Jest rok 2020. Ponad dwadzieścia lat cyfryzacji sieci dostępowych do internetu umożliwiły rozwój elektronicznej komunikacji pomiędzy korzystającymi z jego zasobów. Innowacje technologiczne całej palety produktów IT w tym oprogramowania oraz infrastruktury, zarówno prywatnym jak i biznesowym użytkownikom dały możliwość szybszego dostępu do danych, dokładniejszej ich analizy oraz zmiany sposobu ich prezentacji. eCommerce oraz elektroniczne rynki B2B wpisały się już na stałe swoimi standardowymi rozwiązaniami w potrzeby kupujących i sprzedających. Wreszcie elektroniczna faktura stała się faktem tak w sferze technologii jak i przepisów prawnych.
Z jakimi wyzwaniami mamy zatem dzisiaj do czynienia?
Dlaczego pomimo setek konferencji oraz powszechnego i szybkiego dostępu do bazy wiedzy ciągle jeszcze w obrocie handlowym w przeważającej jego części mamy do czynienia z zamówieniami i fakturami zarówno w postaci papierowej jak i pseudo elektronicznej czyli PDF?
Skoro rozwiązania IT wspierające elektroniczne obiegi dokumentów stały się standardem, tak postawione pytanie należy zakwalifikować jako retoryczne. Nie o refleksje jednak tutaj chodzi czy dyskurs szeroki, ale o jasną diagnozę stanu obecnego z nazwaniem i wyeliminowaniem barier blokujących możliwość korzystania z dźwigni rentowności firmy.
Przykład
Przyjrzyjmy się przedsiębiorstwu, notującemu wyniki ze sprzedaży w skali roku na poziomie 300 mln zł. Miesięcznie w obrocie handlowym pojawia się w obiegu akceptacyjnym około 2.000 faktur kosztowych. 60% z nich to format pdf, pozostała część to czysty papier w kopercie dostarczany tradycyjną „pocztą”. W procesie zaciągania oraz rozliczania zobowiązań bez względu na jego postać (cyfrowa, analogowa) mamy do czynienia z takimi krokami jak np:
- Przypisanie dekretów księgowych do zapotrzebowania
- Akceptacje zapotrzebowań i zamówień przez pełnomocników
- Uzgodnienia dokumentów (np.: 3WM zamówienie, odbiór, faktura)
- Akceptacje faktur
- Zarządzanie odchyleniami w przypadku braku zgodności, etc…
Akceptacje dokumentów pomijając etap przygotowań i prezentacji zapotrzebowania to rola managerów wyższego szczebla od poziomu dyrektora.
W zależności od podziału kompetencji miesięcznie pojedyncze osoby akceptują merytorycznie (ręcznie) od 200-400 faktur. W praktyce oznacza to wyłączenie managera z bieżącej działalności firmy. Straty finansowe w powyższym przypadku w skali całej firmy są znaczące i policzalne nie tylko w ujęciu kosztów przetwarzania dokumentów. W przypadkach wcale nie skrajnych, koszt obsługi/akceptacji jednej faktury (jedno lub wielostronicowej) bywa niewspółmierny do wartości, która na fakturze widnieje. W efekcie przedsiębiorstwo nie wykorzystując dostępnych technologii rezygnuje z automatyzacji ponosząc nieuzasadnione koszty.
Diagnoza stanu obecnego (wybrane zagadnienia)?
- Niska determinacja w efekcie brak jednoznacznej decyzji zarządu zmierzającej do skrócenia czasu rozliczeń zobowiązań (zamykanie miesiąca)
- Niska wydajność pracy managerów średniego i wyższego szczebla w wyniku angażowania ich czasu do prac operacyjnych
- Utrudniony dostęp do informacji zarządczej
- Duża ilość błędów na dokumentach (zamówienia, faktury)
- Wysokie koszty przetwarzania dokumentów oraz osobowe
Rozwiązanie
- Uruchomienie rozwiązań wspierających procesy purchase to pay w tym proces obiegu i akceptacji elektronicznej faktury
- Wykorzystanie Supplier Cloud jako miejsca elektronicznej wymiany dokumentów z dostawcami (www.oneplace.pl)
- Możliwość integracji z systemami ERP, ECM, DMS, etc.
- Czas przejścia na elektroniczną postać danych (meta dane) od momentu rozpoczęcia projektu: 20 dni roboczych (dotyczy przykładu opisanego powyżej)
Zapraszamy do współpracy!
