Digitalizacja czy digityzacja?
Tezy
- Zarządy firm poszukując dźwigni wzrostu i rozwoju swojego biznesu, decydują się w sposób naturalny na implementację rozwiązań wspierających ich strategiczne decyzje.
- Do puli tych rozwiązań należy zaliczyć nowoczesne technologie informatyczne wspierające digitalizację procesów biznesowych i stanowiące podstawę sprawnie zarządzanego przedsiębiorstwa.
- Istotą zaś każdego biznesu jest zyskowna transakcja, czyli wymiana towaru lub usługi zachodząca pomiędzy kupującym a sprzedającym.
Trzy tezy, trzy fakty, przyznacie Państwo trudno z powyższym polemizować, choć wiem, że diabeł tkwi w szczegółach, a czasami w teorii. Jednak nie teorią, a najlepszymi praktykami chciałbym się z Państwem dzisiaj podzielić.
Mianownik
Jako że zdecydowałem się na zastosowanie pojęcia tezy, należałoby w konsekwencji przyjęte założenia udowodnić. By uprościć sprawę, pozwolę sobie na sprowadzenie przytoczonych faktów do wspólnego mianownika. Zatem:
W relacjach biznesowych pomiędzy kupującym i sprzedającym technologie informatyczne oraz digitalizacja procesów wspierają proces decyzyjny oraz zapewniają dźwignię wzrostu firm.
Na częściowe poparcie tak postawionej tezy posłużę się wynikami badania The Hackett Group’s, które prezentuje trendy technologiczne mające największy wpływ na proces purchase to pay w kolejnych 10 latach. Aż 71% respondentów (organizacji purchase-to-pay) wskazuje na istotną rolę cyfryzacji w procesie dokonywania transakcji w relacji B2B.
Mam nadzieję że powyższa analiza Państwa nie zanudziła, a jedynie zachęciła do refleksji nad obrazem rzeczywistości biznesowej, w której funkcjonujemy, gdyż taka była moja intencja.
Rzeczywistość
Wiele już zostało powiedziane i napisane o narzędziach informatycznych wspierających działalność przedsiębiorstwa. Systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning) w założeniach powinny wspierać firmę w całym zakresie jej działalności. W praktyce nie zawsze mamy z tym jednak do czynienia.
Najlepiej widoczne jest to w procesach biznesowych, w których zachodzi tzw. „komunikacja zewnętrzna” w relacji kupujący – sprzedający, co powtórzę za jedną z postawionych tez, stanowi istotę każdego biznesu. Mam na myśli takie procesy jak np.: pozyskiwanie informacji o rynku, ofertowanie, wysyłanie i odbiór zamówień czy wysyłanie i rozliczanie faktur.
W wymienionych procesach w wyniku zawieranych „transakcji” generowane są terabajty informacji-danych. W tym miejscu napotykamy na coś co stanowi zaprzeczenie postawionej wcześniej tezy. Pozyskiwane i generowane dane materializują się w postaci dokumentu. W obrocie handlowym pojawia się papier bądź jego postać zdigityzowana, czyli tzw. „pdf”. Procesowi temu towarzyszy biurokracja, spadek efektywności procesowej oraz wysokie koszty przetwarzania dokumentów. Przestajemy efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem. Rezygnujemy świadomie z dźwigni wzrostu firmy.
Dlaczego tak się dzieje?
Dlaczego w tym kluczowym dla naszego biznesu momencie, w relacji pomiędzy kupującym a sprzedającym, pomimo kosztownych inwestycji w systemy informatyczne wewnątrz przedsiębiorstwa, zapominamy o automatyzacji i pełnej informatyzacji tego strategicznego odcinka? Odpowiedź „bo nie potrafimy się dogadać” byłaby zbytnim uproszczeniem, chociaż wiele w niej prawdy. Brakuje nam czegoś więcej – rozumienia swoich potrzeb biznesowych.
Potrzeby obydwu stron związanej z pełną, elektroniczną komunikacją w procesie wymiany informacji-danych, a więc digitalizacją (NIE digityzacją czyli generowaniem PDF) tak na etapie zaciągania zobowiązania, jaki i w momencie jego rozliczenia. Potrzeby dyktowanej koniecznością obniżania kosztów operacyjnych, zwiększaniem płynności finansowej, skracaniem okresów rozliczeniowych, szybkim dostępem do informacji zarządczej, zdolnością do natychmiastowej reakcji w przypadku wystąpienia odchyleń od przyjętych założeń biznesowych etc…
W efekcie braku rozumienia swoich potrzeb oraz status quo decyzyjnym tkwimy w jednym wielkim „obiegu dokumentów” generującym powszechnie znane problemy.
