Praktyczne wskazówki dotyczące budowania i zarządzania działem zakupów

Na system zakupowy może składać się wiele modułów (funkcjonalności) np. planowanie zakupów, wybór dostawcy (sourcing), aukcje, kwalifikacja i ocena dostawców, zarządzanie umowami, workflow akceptacyjny, KPI i raporty. Do tego dochodzą moduły specyficzne dla danego procesu, takie jak: zamówienia publiczne, wnioski zakupowe, pisma, publikowanie ogłoszeń i składanie ofert, w tym ofert z podpisem kwalifikowanym.

Natomiast mówiąc o narzędziach wspierających procesy zakupowe myślimy o całym zestawie zintegrowanych różnych narzędzi, nie tylko stricte zakupowych. Tu najważniejsze mogą okazać się:

• systemy typu ERP, wspierające procesy realizacji i rozliczenia kontraktu a także zarządzania magazynami (wystawienie zamówień, odbiór towarów i usług (PZ), obsługę faktur (P2P, 3WM),
• hurtownie danych do budowania złożonych raportów zarządczych lub KPI,
• wywiadownie gospodarcze dostarczające informacje o kondycji wykonawców,
• aplikacje do zarządzania umowami (rejestracja i archiwizacja),

Wybór odpowiedniego narzędzia (lub zestawu narzędzi) dla organizacji zależy od wielu czynników. Przykładowymi są wielkość organizacji i jej potrzeb w zakresie funkcjonalności systemu, stopień skomplikowania procesów lub przepisów prawa, które musi stosować dokonując zakupów.

Jednak najważniejsze jest to, aby wdrożenie narzędzi zostało poprzedzone mapowaniem i optymalizacją procesów, a także analizą potrzeb w zakresie dostępnych modułów lub funkcjonalności. Dobrze skonfigurowany workflow może być wystarczającym wsparciem dla procesów akceptacyjnych i archiwizacyjnych w obszarze zakupów.

Jak zmieniły się relacje kupiec-dostawca w okresie pandemii?

Pandemia wpłynęła znacząco na sposób komunikacji kupiec-dostawca. Zamiast osobistych spotkań i negocjacji większość tematów jest uzgadniana na spotkaniach on-line, mailowo lub za pośrednictwem różnego rodzaju komunikatorów. Z jednej strony to pozytywna zmiana. Wykonawcy mają możliwość redukcji kosztów pozyskania kontraktu (odpadają koszty podróży i spotkań). Z drugiej strony, ta zmiana w sposobie komunikacji z osobistej na on-line długofalowo może negatywnie wpłynąć na budowanie relacji. 

Pandemia zmieniła również zarządzenie łańcuchem dostaw i strukturę dostawców na rynku. Poprzerywane łańcuchy dostaw i trudności w realizacji dostaw w oczekiwanym terminie wymuszają na zamawiających szukanie innych źródeł dostaw oraz budowanie na nowo relacji z dostawcami.

Oceny dostawców – czy stosować wypracowany arkusz, w jaki sposób ją aktualizować

Wypracowane arkusze oceny dostawców kwalifikowanych są jednym ze sposobów oceny kontrahentów, z którymi organizacja współpracuje. Warto jednak wskazać, że najbardziej efektywnym sposobem jest dokonywanie oceny dostawców w systemie zakupowym. Można w nim wielowymiarowo gromadzić dane o wykonawcach. Te dane pozyskiwane są zarówno z prowadzonego postępowania zakupowego, z etapu realizacji umowy, a nawet w oparciu o informacje z wywiadowni gospodarczych. Część danych może być gromadzona automatycznie, część wpisywana ręcznie. 

