Konsekwencje upływu terminu związania ofertą na gruncie nowej ustawy Prawo zamówień publicznych

Kwestia terminu związania ofertą zgodnie z obecną ustawą Pzp

Przepisy obecnie obowiązującej ustawy Prawo zamówień publicznych regulują kwestię terminu związania ofertą w sposób szczątkowy.

Określają jedynie maksymalne okresy związania ofertą, które może zastosować zamawiający w odniesieniu do danego postępowania, oraz przesłanki i tryb ich ewentualnego przedłużenia.

Żaden przepis ustawy Pzp nie zakazuje przy tym zawarcia umowy z wykonawcą w sytuacji, gdy termin związania ofertą już upłynął. Kwestię konsekwencji upływu terminu związania ofertą reguluje obecnie w zasadzie wyłącznie przepis art. 89 ust. 1 pkt. 7a ustawy Pzp, stanowiąc, iż zamawiający obowiązany jest odrzucić ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, o której mowa w art. 85 ust. 2 aktualnie obowiązującej ustawy.

Poza zakresem tej regulacji pozostaje zatem choćby względnie często występująca sytuacja, w której termin związania ofertą nie został przedłużony na kolejny okres, następujący po okresie przedłużenia które nastąpiło na skutek ww. wniosku zamawiającego.

Jest to przy tym kwestia o istotnym znaczeniu praktycznym – nierzadko zdarza się bowiem sytuacja, w której postępowanie nie zakończy się również w okresie związania ofertą przedłużonym na wniosek zamawiającego.

Kwestia termin związania ofertą zgodnie z nową ustawą Pzp

W nowej ustawie Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 poz. 2019) szereg kwestii związanych z terminem związania ofertą uregulowano w sposób odmienny.

Przede wszystkim, zamawiający będą zobowiązani określić termin związania ofertą poprzez wskazanie daty dziennej, będącej ostatnim dniem tego terminu.

O ile w przypadku postępowań o wartości nieprzekraczającej progów unijnych maksymalny termin związania ofertą ma nadal wynosić maksymalnie 30 dni, o tyle w przypadku postępowań o wartości przekraczającej ten próg maksymalne terminy uległy znacznemu wydłużeniu – do 90 dni, lub nawet 120, jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro.

Przepisy nowej ustawy wprost nakazują przy tym zamawiającemu dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej przed upływem terminu związania ofertą (art. 252 ust. 1).

Jeżeli wybór oferty jako najkorzystniejszej nie nastąpi przed upływem tego terminu, zamawiający ma obowiązek zwrócenia się z wnioskiem o przedłużenie tego terminu, przy czym z wnioskiem takim zamawiający może się zwrócić jednokrotnie, a wnioskowany okres przedłużenia nie może wynosić więcej niż 30 dni w przypadku postępowań o wartości szacunkowej nieprzekraczającej progów unijnych, i 60 dni w przypadku postępowań o wartości szacunkowej przekraczającej te progi.

Niewyrażenie przez wykonawcę w formie pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą zobowiązuje zamawiającego od odrzucenia takiej oferty.

Konsekwencje upływu przedłużonego terminu związania ofertą

Co jednak istotne, uregulowane zostały również konsekwencje upływu przedłużonego terminu związania ofertą.

Zamawiający – w sytuacji, gdy wybór oferty najkorzystniejszej nie nastąpił w okresie przedłużonego terminu związania ofertą, oraz nie mogąc zwrócić się o jego ponowne przedłużenie, obowiązany jest wezwać wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.

Termin na wyrażenie takiej zgody wyznacza zamawiający, i może on być w zasadzie dowolny. W interesie zamawiającego będzie leżało jednak wyznaczenie jak najkrótszego terminu, z uwagi na konieczność skrócenia stanu niepewności co do możliwości dokonania wyboru danej oferty.

Należy przy tym opowiedzieć się za niedopuszczalnością wyznaczania terminów zbyt krótkich, uniemożliwiających wykonawcom przedłożenie zamawiającemu oświadczenia o wyrażeniu zgody w wymaganej formie pisemnej.

Warto przy tym wskazać, że pisemność należy rozumieć przez pryzmat definicji legalnej zawartej w art. 7 pkt 16 nowej ustawy, pod którym to pojęciem należy rozumieć również oświadczenie złożone w formie elektronicznej.

Brak wyrażenia takiej zgody przez wykonawcę aktualizuje bowiem po stronie zamawiającego obowiązek odrzucenia oferty, a zamawiający zwraca się o wyrażenie takiej zgody do kolejnego wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

Jak wynika z powyższego, na gruncie przepisów nowej ustawy Prawo zamówień publicznych upływ terminu związania ofertą przedłużonego na wniosek zamawiającego nie oznacza braku możliwości kontynuowania postępowania i wyboru jednej z ofert jako najkorzystniejszej.

Zamawiający ma bowiem obowiązek zwracać się „do skutku” do kolejnych wykonawców, według ich pozycji w rankingu ofert, o wyrażenie zgody na wybór ich oferty po upływie terminu związania ofertą. Uregulowania te mają zapobiegać unieważnieniom postępowań na skutek ewentualnych zaniechań wykonawców w zakresie przedłużenia terminu związania ofertą z ich własnej inicjatywy. 

Żądanie wniesienia wadium

Co również istotne, przepisy nowej ustawy Pzp uprawniają Zamawiającego do żądania wniesienia wadium jedynie na podstawowy okres związania ofertą, oraz na przedłużenie tego okresu, które może nastąpić na jednokrotny wniosek Zamawiającego.

Podstawę do odrzucenia oferty będzie natomiast stanowiła wyłącznie sytuacja, w której wadium nie zostało utrzymane w sposób nieprzerwany do upływu terminu związania ofertą (art. 226 ust. 1 pkt. 14 nowej ustawy Pzp), z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 nowej ustawy. W art. 98 ust. 1 pkt 1 nowej ustawy został na zamawiającego nałożony obowiązek niezwłocznego zwrotu wadium, bez wniosku ze strony wykonawcy i nie później niż w terminie 7 od momentu wystąpienia jednej ze wskazanych w Pzp okoliczności, wśród których wymienia się upływ terminu związania ofertą.

Oznacza to, iż na etapie w którym zamawiający będzie mógł zwracać się do kolejnych wykonawców o wyrażenie zgody na wybór oferty po upływie terminu związania ofertą, nie będzie już mógł choćby dysponować wadium wniesionym przez wykonawcę. Tym bardziej nie będzie więc mógł zatrzymać wadium w sytuacji, gdy wykonawca odmówi wyrażenia zgody na wybór jego oferty po upływie terminu związania.

Podsumowanie

Opisane powyżej regulacje nowej ustawy Prawo zamówień publicznych regulują materię o istotnym znaczeniu praktycznym w sposób znacznie bardziej kompleksowy, niż przepisy ustawy obowiązującej obecnie.

Nowe regulacje rozwiewają w zasadzie większość istniejących pod rządami obecnej ustawy wątpliwości co do statusu oferty po upływie terminu związania, oraz co do możliwości jej wyboru, słusznie uzależniając możliwość wyboru oferty w takiej sytuacji od złożenia przez wykonawcę oświadczenia woli o jej podtrzymaniu.

Łańcuch braków w dotychczas obowiązujących regulacjach trafnie uzupełnia wprowadzenie po stronie zamawiającego obowiązku zwrócenia się do wykonawcy z wnioskiem o złożenie takiego oświadczenia, w połączeniu z doprecyzowaniem kwestii zwrotu wadium.