Jak budować dział zakupów z sukcesem – Procurement Influencers Talks (odc. 17)

Rozmowa zaczęła się od bardzo ważnego pytania – od czego zacząć, chcąc budować zakupy od nowa lub planując reorganizację bądź optymalizację działu zakupów. Zaproszone ekspertki wskazały na niezwykle istotną kwestię – kiedyś ważne były procedury. Procedury musiały być obszerne, przygotowywane bardzo często przy wsparciu działu prawnego. Obecnie wygląda to zupełnie inaczej.

Pierwszym krokiem jest tak naprawdę ustanowienie i określenie roli organizacji zakupowej, sprecyzowanie jaka jest to organizacja. Rola zakupów powinna być określana w stosunku do organizacji z bardzo prostego powodu. Organizacje są różne, jedne są mniej, inne bardziej sformalizowane, mają także różne cele. Za tym powinno iść odpowiednie zamodelowanie procesu, dobór narzędzi i dopiero na końcu – ostatnim etapem – jest dobór procedur. Takie podejście pozwala budować dział zakupów, który będzie solidnym fundamentem całej organizacji.

Rola zakupów w firmie

Kiedyś głównym hasłem w zakupach były oszczędności – zakupy istniały po to, aby generować oszczędności. Także i to podejście na przestrzeni lat się zmieniło. Dziś nie chodzi tylko o to, aby kupić jak najtaniej. Doświadczenia pokazują, że najtaniej niekoniecznie oznacza najlepiej (a wtedy generowane są dodatkowe koszty, których przedsiębiorstwa najczęściej chcą uniknąć). Zamawiający kierują się obecnie czymś więcej niż cena. Zwraca się uwagę na inne kwestie, wśród których można wskazać:

• właściwy wybór dostawcy,
• partnerstwo,
• ekologię,
• właściwe traktowanie pracowników,
• spełnianie norm bezpieczeństwa.

Można powiedzieć także, że rolą działu zakupów jest inspirowanie. Zdaniem ekspertek, kupiec powinien być na bieżąco z trendami, znać na bieżąco innowacje i inspirować całą organizację, być wizjonerem.

Choć wydaje się, że kupować może każdy, zwłaszcza takie towary, które kupujemy także w życiu prywatnym, to jest to jednak bardzo mylący pogląd. Pracownicy działu zakupów powinni mieć bardziej rozbudowane kompetencje, zwłaszcza, że patrząc na całość procesu zakupowego ważny jest aspekt zarządzania nim kompleksowo. Ważnym aspektem doradztwa w zakupach jest także zarządzanie zmianą. Jest to kluczowa kompetencja podczas wprowadzania zmian, a tych trudno uniknąć, ponieważ dział zakupów, jak każda organizacja ewoluuje.

Jaką rolę w zakupach ma system informatyczny

Mówiąc o organizacji zakupowej, jej tworzeniu i zarządzaniu nie sposób pominąć kwestii dotyczących narzędzi wykorzystywanych przez dział zakupów. Czym jest dziś informatyczny system wspierający zakupy? Można powiedzieć, że kiedyś to był taki workflow procedur, zapewniający transparentność. Teraz jego rola jest bardziej rozbudowana. Informatyczny system oczywiście nadal powinien zapewniać transparentność, ułatwiać gromadzenie informacji w jednym miejscu, szybki dostęp do danych, a także udostępnianie ich odpowiednim osobom. To jednak nie wszystko. Jest to także platforma współpracy z wykonawcami – ważne, aby wdrożone narzędzia informatyczne spełniały także potrzeby wykonawców. Duży nacisk kładzie się obecnie na optymalizację pracy, w związku z czym istotne są integracje z systemami ERP. Podsumowując, obecnie informatyczny system wspierający zakupy jest kompleksowym narzędziem wchodzącym w proces zakupowy i nie tylko.

Warto także nawiązać do coraz bardziej powszechnej pracy zdalnej. Jak zachować i budować partnerstwo z zachowaniem narzędzi informatycznych – zwłaszcza w czasach „home office”, kiedy utrzymywanie relacji jest znacznie trudniejsze niż podczas tradycyjnych spotkań.

Wbrew pozorom transparentność też jest ważna dla wykonawców, zwłaszcza, jeśli wcześniej nie zawsze otrzymywali informacje zwrotne czy odpowiedzi o wynikach postępowania. A dobrze zaprojektowanym w systemie te informacje są widoczne, mają dostęp do informacji o poszczególnych etapach czy wynikach postępowania. Warto także podkreślić mniejszy formalizm, takich narzędzi, ponieważ to, że nie trzeba przygotowywać, aż tak formalnych dokumentów, dla wielu wykonawców jest dużym ułatwieniem i zachętą do składania ofert.