Rażąco niska cena – jak Zamawiający powinien oceniać wyjaśnienia?

Rażąco niska cena – wyjaśnienia kompleksowe

Co to oznacza? Wyjaśnienia są kompleksowe jeśli wyjaśniają cenę globalnie, czy też odpowiadają na zadane przez Zamawiającego pytania. Jeśli wezwanie było ogólne należy sprawdzić, czy Wykonawca odpowiedział w taki sposób, że poruszył wszystkie istotne aspekty ceny w tym zamówieniu. Nie wystarczy bowiem odniesienie się do jednego wątku dotyczącego ceny. Jeśli Zamawiający zadał konkretne pytania to wykonawca powinien precyzyjnie odpowiedzieć na każde z tych pytań. Oczywiście nie oznacza to, że jeśli wykonawca nie odpowie na jedno trzeba od razu ofertę odrzucić. Należy bowiem brak takiej odpowiedzi ocenić przez pryzmat stanu faktycznego. 

Taka sytuacja miała miejsce w wyroku KIO 1104/22 z dnia 13 maja 2022 roku, gdzie Wykonawca nie odpowiedział na jedno drugorzędne pytanie, a tych pytań zadano aż 94. Izba w tym wyroku wskazała cyt; „Celem skierowania przez zamawiającego wezwania do złożenia wyjaśnień w trybie art. 224 p.z.p. jest ustalanie, czy cena zaoferowana przez wykonawcę jest realistyczna, a nie doprowadzanie do sytuacji, w której oferta zostaje odrzucona z błahego powodu.”

Rażąco niska cena – wyjaśnienia konkretne

Konkretne wyjaśnienia to takie, które dają się przełożyć na pewne wartości matematyczne. Dzięki którym Zamawiający uzyskuje informacje, jakie okoliczności, które da się wyrazić w sposób precyzyjny zadecydowały o tym, że wykonawca mógł sobie pozwolić na obniżenie ceny oferty. Zaprzeczeniem konkretnych wyjaśnień jest stosowana ogólnie beletrystyka, którą Izba skrytykowała w wyroku KIO 1848/15 cyt; „Stosowana powszechnie w dokumentach tego typu beletrystyka polegająca na mnożeniu ogólników o wielkim doświadczeniu wykonawcy, jego znakomitej organizacji produkcji, optymalizacji kosztów, wdrożeniu niezwykle nowoczesnych i energooszczędnych technologii, posiadaniu wykwalifikowanej acz taniej kadry, korzystnym położeniu jego bazy czy siedziby, etc. (…) przeważnie nic nie wnosi do sprawy i nie niesie informacji o żadnych możliwych do uchwycenia wartościach ekonomicznych.”.

Jeśli wyjaśnienia są ogólnikowe i opierają się jedynie na „wielkim doświadczeniu” wykonawcy bez pokrycia konkretnymi wartościami czy dowodami to należy taką ofertę odrzucić.

Na co jeszcze zwrócić uwagę, analizując wyjaśnienia wykonawcy?

Zamawiający powinien także upewnić się, czy wykonawca ujął wszystkie istotne elementy kalkulacji, czy uwzględnił ewentualną specyfikę zamówienia, a także, czy nigdzie nie popełnił błędu w obliczeniu ceny oraz czy jego wyjaśnienia wskazują na zgodność stawki wskazanej w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 roku.

Wszystkie dane, czy informacje, które wskazuje Wykonawca w wyjaśnieniach powinny być wiarygodne, czyli Wykonawca powinien przedstawić dokumenty potwierdzające te okoliczności. Warto wskazać, że Zamawiający nie powinien żądać dowodu na każdą okoliczność, czy też oceniać wyjaśnień wykonawcy przez pryzmat tego, że nie złożył dowodów na każdą okoliczność. Trzeba znaleźć złoty środek w ocenie dowodów. Warto w tym zakresie przywołać orzeczenie KIO 359/22 z dnia 23 lutego 2022 roku w którym Izba wskazała, że cyt; „Zamawiający co do zasady nie może wymagać, aby wykonawca składał dowód na każdą kwotę przewijającą się w wyjaśnieniu. Jednakże wydaje się to niezbędne dla kluczowych składników zamówienia, czyli szczególnie tych, w odniesieniu do których wykonawca sięga po argumenty o szczególnie korzystnych warunkach rynkowych, a także w zakresie kwestii wprost wskazanych w wezwaniu zamawiającego”.

