Dynamika zmian, jakie następują w większości rozwijających się firm, zmiany otoczenia biznesowego powodują zwiększenie zainteresowania zarządów tematyką generowania strukturalnych oszczędności nie tylko w zakresie kategorii bezpośrednich, ale także w ramach zakupów pośrednich. Coraz więcej przykładów na rynku pozwala zauważyć budowanie dedykowanych zespołów sourcingowych także w wymiarze kategorii stanowiących pozostałą część podziału wolumenu zakupowego np. wg. Pareto. , które dotychczas były traktowane po macoszemu, czy też pomijane ze względu na mało istotny wolumen.
Zakupy pośrednie to grupy asortymentów wspierające pracę biznesu, takie jak materiały biurowe, leasing floty samochodowej, karty paliwowe, telefonia mobilna, ubezpieczenia czy też towary BHP (np. odzież robocza używana przez firmy produkcyjne) itp. Jeszcze kilka lat temu wiele firm na naszym rynku nie kładło nacisku na generowanie oszczędności w tym obszarze. Powodem zmiany podejścia jest coraz trudniejsza sytuacja gospodarcza na rynkach lokalnych i globalnych, zwiększenie działań konkurencji, a także spadek sprzedaży wytwarzanych produktów oraz chęć wygenerowania większych zysków. Dlatego firmy, aby zwiększać swoją konkurencyjność, zaczęły się skupiać na obszarach nowych, wcześniej niestanowiących części strategii firmy. Takim obszarem, gdzie firmy pragną odnajdywać dodatkowe wymierne korzyści, są właśnie zakupy – bezpośrednie i pośrednie.
- Czy już możemy mówić o objęciu potencjałem zakupowym całość wydatków?
- Jakie oszczędności możemy wygenerować w ramach działań strategicznych?
Grupy zakupowe – razem raźniej…
Co ciekawe, podejście do zakupów bezpośrednich (produkcyjnych), które zawsze było i jest tematem tabu i tzw. nietykalności w wielu firmach, zaczęło się zmieniać. Bardzo duże organizacje biznesowe, koncerny międzynarodowe tworzą wewnątrz swoich organizacji „grupy” wspierające również zakupy produkcyjne. Firmy łączą podobne zakupy dywizyjne w celu zagwarantowania sobie lepszych warunków handlowych.
Dodatkowo w innych asortymentach łączą się z innymi organizacjami w tzw. grupy zakupowe o charakterze poziomym. Nowo zbudowane organizacje pozwalają na skonsolidowanie wolumenu takich samych asortymentów, które docelowo wspierają core business i obniżają koszty.
Outsourcing
– czyli na czym powinniśmy się skupiać, a co powinno być oddane w „dobre ręce”
To, czego często brakuje wielu firmom, aby przejść na wyższy poziom rozwoju związanego z obszarem zakupów, to brak spojrzenia strategicznego na koszty funkcjonowania organizacji zakupowej oraz brak chęci „wpuszczenia kogoś obcego” na swój teren.
Co ciekawe, nasi zachodni sąsiedzi i firmy działające w krajach Europy Zachodniej już dawno przyzwyczaili się do faktu, iż nie można znać się na wszystkim i nie można ograniczać wiedzy odnośnie możliwości rewizji własnych kosztów w oparciu tylko i wyłącznie o zasoby wewnętrzne.
Na rynku istnieje wiele rodzajów outsourcingu zakupowego, gdzie firmy są wspierane przez organizacje zatrudniające specjalistów posiadających wiedzę i doświadczenie w wybranych dziedzinach zakupów.
Wsparcie takich profesjonalnych organizacji może mieć wiele płaszczyzn, np.
- Outsourcing specjalistów do prowadzenia działań zakupowych w firmie,
- Prowadzenie wybranych projektów zakupowych,
- Organizowanie badań rynkowych,
- Przeprowadzanie procesu standaryzacji,
- Budowa strategii zarządzania asortymentem,
- Tworzenie grup zakupowych dla wybranych grup asortymentowych
Kadry, ale czy tylko własne?
Kolejnym tematem, są zasoby ludzkie w dziale zakupów. Organizacje nie mogą sobie pozwolić na posiadanie specjalistów w każdej grupie asortymentowej. Może to być nierentowne i niepotrzebne. Nieważne, czy specjalista ds. zakupów jest odpowiedzialny za asortyment klasy A czy B. Tak naprawdę, aby być najlepszym w swojej dziedzinie, trzeba cały czas śledzić zmieniające się trendy panujące na rynku, ciągle analizować rynek dostawców, poszukiwać innowacji, opcji, oszczędności etc.
Dlatego należy zadać pytanie czy to my powinniśmy to robić w ramach zasobów własnych, czy nie taniej byłoby oddać tę pracę w „dobre ręce” partnera zewnętrznego?
Strategiczne podejście do zakupów – audyt zakupowy
Pytania jakie zadają sobie organizacje, w zakresie budowania strategicznego zarządzania zakupami to min.:
- Jakie asortymenty powinniśmy konsolidować, które są strategiczne, a na które nie powinniśmy tracić czasu?
- Czy coś jeszcze możemy osiągnąć poza wygenerowaniem oszczędności?
- Jak powinniśmy strategicznie podejść do zagadnień związanych z agregacją i przeprowadzeniem projektów zakupowych, aby osiągnąć jak najwięcej?
Takich i podobnych pytań jest bardzo wiele. Niestety, zazwyczaj nie da się jednoznacznie na nie odpowiedzieć, ponieważ każda organizacja jest inna. Częstym podejściem, które pozwala uzyskać odpowiedzi na część zadanych pytań, jest dokonanie audytu organizacji zakupowej. Podczas takiego audytu prześwietlane są szczegółowo m.in. istniejące procedury, przebieg procesów, system zarządzania kosztami i specyfikacjami, a także rozwój strategii zakupowych, kompetencje pracowników itd.
Jednym z bardzo istotnych kroków, który pomaga w zrozumieniu ważności strategicznego podejścia do zakupów, jest podjęcie decyzji, co ma być kupowane w ramach rozbudowanych procesów zarządzania kategoriami zakupowymi – sourcing strategiczny.
Metody pomiaru efektywności – rezultaty
Strategia strategią, ale powinniśmy zadać sobie pytanie, czy to, że poświęciliśmy więcej czasu, że przygotowaliśmy rzetelnie strategię zakupową w wybranym asortymencie ma wymierne efekty dla organizacji? Może potencjał oszczędnościowy został skonsumowany przez dodatkowe zaangażowanie zasobów i kosztów naszego doradcy?
Strategiczne podejście do zakupów doprowadza często nie tylko do wygenerowania oszczędności, lecz także zmian procesowych czy zmian organizacyjnych. Proces angażowania różnych działów firmy, różnych organizacji wspiera dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, które wcześniej nie miały miejsca. Profesjonalne przygotowanie dokumentacji zakupowej, określenie warunków handlowych i sprawne przeprowadzenie procesu negocjacji powoduje wygenerowanie wymiernych korzyści nie tylko finansowych, ale także procesowych w ramach zarządzania zakupami w firmie.
Przykładowy wymiar oszczędności finansowych dla wybranych asortymentów, na bazie procesów realizowanych dla Klientów Marketplanet.
Czy warto podchodzić strategicznie do wybranych asortymentów, a tym samym do zakupów? Zdecydowanie tak, ale należy się odpowiednio przygotować i zaplanować poszczególne działania.
Wskazane przykłady projektów zakupowych pokazują potencjał, który możemy uwolnić. Warto także poszukać odpowiedniego partnera, który pomoże nam ten proces zainicjować i przeprowadzić.
