W wielu firmach toczą się dyskusje na temat kosztów współpracy z dostawcami. Zadawane jest pytanie w jakim stopniu należy zaangażować się w weryfikację dostawców dla zabezpieczania wielu istotnych interesów przedsiębiorstwa. W naszym artykule podpowiadamy jakie perspektywy weryfikacji dostawców warto uwzględnić i czy zawsze jest to konieczne. Punktem wyjścia dla naszych rozważań jest identyfikacja działań, które są wymagane formalnie przez organy administracji skarbowej oraz tych związanych bezpośrednio z efektywnością i ryzykiem prowadzonego biznesu.
Formalna weryfikacja dostawców
Każdej działalności gospodarczej towarzyszą obowiązki księgowe i dokumentowanie wydatków co ma ścisły związek z naliczaniem podatków. Coraz częściej to na firmy jest przekierowana odpowiedzialność za badanie wiarygodności swoich dostawców w odniesieniu do uprawnionej kwalifikacji kosztów uzyskanie przychodów z tytułu ponoszonych wydatków a także odliczeń podatku VAT. Organy skarbowe wymagają stosowania zasad należytej staranności w tym zakresie, a tym samym dokumentowania i prowadzenia zapisów z procesu weryfikacji swoich dostawców.
O zasadach staranności przeczytasz w wytycznych Ministerstwa Finansów.
Weryfikację dostawcy z Polski możesz wykonać przy pomocy udostępnionych przez Ministerstwa Finansów narzędzi. Są to:
- Biała Lista podatników VAT – link do wyszukiwarki
- Baza umożliwiająca sprawdzenie statusu podmiotu w VAT – link do bazy
Warto też pamiętać, że na stronie Ministerstwa Finansów jest dostępnych wiele innych wyszukiwarek (https://www.podatki.gov.pl/wyszukiwarki/), które mogą ułatwić weryfikację dostawcy.
Jak często należy weryfikować dostawców?
Co istotne, weryfikacja nie jest jednorazowym badaniem dostawców. Jest wymagana każdorazowo przy rozliczaniu faktury. Chodzi m.in. o sprawdzenie statusu płatnika, czy jest aktywnym płatnikiem VAT oraz przypisanie właściwego numeru jego konta bankowego. Dlatego, mając na uwadze fakt obowiązku weryfikacji dostawców, należy wykorzystać ponoszone obciążenie operacyjne dla zebrania szerszych informacji o dostawcy w kontekście efektywności i bezpieczeństwa własnej współpracy biznesowej z danym kontrahentem.
Weryfikacja dostawców spoza Polski
Formalna weryfikacja dostawcy dla podmiotów z Polski jest relatywnie prosta, ponieważ opiera się o często darmowe, bezpieczne zasoby informacyjne. Podmioty działające w ramach UE podlegają podobnym regulacjom. Organy UE udostępniają poprzez Portal „e-Sprawiedliwość” (link do portalu) dostęp do zasobów informacyjnych państw członkowskich. Podstawowe dane są bezpłatne, jednak szczegółowy zakres danych jest dostępny dopiero po dokonaniu płatności. Można także zweryfikować, czy podmiot posiada aktywny numer VAT. Służy do tego baza VIES, dostępna na tej stronie (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation).
Największym problemem dla weryfikacji dostawców są podmioty zarejestrowane poza obszarem UE. Ich samodzielna weryfikacja jest trudna, ponieważ wymaga znajomości zasad funkcjonowania podmiotów na poszczególnych rynkach. Dodatkowo brak wiarygodnych scentralizowanych baz informacyjnych. Dlatego bezpiecznie weryfikację takich podmiotów powierzyć wyspecjalizowanym podmiotom, często posiadającym sieć lokalnych partnerów znającym lokalne warunki dostępu do określonych informacji. Należy nie zapominać, że taką weryfikację można odpłatnie wykonać za pośrednictwem instytucji bankowych.
Weryfikacja dostawców ma zapewnić bezpieczeństwo współpracy w wymiarze poprawności rozliczeń finansowych, ograniczania ryzyka fraudu, przepadku towarów, ale także ograniczyć ryzyko wspierania przestępstw podatkowych, prania brudnych pieniędzy czy naruszeń sankcyjnych.
Czytaj także:
Henryk Tylkowski
Doświadczony trener i doradca w zakresie optymalizacji procesów produkcji, zarządzania portfolio dostawców oraz strategicznego zarządzania zakupami w branżach mechaniczna, elektroniczna, elektroenergetyczna i telekomunikacyjna. Posiada ekspercką wiedzę w takich obszarach jak: - Zarządzanie zmianą w zakupach strategicznych - Modelowanie procesów biznesowych z zastosowaniem narzędzi wsparcia IT - Optymalizacja i organizacja procesów technologicznych w skali produkcji prototypowej jednostkowej oraz masowej - Automatyzacja oraz optymalizacja procesów produkcji masowej - Wdrażanie systemów jakości ISO 9000