Wydaje się, że wyrok ten zawiera bardzo rozsądne wskazówki w jaki sposób oceniać wyjaśnienia wykonawcy w kontekście dowodów.

Oceniając wyjaśnienia Wykonawcy trzeba być także czujnym, czy wyjaśnienia nie doprowadzają do sprzeczności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, czy są spójne i logiczne, czy wykonawca udowodnił że zamówienie może wykonać bez straty, czy cena pokrywa minimalne koszty realizacji.

Podsumowanie

Jakie powinny być wyjaśnienia wykonawcy?

• Odnosić się do konkretnych elementów oferty – np. kosztów pracy, materiałów, czy też technologii. O tym, co będzie najważniejszym kosztem w danym zamówieniu decyduje przedmiot zamówienia.
• Być spójne i logiczne – nie może być tak, że wykonawca deklaruje bardzo niską cenę materiałów bez żadnego uzasadnienia.
• Zawierać dowody – np. oferty od podwykonawców, kalkulacje, umowy, cenniki.

 Na co zwrócić uwagę przy ocenie wyjaśnień?

• Czy wyjaśnienia są konkretne czy ogólnikowe?
• Stwierdzenie  “posiadamy doświadczony zespół” i własną bazę sprzętową to za mało. Potrzebne są konkretne liczby i dowody
• Czy wykonawca wskazuje racjonalne podstawy niskiej ceny, to znaczy okoliczności które dostępne są tylko jemu i które dają mu przewagę.
• Czy dokumenty potwierdzają przedstawione twierdzenia? Czy na każdą okoliczność przewagi wykonawcy dołączono dowody?
• Czy nie pominięto istotnych elementów kosztów? Przykładowo brak kosztów ZUS, brak wyliczenia urlopów pracowników, nieprawidłowa stawka robocizny – niezgodna z Rozporządzeniem w sprawie minimalnego wynagrodzenia.
• Czy wyjaśnienia są kompletne i spójne w odniesieniu do wszystkich kosztotwórczych pozycji?
• Czy uwzględniono wszystkie istotne elementy ceny?

Po co wykonawcom plan postępowań?

Plan postępowań to narzędzie, które jest dedykowane Zamawiającym. Jest to pewien obowiązek Zamawiających.

Na pierwszy rzut oka jawi się zatem jako formalność ze strony Zamawiających zupełnie nie mająca znaczenia dla Wykonawców. Nic bardziej mylnego.

Plan postępowań to narzędzie wyjątkowo przyjazne Wykonawcom, a od 1stycznia 2021 roku, kiedy ustawodawca wprowadził aktualizację planu postępowań wręcz nieodzowne w pracy wykonawcy z następujących powodów:

• Wykonawcy mogą przygotować się wcześniej do danego postępowania bowiem plan postępowań zawiera informacje, jakie konkretne zamówienia oraz w jakim okresie czasu będą ogłaszane.

Dzięki temu Wykonawca odpowiednio wcześniej może zaplanować wykorzystanie swoich zasobów to jest ludzi, sprzętu i budżetu, przygotować dokumenty referencyjne, czy też zaplanować udział w innych postępowaniach bez kolizji terminów.

• Wykonawca może dostosować swoją ofertę handlową i przygotować strategię odpowiednio wcześniej. Może dostosować ceny, poprzez rozpoczęcie negocjacji odpowiednio wcześniej albo zastanowić się nad złożeniem oferty w Konsorcjum, czy też poprzez poleganie na potencjale podmiotu trzeciego.
• Dzięki planowi postępowań wykonawca może po prostu lepiej rozeznać rynek. Pan jest dobrym źródłem informacji o trendach zakupowych czy też powtarzalnych zamówieniach.
• Wykonawca dzięki planowi postępowań może także zadecydować o wejściu na dany rynek. Jeśli zauważy bardzo duże postępowania u danego Zamawiającego to może zadecydować o otwarciu oddziału czy też zacząć poszukiwać lokalnych pracowników.