Certyfikacja wykonawców pod lupą zmian

Oczekuje się także, że po wejściu w życie ustawy będzie obowiązywał co najmniej półroczny okres vacatio legis, czyli czas, w którym przepisy nie będą jeszcze stosowane. Dzięki temu podmioty będą miały wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się do nowych regulacji.

Możliwe jest również to, że poszczególne przepisy ustawy wejdą w życie w różnym czasie. Przykładowo, przepisy dotyczące akredytacji mogą wejść w życie wcześniej, umożliwiając tym samym rozpoczęcie procesu akredytacji. Natomiast pozostałe przepisy wejdą w życie później, wraz z uruchomieniem pełnego systemu certyfikacji.

Jak podkreślił to Przemysław Grosfeld, Wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych:

Nie jest celem wprowadzenie jak najszybciej tych przepisów, tylko po prostu zrobienie dobrych przepisów i wprowadzenie ich wtedy, kiedy to będzie możliwe i gotowe.

Akredytacja jednostek certyfikujących

Akredytację dla jednostek, które będą zajmowały się certyfikacją wykonawców będzie wydawało Polskie Centrum Akredytacji (PCA). Jest to państwowa jednostka, która zajmuje się oceną i potwierdzaniem kompetencji laboratoriów badawczych, jednostek certyfikujących, inspekcyjnych oraz innych podmiotów. PCA działa w wielu obszarach, od medycyny po przemysł, co świadczy o dojrzałości systemu akredytacji w Polsce.

Wprowadzenie certyfikacji wykonawców w zamówieniach publicznych będzie kolejnym etapem rozwoju tego systemu. Chociaż jest to nowe wyzwanie, PCA posiada już doświadczenie w zakresie akredytacji, co ułatwi wdrożenie tego rozwiązania.

Co warto podkreślić w kontekście procesu akredytacji dla jednostek certyfikujących wykonawców? Przede wszystkim ustalenie wymagań, jakie muszą spełniać wykonawcy, aby uzyskać certyfikat, wynikających z ustawy oraz odpowiednich rozporządzeń. Następnie opracowanie programów weryfikacji, które pozwolą na ocenę spełnienia tych wymagań. Ważną kwestią i na pewno wymagającą podkreślenia jest niezależność jednostek certyfikujących, czyli jednostki certyfikujące muszą być niezależne od podmiotów, które chcą uzyskać certyfikat. W praktyce oznacza to, że nie mogą jednocześnie świadczyć usług doradczych lub konsultingowych dla tych podmiotów.

Jak podsumowało to Michał Rzytki, Zastępca Dyrektora Polskiego Centrum Akredytacji:

Jeżeli ktoś prowadzi działalność polegającą na konsultowaniu rozwiązań, wdrażaniu rozwiązań, to już na dzień dobry nie może myśleć o tym, żeby stać się jednostką certyfikującą, ponieważ akredytacja z definicji zakłada rozdzielenie tych procesów.

Należy także dodać, że pomimo istnienia rygorystycznych procedur certyfikacyjnych, pokusa nadużyć wciąż istnieje. Audyty na miejscu oraz szczegółowa weryfikacja dokumentów skutecznie wspierają wykrywanie takich działań. Nawet jeśli krótkoterminowo może się to udać, długotrwałe ukrywanie nieprawidłowości jest bardzo trudne i może prowadzić do utraty certyfikatu oraz poważnych problemów wizerunkowych dla firmy.

Certyfikacja wykonawców – jak będzie wyglądała w praktyce?

Aby uzyskać certyfikację w określonym zakresie, przedsiębiorca będzie musiał się zgłosić do akredytowanej jednostki certyfikującej. Jak będzie wyglądał ten proces?

Sam proces certyfikacji będzie dość standardowy i będzie przebiegał według ustalonych reguł. Pierwszym krokiem jest złożenia przez firmę wniosku, który powinien zawierać jak najwięcej szczegółowych informacji istotnych dla przeprowadzenia oceny. Na podstawie tego wniosku oraz zakresu akredytacji sporządzana jest umowa, w której określone są wszystkie kluczowe etapy procesu. Następnie dostarczone dokumenty są dokładnie analizowane, weryfikowane na miejscu, tu warto podkreślić, że dotyczy to także procedury self-cleaning. Po pozytywnym zakończeniu oceny firma otrzymuje certyfikat potwierdzający spełnienie określonych wymagań.

Weryfikacja przez jednostkę certyfikującą bez wątpienia jest bardziej szczegółowa niż weryfikacja przez samych Zamawiających, choćby dlatego, że można sięgać znacznie głębiej i bardziej szczegółowo sprawdzać przedstawione dokumenty.

Jak podkreślała podczas dyskusji Aleksandra Kostrzewa, Prezes Zarządu Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji S.A.:

 My prosimy o dokumenty, weryfikujemy je, prosimy wybiórczo o dokumenty i nigdy nie wiadomo, co wpadnie w tak zwanej maszynie losującej i o co poprosimy, więc to jest taki proces, który najdokładniej jak można weryfikuje.

Artykuł powstał na podstawie panelu dyskusyjnego „Certyfikacja wykonawców pod lupą zmian”, przeprowadzonego podczas EBF Warszawa Procurement Festiwal 18-20.09.2024 r.

W dyskusji udział wzięli: Przemysław Grosfeld (Wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych), Aleksandra Kostrzewa (Prezes Zarządu, Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A.) oraz Michał Rzytki (Zastępca Dyrektora, Polskie Centrum Akredytacji). Moderowała ją Joanna Presz-Król (Radca prawny, partner zarządzający Kancelarii Prawnej Pieróg & Partnerzy).