Kwalifikacja dostawców – zbadaj potencjał swoich kontrahentów

Często różnicujemy Kwalifikację na wstępną i właściwą. W ramach Kwalifikacji wstępnej oceniamy generalne kryteria dopasowania Partnera do naszych potrzeb w wymiarze technicznym, ale także stabilności finansowej.  W kwalifikacji wstępnej kryteria oceny dla badanych dostawców są najczęściej identyczne, bez względu na kupowany asortyment czy usługę. Najczęściej odnosimy się do takich kryteriów jak standing finansowy, pozycja dostawcy na rynku, jego wielkość, zatrudnienie, wielkość ponoszonych nakładów na rozwój nowych technologii, odnowę parku maszynowego, poziom zadłużenia w odniesieniu do rocznych obrotów, opinia na rynku o danym dostawcy.

Kryteria oceny w procesie Kwalifikacji dostawców prezentujemy na poniższej grafice.

 Rys. 1. Kryteria oceny w procesie Kwalifikacji dostawców.

Kwalifikację właściwą prowadzimy najczęściej w odniesieniu do przeznaczenia danego zakupu, jego istotności z punktu widzenia znaczenia asortymentu oraz ryzyka ich niedostępności, oczekiwanej wydajności dostaw, standardów jakościowych ich stabilności itp. Grupy kryteriów opisuje zamieszczony powyżej diagram siedmiu perspektyw oceny. Oczywiście specyfika asortymentu, technologii i docelowego przeznaczenia determinuje jakie kryteria okażą się najbardziej efektywne w ocenie kwalifikacyjnej dostawców.

Czy proces kwalifikacji dotyczy wszystkich dostawców?

W praktyce biznesowej niezmiernie rzadko spotykamy firmy, które prowadzą ocenę w procesie Kwalifikacji dla wszystkich swoich dostawców. W jakich przypadkach warto uruchamiać taki proces? Można wskazać trzy kluczowe:

• Wobec podmiotów, które dostarczają istotne, strategiczne surowce lub komponenty.
• Wtedy, gdy charakter współpracy jest długofalowy, przykładem są usługi serwisowe.
• Jeśli współpraca dotyczy dóbr inwestycyjnych, gdzie w procesie użytkowania liczymy na wsparcie dostawcy w zakresie części zamiennych, profesjonalnego wsparcia serwisowego itp.

Rys. 2. Kryteria wpływające na uruchomienie procesu Kwalifikacji dostawców.

Warto zaznaczyć, że Kwalifikację właściwą powinniśmy zaplanować i wykonać wraz z dostawcą, jednak w kontekście konkretnego zdarzenia zakupowego.

Dlaczego takie podejście w Kwalifikacji dostawców jest efektywne?

Wartość takiej oceny w procesie kwalifikacji właściwej wynika właśnie z powiązania kryteriów oceny z naszymi oczekiwaniami i wymaganiami w kontekście konkretnego zakupu, docelowego przeznaczenia dóbr, czasu ich użytkowania lub relacji, na jaką liczymy z dostawcą.

Ocena w procesie Kwalifikacji dostawcy jest fundamentem dla oceny i porównywania ofert dostawców. Oznacza to, że warunki handlowe są istotne, jednak ważny jest także potencjał techniczny, który stoi za realizacją dostaw. Zależność ta jest bardzo istotna, gdy zakup dotyczy dóbr inwestycyjnych, które przekładają się docelowo na wydajność naszych procesów, powtarzalność jakościową naszej produkcji, ciągłość pracy, trwałość użytkowania itp. Kwalifikacja właściwa ma na celu potwierdzenie, że istnieją obiektywne podstawy dochowania ofertowych wymagań.

Z jednej strony badamy i porównujemy oferty. Z drugiej strony poszukujemy potwierdzenia, że istnieją obiektywne warunki dla naszej współpracy a oferta znajduje potwierdzenie w ocenie kwalifikacji właściwej.

Kwalifikacja jako taka jest również podstawą do interpretacji wyników oceny dostaw danego dostawcy. Z jednej strony weryfikujemy wypełnienie wymagań jakościowych, logistycznych dostaw, zapisanych w kontrakcie, a z drugiej poszukujemy odpowiedzi, co się zmieniło lub czego zabrakło w kryteriach oceny Kwalifikacji właściwej, jeśli wyniki oceny dostaw są poniżej oczekiwań.