Elektronizacja zamówień okiem Państwowej Straży Pożarnej [wywiad]

Codzienność zakupowa Państwowej Straży Pożarnej nie różni się zasadniczo od sytuacji innych urzędów państwowych. PSP realizuje zamówienia przede wszystkim na energię elektryczną, paliwo, usługi telekomunikacyjne czy inne media. Zdarzają się oczywiście także przetargi na sprzęt pożarniczy czy pojazdy pożarnicze.

To nie są częste zamówienia, ale wymagają zastosowania ustawy Pzp. Komenda Wojewódzka PSP w Lublinie przeprowadziła w ubiegłym roku 19 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 10 z nich było w trybie ustawy Pzp.

– Rynek pożarniczy jest mocno specyficzny i ograniczony, dlatego zainteresowanie przetargami na pojazdy i sprzęt pożarniczy jest siłą rzeczy ograniczone. Jeśli mamy dwóch, trzech, czterech dostawców na rynku, to w ich kręgu musimy się poruszać. Natomiast w przypadku przetargów, które są szeroko otwarte na rynek, potrafi być kilku lub kilkunastu wykonawców. Ubiegłoroczny rekord to 16 wykonawców w przetargu na dostawę komputerów – mówi Starszy Brygadier Piotr Zmarz, Zastępca Lubelskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP.

W przeprowadzaniu postępowań elektronicznych od roku wspomaga tę jednostkę tworzona przez Marketplanet platforma eZamawiający.

Im więcej przetargów na platformie, tym lepiej

Komenda Wojewódzka PSP w Lublinie dostrzega z jednej strony przydatność narzędzi elektronicznych, a z drugiej – pewien niepokój wśród pracowników przyzwyczajonych do postępowań przeprowadzanych drogą tradycyjną.

Elektronizacja zamówień oraz częsta praktyka ma być lekarstwem na te obawy.

– W tym roku chcę zachęcać ludzi do przeprowadzania za pomocą platformy jak największej liczby małych zamówień. I choć mamy rozwiązanie, które daje ogromne możliwości, będę zalecał na razie korzystanie z opcji najprostszych. Bo kiedy nauczymy się robić coś prosto, to potem sami będziemy chcieli zastosować dodatkowe elementy, aby ułatwić sobie jakieś działania. Na takim narzędziu jak eZamawiający da się zrealizować rzeczy bardzo proste i bardzo skomplikowane. To dla mnie jest kompleksowość – dodaje Piotr Zmarz.

Wyzwaniem dla rynku w aspekcie pełnej elektronizacji zamówień będzie jednak nie tylko pokonanie oporu przedstawicieli zamawiających, ale przede wszystkim – przekonanie do elektronizacji przetargów małych wykonawców. Dziś biorą oni udział głównie w małych postępowaniach, poniżej progów unijnych, nie muszą zatem stosować wytycznych związanych z elektronizacją. Często nie chcą nawet korzystać z komputerów. Przekonanie ich do nowych from składania ofert leży w interesie wszystkich.

– Największym wyzwaniem związanym z elektronizacją zamówień było dla nas w 2019 roku to, że pojawili się wykonawcy, którzy zetknęli się z takim sposobem składania ofert po raz pierwszy. Występowały pewne problemy, głównie techniczne, między innymi z zagranicznym podpisem elektronicznym czy z szyfrowaniem dokumentów. Udało się je na szczęście przy wsparciu platformy pokonać – tłumaczy zastępca Lubelskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP.

Elektronizacja zamówień to kompleksowość, użyteczność, bezpieczeństwo

Od narzędzia elektronicznego wspierającego zamówienia publiczne Komenda Wojewódzka PSP w Lublinie oczekiwała przede wszystkim tego, aby pozwalało na przeprowadzenie na platformie praktycznie całego postępowania.

– eZamawiający daje bardzo dużo narzędzi, łącznie z porównywaniem ofert, obliczaniem wyników punktowych, generowaniem dokumentów. To zrobiło na mnie największe wrażenie, takie kompleksowe podejście do zamówień publicznych – mówi Piotr Zmarz.

Jednostka zwraca także uwagę na bezpieczeństwo. Zależy jej na tym, aby portal e-Usług, z którego korzysta, zapewniał pełną kontrolę nad przetargiem i pozwolił prześledzić i odzwierciedlić wszystkie wykonane operacje oraz zmiany i po stronie zamawiającego, i wykonawcy. To wyjątkowo ważne w przypadku kontroli ze strony uprawnionych do tego organów.

Użytkownicy wysoko cenią też intuicyjność i łatwość obsługi narzędzia.

– Użyteczna platforma to dla mnie taka, z której nie boję się korzystać. Po prostu otwieram i wykonuję swoje zadania z przyjemnością, bez problemów, nie marnując czasu na walkę z narzędziem – podkreśla Piotr Zmarz.

Edukacja przede wszystkim

Piotr Zmarz nie ma wątpliwości: to będzie trudny rok dla wszystkich. Dlatego tak ważna jest edukacja całego rynku, użytkowników po stronie zamawiających i wykonawców. W praktyce komendy wojewódzkiej bardzo przydaje się baza wiedzy dostarczana przez Marketplanet.

– Bardzo nam się podoba idea spotkań z ekspertami na żywo. Konferencje, w których bierzemy udział, dają nam okazję do porozmawiania z fachowcami o palących problemach. Korzystamy ze szkoleń – i tych przypominających, jak działa platforma, i pokazujących jej nowe możliwości, takie jak funkcjonalności unowocześnionego wyglądu czy zastosowanie trybu formularza własnego – wyjaśnia Zastępca Lubelskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP.

Nie bez znaczenia w kontekście pomocy rynkowi w nowych warunkach jest wsparcie ekspertów producenta platformy w ramach infolinii.

– Dostęp do wsparcia zarówno po stronie zamawiającego, gdy napotykamy jakiś problem, jak i po stronie wykonawców, którzy zwyczajnie nie wiedzą, jak coś zrobić, jest bezcenny – podsumowuje Piotr Zmarz.

---

---