Podejście do aktualizacji oceny dostawców może być dostosowanie do potrzeb organizacji. Bardzo często dostawcy są poddawani cyklicznej ocenie okresowej (np. raz na pół roku), głównie w zakresie danych finansowych czy doświadczenia. Jeżeli jednak relacje biznesowe z danymi dostawcami są częste, dobrze jest dokonywać oceny na bieżąco, po każdej transakcji, zwłaszcza w zakresie należytej bądź nienależytej realizacji umowy/zamówienia. Wtedy mamy pewność, że dane są aktualne, co wiąże się ze wzrostem bezpieczeństwa w korzystaniu z nich.  

System do składania zamówień

Warto, aby składanie zamówień odbywało się w systemie IT, ponieważ to bardzo porządkuje i usprawnia realizację zakupów. Na rynku funkcjonuje wiele narzędzi typu ERP, które posiadają funkcję tworzenia zamówień. Niezależnie od wybranego systemu ważne jest, aby funkcjonalność, z której organizacja korzysta obejmowała cały proces od momentu wystawienia zapotrzebowania, poprzez złożenie zamówienia, dokonanie odbioru towaru lub usługi (PZ) i wystawienie faktury, a także zarządzanie zasobami magazynowi. 

Metodyka składania zamówień i uzupełniania zapasów

Kluczowe jest, aby zamówienia funkcjonowały w organizacji, ponieważ konkretne zdefiniowanie zobowiązań stron w zamówieniu wpływa na bezpieczeństwo transakcji. Najbardziej efektywnym sposobem jest składanie zamówień za pośrednictwem systemu IT i wysyłanie ich dostawcom również w formie elektronicznej (zastosowanie EDI dla dostawców z którymi relacje biznesowe są częste lub przesyłanie z systemu IT na maila). Zamówienia to tylko jeden z elementów procesu zakupowego, którego kolejnymi krokami są awizacja dostawy, potwierdzenie odbioru towaru lub usługi (PZ) i faktura. Cały proces daje nam możliwość zarządzania popytem i bieżącego weryfikowania poziomu zapasów, a co za tym idzie rozpoczęcia procesu zakupowego w odpowiednim momencie w celu ich uzupełnienia.  

Przykłady KPI w dziale zakupów

Przykładowe KPI w procesie zakupowym:

• Konkurencyjność w prowadzonym postępowaniu zakupowym – im większa, tym większą szansa na lepszą ofertę,
• Oszczędności (różne są metody ich liczenia np. w stosunku do budżetu, albo w stosunku do innych ofert złożonych w postępowaniu zakupowym),
• Czas prowadzenia postępowań zakupowych,
• Ilość postępowań zakupowych przypadających na jednego kupca.

Należy jednak pamiętać o jednej kluczowej kwestii. Podejście typu „funkcjonuje u innych zamawiających, to u mnie też się sprawdzi” nie jest właściwe, zwłaszcza przy kluczowych wskaźnikach efektywności. Dlatego zawsze, korzystając z przykładowych KPI, należy się zastanowić, czy są adekwatne do mojej organizacji oraz czy ich poziom jest odpowiednio określony.

Jak negocjować z dostawcami monopolistami? 

To powracające zagadnienie. Istnieje na ten temat wiele poradników, dostępnych często także w sieci, jednak pozostaje pytanie czy są one skuteczne. Trudno to ocenić, natomiast przede wszystkim warto stawiać na szczerość i budowanie relacji z takim wykonawcą oraz rzetelne rozpisywanie kosztów. Inną kwestią jest to, czy rzeczywiście dużo jest takich zamówień, gdzie spotykamy się z sytuacją monopolu. Często to zamawiający swoimi wcześniejszymi decyzjami doprowadził do sytuacji monopolu. Zatem w pierwszym kroku zawsze warto przeanalizować, co jest przyczyną istnienia relacji monopolistycznych i jeżeli to możliwe wypracować rozwiązanie zmierzające do wyjścia z monopolu. Nawet jeżeli byłoby to rozwiązanie długofalowe, to w perspektywie może okazać się opłacalne. Czasem już samo stworzenie alternatywy jest argumentem do partnerskiej rozmowy i negocjacji.