Zacznijmy od najtrudniejszej kwestii – weryfikacji własnych możliwości. Jeśli planujesz rozwój swoich produktów, poprawę swojej konkurencyjności, to powinieneś zastanowić się, czy te wyzwania nie przerastają Twoich/ Twojej firmy możliwości intelektualnych, technicznych, konstrukcyjnych i technologicznych. Czy samodzielnie w realnym czasie udźwigniesz te zadania? Te pytania, choć dość trudne, powinny często pojawiać się w naszym podejściu do rozwoju własnych produktów.

Szansą na sukces jest ustawiczne budowanie bazy wiedzy o naszych partnerach / dostawcach, ponieważ ich innowacje oraz rozwój stosowanych technologii dają podstawę do naszego rozwoju. Jednak, jeśli nie monitorujemy dostawców w kontekście ich własnego rozwoju produktowego, wówczas nigdy albo jedynie przez przypadek skorzystamy z ich potencjału rozwoju.

Proces kwalifikacji, a w szczególności kwalifikacji właściwej, jest wyjątkowym pretekstem do pozyskiwania informacji o zmianach u dostawcy w odniesieniu do ich planów rozwojowych i modernizacyjnych w obszarze technologii produkcji, wydajności procesowej czy rozwoju produkowanych wyrobów. Taki scenariusz rozwoju przynosi obopólne korzyści, zacieśnia współpracę, potencjalnie zwiększa i rozszerza jej zakres, ogranicza ryzyka poprzez relatywnie wcześniejsze ujawnianie potencjalnych zagrożeń.

Pamiętajmy, że Kwalifikacja dostawców wspiera również badanie rynku dostaw, pozwala na walidowanie opłacalności uruchomienia kooperacji i outsourcingi części własnych procesów do dotychczasowych dostawców.

Kwalifikacja dostawców a optymalizacja bazy dostawców i oferentów

Każda firma, organizując logistykę dostaw, opiera swoje działania o Bazę dostawców i oferentów. To podręczne i zintegrowane zasoby informacyjne, do których odwołujemy się w procesie sourcing-owym  w procesie zakupowym.

Często wiele firm traktuje tę bazę jako spis kontaktów i adresów potencjalnych dostawców. Z perspektywy zaawansowanego zarządzania zakupami takie podejście jest daleko niewystarczające. Brak informacji o profilu technologicznym dostawcy, potencjale wykonawczym uniemożliwia rankingowanie dostawców w kontekście naszych potrzeb zakupowych. Elementem rozszerzającym dla bazy dostawców jest proces Kwalifikacji.

Poza oceną wynikową uzyskiwaną w tym procesie, gromadzimy dużo informacji, które pozwalają na precyzyjne przeszukiwanie bazy informacyjnej w kontekście optymalnego doboru partnerów dla ofertowania i późniejszej współpracy. Zestaw gromadzonych informacji pozwala na profilowanie poszczególnych dostawców, co w konsekwencji upraszcza proces optymalizacji wyboru dostawcy oraz eliminuje wiele ryzyk. Stosowanie takiego podejścia w połączeniu z oceną dostaw daje podstawy do rzetelnego przygotowania przyszłych wymagań ofertowych, a w efekcie poprawy dotychczasowych zapisów umownych.

Dlatego Ocena dostaw dostawców oraz ich kwalifikacja są podstawą w procesie świadomego zarządzania bazą dostawców. Pod pojęciem zarządzania bazą dostawców rozumiemy między innymi takie działania jak rankingowanie dostawców w poszczególnych kategoriach asortymentowych czy nadawanie statusów aktywnego lub nieaktywnego dostawcy do transakcji zakupowych.

Znaczenie zarządzania bazą dostawców

Czy wysiłki włożone w weryfikację i kwalifikacje dostawców mają sens? Dlaczego się opłacają? Organizacja logistyki dostaw w każdej firmie jest fundamentem dla prowadzonej działalności  gospodarczej. Jej efektywność i profesjonalizm decydują o ciągłości i jakości dostaw, a także rentowności podejmowanych działań produkcyjnych. Ma również wpływ na potencjał rozwojowy produkowanych wyrobów czy świadczonych usług.

Oczywiście zarządzanie relacjami z dostawcami wymagają istotnego zaangażowania firmy, jednak w dłuższej perspektywie kapitał wiedzy o rynku i dostawcach, szczególnie w zakresie strategicznych asortymentów, się opłaca i decyduje o uzyskiwanej efektywności w następujących obszarach:

• ciągłości dostaw
• stabilności cen kupowanych asortymentów
• stabilności parametrów jakościowych
• ciągłości produkcji własnej co eliminuje postoje linii produkcyjnych i personelu obsługi
• poprawie mobilność procesu zakupowego poprzez szybki dostęp do informacji o rynku i dostawcach
• budowie potencjału dla wspólnych programów oszczędnościowych i optymalizacyjnych
• wypracowywaniu zwiększonej wartości dodanej dla klienta końcowego.

Wymienione obszary i osiągnięte efekty z reguły przewyższają ponoszone nakłady, dlatego warto, stosownie do warunków firmy i skali biznesu, wdrażać standardy weryfikacji i kwalifikacji dostawców.