcia ofert online
W obecnej sytuacji zagrożenia epidemiologicznego Urząd Zamówień Publicznych zdecydował się wydanie oficjalnego stanowiska dotyczącego przeprowadzenia otwarcia ofert poprzez transmisję on-line.
W ocenie Urzędu transmisja on-line z otwarcia ofert w zaistniałej sytuacji zagrożenia epidemicznego w sposób wystarczający realizuje zasadę o której mowa w art. 86 ust. 2 Pzp. Przepis ten stanowi bowiem, że otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
Tym samym brak możliwości fizycznej obecności zainteresowanych osób przy otwarciu ofert z jednoczesnym zapewnieniem transmisji online i podaniu uprzedniej informacji o transmisji – nie będzie stanowić naruszenia przepisów ustawy Pzp.
Trzeci ze wspomnianych wcześniej filarów systemu zamówień publicznych to LUDZIE. Bez budowania kompetencji zespołów zakupowych po stronie zamawiających, nie sposób jest dokonywać jakichkolwiek zmian w systemie. Jak wiadomo jesteśmy na kilka miesięcy przed wejściem w życie nowej formalnej rzeczywistości w zamówieniach publicznych, a więc ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych.
Proces przygotowań do wdrożenia nowych regulacji u wszystkich zamawiających na skutek wprowadzonych obostrzeń sanitarnych doznał bardzo wielu ograniczeń, jak chociażby możliwość uczestniczenia w szkoleniach i przygotowaniu kadry do nowych rozwiązań formalnych.
Jednak i tu, w tle samych procesów zakupowych okazało się, że rzeczywistość przyniosła nowe spojrzenie na dostępne od dawna technologie i przyczyniła się do ich szybkiego wykorzystania w biznesie. Zdecydowana część firm świadczących usługi szkoleniowe na rynku wyszło z ofertą prowadzenia szkoleń on-line, co tym samym umożliwi powrót, do cyklu przygotowań w organizacjach zamawiających.
Obecny czas przestawienia się na home office może zatem również posłużyć do poszerzania swoich kompetencji poprzez poznawanie i utrwalania wiedzy na temat nowej regulacji, a także jeszcze większego przeniesienia procesów zakupowych i komunikacji między zamawiającymi, a wykonawcami w obszar komunikacji elektronicznej, z korzyściami w postaci oszczędności czasu, środków, a przede wszystkim zdrowia wszystkich uczestników sytemu zamówień publicznych.
