Jak wykorzystać OCR (ang. optical character recognition) w procesach obsługi faktur w organizacji

Korzyści z zastosowania OCR w procesie wprowadzania faktur

Przyjrzyjmy się korzyściom jakie w organizacji może przynieść wdrożenie OCR w procesie wprowadzania faktur do używanych systemów informatycznych:

• oszczędność czasu pracy – wprowadzanie dokumentów jest czasochłonne, niezależnie od formy otrzymania dokumentu musi on być wprowadzony przez pracownika do systemu informatycznego (finansowo księgowego, zakupowego). Wykorzystując OCR dokumenty wraz z uzupełnionymi danymi zostają automatycznie zapisane w systemie,
• Poprawa komfortu pracy i wydajności – zastosowanie OCR pozwala na wyeliminowanie monotonnego zajęcia, pracownicy w tym czasie mogą zająć się innymi pracami,
• Ograniczenie lub całkowite wyeliminowanie pomyłek – automatyczne wczytanie dokumentów redukuje lub często całkowicie eliminuje ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu danych przez pracownika,
• automatyzacji procesów biznesowych –  automatyczne wczytanie dokumentu pozwala na pełną automatyzację procesu obsługi faktury,
• przyspieszenie obiegu dokumentu – czas przekazania dokumentu do narzędzia OCR i jego wczytanie jest znacznie krótsze niż wprowadzenie ręczne danych przez pracownika.

Z jakich narzędzi można skorzystać?

Na rynku istnieje wiele narzędzi służących do automatycznego rozpoznania i przetworzenia faktury dostępnych zarówno jako niezależne oprogramowanie instalowane w infrastrukturze klienta jak i dostępnych w modelu usługowym. Oprogramowani te nie wymagają przekazywania szablonów odczytywanych dokumentów, często też same uczą się odczytywać faktury według nowych wzorów.

Coraz więcej narzędzi obsługujących procesy biznesowe w organizacji jest również z takimi narzędziami zintegrowane (oprogramowanie finansowo księgowe, platformy zakupowe).

Przykład integracji z narzędziem OCR w procesie obsługi faktur w rozwiązaniach Marketplanet:

Jak widzimy OCR nie zastępuje ręcznego wprowadzenia dokumentów, wraz z komunikatami EDI stanowi jego uzupełnienie. Faktury mogą być wczytane zarówno przez dział księgowości jak i dowolnych uprawnionych użytkowników aplikacji, co znacznie skraca czas ich obiegu. Pozwala to także na automatyczne określanie właściciela biznesowego faktury.

Po przeprowadzeniu procesu odczytu faktura może być kierowana do dalszego procesowania lub np. do dodatkowej weryfikacji/akceptacji odczytu.

Czym się różni nasze rozwiązanie od innych dostępnych na rynku

Stosowane w rozwiązaniach Marketplanet narzędzie OCR nie tylko odczytuje faktury ale również jest w stanie utworzyć komunikaty EDI, dzięki czemu możliwe jest pełne wykorzystanie w zakresie invoice automation.

Czy warto zainwestować w integrację z OCR
w procesie obiegu faktur?

Odpowiedź brzmi tak ale… sam OCR nie wystarczy. Największe korzyści przyniesie nam wdrożenie wraz z zintegrowaniem odczytu poprzez kanały EDI z posiadanymi systemami informatycznymi gdyż pozwoli na pełną automatyzację procesu.