Trudno byłoby znaleźć dziś średnią lub dużą firmę, która radziłaby sobie bez systemu finansowo księgowego (FK). Większe z nich, w szczególności produkcyjne przedsiębiorstwa, nie wyobrażają sobie organizacji pracy bez sprawnie wdrożonego system ERP, którego nieodłącznym elementem jest także moduł FK. Rozwiązania te zostały zaprojektowane, m.in. aby pomóc zespołom księgowym monitorować zawierane przez firmę transakcje oraz usprawnić bieżące raportowanie finansowe.
- Dane transakcyjne dotyczące rozliczeń, kontrahentów, czy faktur są rejestrowane przez pracowników księgowości w systemie ERP/FK. Gdzie jest więc pole do optymalizacji procesu czy jego automatyzacji?
- Jakie korzyści daje cyfrowy przepływ danych w całym procesie zaciągania zobowiązań?
- Jakimi narzędziami wesprzeć system ERP, aby w pełni wykorzystać jego potencjał?
Cash in, Cash out
Upraszczając, transakcje te obejmują: stronę przychodową a więc: całą sprzedaż, spływ płatności i rozrachunki związane z należnościami (AR-Accounts Receivable), jak również stronę wydatkową a więc zamówienia, przyjęcia materiałów, odbiór usług, faktury zakupu i inne obciążenia związane z zobowiązaniami (AP – Accounts Payable).
Dlaczego zarządzanie i monitoring tego procesu jest tak ważny? Otóż obok ewidencji, sprawozdawczości i rozliczeń podatkowych, każda działalność firmy wymaga także stałej kontroli kapitału obrotowego.
Kapitał pracujący
Kapitał obrotowy (zwany kapitałem pracującym) stanowi nadwyżkę aktywów obrotowych nad zobowiązaniami krótkoterminowymi. Jest bezwzględnym miernikiem płynności finansowej (czyt. CashFlow/ Spend Visbility). Firmy powinny utrzymywać jego odpowiedni poziom, aby zapewnić właściwą relacje między tempem wzrostu firmy, jej sprzedażą a poziomem majątku obrotowego. Na przykład wzrost sprzedaży powoduje konieczność utrzymywania wyższego poziomu zapasów a to z kolei określa zapotrzebowanie na środki niezbędne do ich finansowania.
Dziękuję, mam już to wszystko w moim ERP. Czy aby na pewno?
W Marketplanet, wspieramy firmy w optymalizacji i automatyzacji obsługi zobowiązań. Nasze rozwiązania obejmują zarówno doradztwo jak i dedykowane narzędzia wspierające cały proces P2P a wiec od planowania potrzeb zakupowych firmy po ich realizację aż do automatyzacji procesów związanych z rozksięgowaniem i rozliczeniem faktur.
Co ciekawe, bardzo często gdy zaczynamy mówić o naszych rozwiązaniach, które dotyczą automatyzacji transakcji związanych z zamówieniami, dekretacją księgową, fakturami, współpracą z kontrahentami – słyszymy: Dziękuję, nasza firma ma już te procesy wsparte w systemie ERP/FK. (Czasami padają tu nazwy kluczowych producentów/rozwiązań dostępnych na rynku tj. MS Dynamics, , SAP, Oracle, Optima, itp.). Przyjrzyjmy się jednak bliżej i oceńmy sami, czy w pełni wykorzystujemy potencjał naszego systemu ERP.
Gdzie jest pole do usprawnień?
Nie sposób nie zgodzić się, że wszystkie dane transakcyjne dotyczące rozliczeń, kontrahentów, czy faktur są rejestrowane przez pracowników księgowości w systemie ERP/FK. Gdzie jest więc pole do optymalizacji procesu czy jego automatyzacji?
Odpowiadam: W samej komunikacji i w pełni cyfrowym przepływie danych w całym procesie zaciągania zobowiązań aż do ich ujęcia w księgach. Przykład poniżej:
Business Case
Załóżmy, że jako manager jesteś odpowiedzialny za terminowe zamknięcie miesiąca, dostarczasz swojemu zarządowi informacje o wynikach, projektach, zobowiązaniach i należnościach. Twój zespół co miesiąc dostaje setki jak nie tysiące różnych faktur od dostawców, z różnych źródeł, w różnej formie: pdf, mail, poczta. Faktury różnią się między sobą w zależności od wystawcy.
Dane są przepisywane ręcznie z faktur do systemu finansowo-księgowego / ERP. Zespół dzwoni lub wysyła maile w organizacji potwierdzające zakup i możliwość dokonania płatności, aby zakończyć pracę merytorycznej akceptacji dokumentów. Wiesz, że każdy z tych dokumentów ma wpływ na proces zamykania miesiąca. Dopóki wszystkie dokumenty nie zostaną ujęte w księgach, nie masz możliwości raportowania i dostarczenia informacji niezbędnych zarządowi do oceny obecnej sytuacji finansowej firmy.
Zauważmy, że pomimo posiadania sprawnego systemu ERP/FK, powyższy proces obsługi zobowiązań w wielu firmach wygląda niestety bardzo podobnie.
Jak więc przyspieszyć i w pełni wykorzystać potencjał mojego systemu ERP?
Aby w pełni wykorzystać potencjał naszego systemy ERP w procesie rozliczeń zobowiązań, powinniśmy wesprzeć go narzędziami umożliwiającymi elektroniczną wymianę danych zarówno wewnątrz organizacji jak i w komunikacji z naszymi dostawcami. Więcej pisaliśmy o tym w artykule Finanse elektronicznie, Jak wykorzystać OCR, Wykorzystanie EDI w kontaktach z dostawcami. Dzięki takim rozwiązaniom eliminujemy pracę związaną z archaiczną metodą ręcznego wprowadzania danych do systemu a nasze zespoły mogą podjąć się nowych bardziej wymagających zadań.