W relacji kupujący – sprzedający najczęściej identyfikowanymi barierami blokującymi pełną digitalizację w komunikacji z perspektywy sprzedających są:
- brak wiedzy o pełnym procesie biznesowym (np.: purchase to pay),
- nieznajomość przepisów prawa regulujących elektroniczny obieg informacji-danych (dokumentów),
- przywiązanie do digityzacji procesów, a więc pseudo elektronicznej komunikacji wykorzystującej format PDF dokumentów w obiegu handlowym,
- brak standaryzacji technologii na styku różnych systemów informatycznych w tym finansowo-księgowych,
- koszty „integracji” dostawcy z kupującym.
Z punktu widzenia kupujących, decyzję o uruchomieniu pełnej cyfrowej komunikacji mogą blokować:
- nieznajomość przepisów prawa regulujących elektroniczny obieg informacji-danych (dokumentów),
- przywiązanie do digityzacji procesów, a więc pseudo elektronicznej komunikacji wykorzystującej format PDF dokumentów w obiegu handlowym,
- brak standaryzacji posiadanych technologii na styku różnych systemów informatycznych w tym finansowo-księgowych,
- obawa przed implementacją rozwiązań chmurowych (cloud computing),
Znając potrzebę, łatwiej o wskazanie możliwego rozwiązania.
Praktycznie wszystkie potrzeby, o których wspomniałem powyżej zostały uwzględnione w powszechnym już rozwiązaniu „Supplier Cloud”. Supplier Cloud w procesie purchase-topay to miejsce elektronicznej komunikacji pomiędzy kupującym, a dostawcą. Miejsce wymiany zamówień oraz faktur z wykorzystaniem systemu wymiany danych w ustrukturyzowanej postaci. Zapewne każdy z nas słyszał o takim rozwiązaniu. Powiem więcej, być może w ramach posiadanych licencji na system ERP, dysponujemy taką technologią, jednak z niej nie korzystamy.
Rozwiązanie
Marketplanet od wielu lat oferuje swoim Klientom produkt o nazwie OnePlace, będący odpowiedzią na potrzeby kupujących oraz dostawców w procesie purchase-to-pay z uwzględnieniem elektronicznej wymiany dokumentów.
Tak! Oneplace jako Supplier Cloud jest dopełnieniem digitalizacji procesów biznesowych przedsiębiorstwa – co wspiera tezę postawiona na początku mojego artykułu.
W pełni elektroniczna komunikacja w strefie zewnętrznej firmy (OnePlace) jest dla relacji kupujący-sprzedający:
- wartościowym wsparciem na etapie rozliczania zobowiązań,
- obniża ryzyko podejmowanych decyzji biznesowych,
- zapewnia realną dźwignię wzrostu firmy poprzez obniżanie kosztów przetwarzania dokumentów.
Digitalizacja czy digityzacja?
W Marketplanet wybieramy, rekomendujemy i wdrażamy rozwiązania (Supplier Cloud – OnePlace) zawierające digitalizację dokumentów w procesie purchase-to-pay (P2P) z uwzględnieniem potrzeb partnerów biznesowych.
Na co dzień kierujemy się maksymą „take IT easy”.
O tym jak rozbroić bariery blokujące firmy przed decyzjami uruchamiającymi pełną cyfryzację procesu P2P i korzystać z całej palety możliwości biznesowych Supplier Cloud, już w krótce w kolejnych artykułach.
Zapraszamy do współpracy!
Adam Jonczyk
Coach (ACC ICF) oraz wieloletni trener, ekspert w obszarze procesów Source to Pay (S2P), doradztwa i wdrożeń. Swoje doświadczenie budował prowadząc projekty B2B zarówno w Polsce, jak i zagranicą. Pełnił również funkcje Business Development Managera i Dyrektora Handlowego, a w latach 2005-2008 jako Global Marketing Manager pracował w strukturach France Telecom w Paryżu i Nicei. Do zespołu Marketplanet dołączył w 2008 roku, gdzie od początku był odpowiedzialny za rozległe projekty B2B w obszarze Source to Pay. Absolwent Politechniki Śląskiej w Gliwicach i Śląskiej Międzynarodowej Szkoły Handlowej w Katowicach. Posiada dyplomy MBA oraz Diploma in Management University of Central Lancashire w Preston.
