Komunikacja w przetargach w dobie pandemii – wyzwania

A jeśli pandemia utrudni komunikację w ramach postępowania?

W postępowaniach ogłoszonych w formie elektronicznej, w którym porozumiewanie się i składanie ofert odbywa się za pomocą dedykowanych portali (miniPortal, ePUAP, itp), na złożenie oferty z reguły wyznaczany jest dość długi wielodniowy termin, ale składanie oświadczeń, odbiór wezwań od zamawiającego i odpowiedzi zawierają się w krótkich ramach czasowych.

Sprawa jest prosta, jeśli zamawiający zawarł w siwz zapis: „Zamawiający dopuszcza komunikację z wykonawcami również za pomocą poczty elektronicznej, w sytuacjach nie przewidzianych na portalu ePUAP i miniPortal. Komunikacja odbywa się pod adresem: [email protected]”.

Co jednak może zrobić wykonawca, jeśli zamawiający nie wprowadził takich zapisów w siwz, a komunikacja w przetargach za pomocą dedykowanych portali jest nieskuteczna? Albo nie docierają wezwania zamawiającego albo wykonawca nie jest w stanie złożyć stosownych dokumentów?

Stosownie do art. 10a ust. 1 ustawy Pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym JEDZ odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Na mocy art. 10b ustawy pzp to zamawiający zapewnia, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oraz ich właściwości techniczne były:

• niedyskryminujące,
• ogólnie dostępne oraz
• interoperacyjne z produktami służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych będącymi w powszechnym użyciu

oraz nie mogły ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia.

Z przedstawionych w pytaniu informacji nie wynika, z jakich przyczyn nie docierają do wykonawcy wezwania zamawiającego, czy dotyczy to tylko miniPortalu czy także komercyjnych portali e-usług, za pomocą których odbywa się komunikacja.

Nie można zmienić kanału komunikacji

Jeżeli zamawiający nie dopuścił komunikacji za pomocą poczty elektronicznej, pozostaje niestety jedynie komunikacja za pośrednictwem portalu zakupowego. Być może to z przyczyn leżących po stronie tego portalu (np. nadmierne obciążenie ePUAP, na którym bazuje  miniPortal) nie docierają do wykonawcy wezwania, tak aby mógł w odpowiednim czasie i wymaganym zakresie na nie odpowiedzieć.

Można także podnosić m.in., że zamawiający nie dochował terminów wymaganych w ustawie Pzp np. wezwanie do złożenia przez wykonawcę dokumentów w trybie art. 26 ust. 1 ustawy Pzp dotarło w takim czasie, że wykonawca miał 4 dni, a nie co najmniej 10 dni na ich złożenie, jak wskazuje ustawa Pzp. Wymagać to będzie dowodu „informatycznego” ze strony wykonawcy, na to kiedy i czy w ogóle otrzymał wezwanie.

W przypadku, gdy zamawiający korzysta z komercyjnego portalu e-usług do komunikacji, to zazwyczaj taki portal ma system automatycznych powiadomień na adres e-mail o pojawieniu się na profilu wykonawcy korespondencji ze strony zamawiającego. Nie zwalnia to jednak zupełnie wykonawcy – o czym świadczy orzecznictwo KIO – od dołożenia należytej staranności i monitorowania odpowiedniej „zakładki” dotyczącej korespondencji na portalu e-usług. To ona powinna być podstawowym źródłem informacji dla wykonawcy.

Wniosek o przedłużenie terminu

Odnośnie do sygnalizowanych problemów ze złożeniem stosownych dokumentów utrudniona jest jednoznaczna odpowiedź, ponieważ nie wiadomo, o jakie dokumenty chodzi i z jakich przyczyn wykonawca nie jest w stanie ich złożyć (np. czy termin jest za krótki itd.).

Jeżeli dotyczyłoby to np. dokumentów składanych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia (np. informacji z KRK, zaświadczenia z ZUS), a problemy wynikałyby ze zbyt krótkiego terminu, jaki wyznaczył zamawiający na ich złożenie czy też uzupełnienie, to wykonawca ma zawsze możliwość, choć nie wynika ona wprost z ustawy Pzp, zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o przedłużenie takiego terminu.

Wprawdzie zamawiający nie ma obowiązku pozytywnie odnieść się do takiego wniosku, ale w sytuacji pandemii koronawirusa – w mojej ocenie – powinien uwzględnić zaistniałe okoliczności, tym bardziej, gdy wykonawca przedstawi mu przyczyny takiego wniosku.

Podstawa prawna odwołania do KIO

art. 10a ust. 1, art. 10b, art. 26 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1843)