Pierwszy dzień nowej pracy. Obejmujesz stanowisko Kupca w Dziale Zakupów. Podpowiadamy, na jakie pytania warto poznać odpowiedzi, aby lepiej poznać nowe obowiązki i stanowisko pracy, tak aby onboarding był skuteczny i efektywny – zarówno z punktu widzenia zatrudniającego, jak i zatrudnianego. Zestaw pytań dla rozpoczynających pracę w roli Kupca podzieliliśmy na 3 obszary, w których on funkcjonuje – własny dział, pozostałe działy w firmie oraz otoczenie zewnętrzne.
Stanowisko: Kupiec w Dziale Zakupów
Każdy pracownik w swojej karierze zawodowej ma sytuację w której radykalnie zmienia się jego otoczenie pracy, podejmuje nowe obowiązki bądź zmienia firmę. Złożoność okoliczności tej zmiany ma kilka płaszczyzn. Wchodzisz w relację nie tylko z nową Organizacją,w której właśnie rozpoczynasz pracę, ale także z pozostałą częścią firmy, na rzecz której będziesz realizował funkcje usługowe. Oczywiście należy pamiętać, że w warunkach profesjonalnej współpracy jest to partnerstwo, pozwalające generować szereg pomysłów optymalizacyjnych na rzecz prowadzonych zakupów i mające wspólny mianownik w postaci osiągania założonych celów strategicznych. Trzecią stroną tych relacji jest otoczenie zewnętrzne firmy, czyli w większości są to dostawcy lub kooperanci.
Opisane trzy perspektywy współpracy wymagają dobrego rozpoznania w zakresie dotychczasowych relacji, warunków współpracy stron oraz formalnych aspektów współpracy. Warto podkreślić ten ostatni punkt. Ważne jest, aby rozpoczynając warunki i okoliczności współpracy zwrócić szczególną uwagę zarówno na aspekty formalne, kształtowane w oparciu o dokumenty, regulaminy, procedury czy kontrakty, jak i nieformalne aspekty współpracy, gdyż często one decydują o efektywności naszych działań.
Przechodząc do meritum – na jakie pytania warto znać odpowiedź?
Ponieważ wyznaczyliśmy trzy perspektywy / obszary współpracy Kupca, nasze propozycje pytań pogrupowaliśmy dla każdego z tych obszarów oddzielnie.
Relacje wewnętrzne w dziale zakupów
Pisząc o własnej Organizacji mamy na myśli dział, w którym się zatrudniłeś. Ważne, aby wiedzieć, jak jest zorganizowany, kto za jakie obszary i kategorie zakupowe dopowiada oraz do kogo możesz się zwrócić, jeśli masz problem.
Wśród pytań, na które powinniśmy uzyskać konkretną odpowiedź, są:
- Za jaką grupę asortymentową / kategorię asortymentową będę odpowiadał?
- Jakie znaczenie dla firmy ma przypisana do mnie kategoria asortymentowa?
- Jak są w firmie zdefiniowane procesy zakupowe, czy istnieje oraz gdzie jest dostępna dokumentacja opisująca te procesy?
- Jakie są granice odpowiedzialności Kupca?
- Jakie narzędzia są dostępne i stosowane w Dziale Zakupów/ Organizacji w kontekście procesu zakupowego?
- W jaki sposób są delegowane zadania do wykonania oraz jak wygląda weryfikacja wykonanych zadań?
- Jakie zapisy z przebiegu prowadzonych działań są gromadzone i raportowane kierownictwu Działu Zakupów?
- W jaki sposób są stawiane cele dla Kupców oraz w jaki sposób jest prowadzona weryfikacja ich osiągania?
Współpraca między Kupcem a klientem wewnętrznym firmy
Reszta firmy, inaczej nasz klient wewnętrzny, to kluczowy interesariusz, któremu zaspakajamy jego potrzeby i biznes. Oczywiście, waga poszczególnych Klientów wewnętrznych jest zazwyczaj zróżnicowana, niemniej i ten fakt musi zostać ustalony. Określenie interesariuszy wewnętrznych jest zwyczajowo częścią działań zaawansowanego zarządzania asortymentem. Niestety, nie zawsze taką identyfikację prowadzimy dla wszystkich asortymentów, a bywa i tak, że takich działań formalnie nie prowadzimy.
Dla dobrej współpracy warto znać odpowiedz na następujące pytania:
- W jaki sposób Klient Wewnętrzny komunikuje swoje potrzeby zakupowe?
- Czy swoje zakupy planuje w trybie rocznym, kwartalnym i miesięcznym?
- Które zakupy ma prawo realizować samodzielnie?
- Jaki udział Klienta Wewnętrznego zaplanowano w procesach, z jakich uprawnień korzysta?
- W jaki sposób monitoruje status realizacji własnych zapotrzebowani / zamówień?
- Na jakiej podstawie buduje własne potrzeby zakupowe: na bazie specyfikacji projektowych produktów, bazie indeksów materiałowych czy samodzielnie określa potrzeby zakupowe?
- Czy jest praktykowana dyscyplina wydatkowa (limity wydatków na odpowiednie centra kosztów)?
- Czy i w jaki sposób uczestniczy w ocenie dostaw dostawcy oraz gromadzi zapisy i dokumentację na ten temat?
Współpraca pracownika działu zakupów z dostawcami i kooperantami
Dostawcy i kooperanci to trzecia strona relacji jakie musimy kształtować dla efektywnego zabezpieczenia potrzeb firmy. Relacja z dostawcami wnosi dużo ryzyk w wielu aspektach współpracy, dlatego zarzadzanie tym obszarem wymaga dużej dbałości. Podatność na wiele ryzyk wynika z naszego braku rzetelnych informacji o zmianach, jakie zachodzą wewnątrz organizacji naszego dostawcy. Dostawcy często ukrywają lub niechętnie mówią o własnych problemach organizacyjnych, finansowych czy właścicielskich. Z reguły także niechętnie ujawniają swoje plany rozwojowe bądź inwestycyjne. Brak wiedzy na te tematy po naszej stronie niestety często usypia naszą czujność w zakresie ryzyka utraty źródła dostaw lub ewentualnych zaburzeń dostaw.
W kontekście złożoności tych relacji warto zadbać o zebranie możliwie największej wiedzy o dotychczasowych zdarzeniach oraz informacji, jakie mamy o dostawcy.
Warto zapytać między innymi o:
- Listę kluczowych dostawców w ramach pakietu kategorii jakie przejmujemy pod opiekę
- Dokumentację z wyboru dostawców oraz analizę rynku dla asortymentu
- Wskazanie szczególne trudnych we współpracy oraz tych którzy są szczególnie otwarci na współpracę
- Bazę dostawców wynikającą z dotychczasowych działań sourcingowych w obejmowanych kategoriach zakupowych
- Bazę kontraktów w oparciu o którą są realizowane bieżące dostawy towarów i usług
- Karty wyników kwalifikacji i oceny dostaw dostawców
- Rejestr zdarzeń reklamacyjnych
Zakres przytoczonych pytań jest oczywiście przykładowy i zależy od tego, jak jest zorganizowany proces zakupowy w firmie i jakie standardy są praktykowane w zakresie zarządzania procesem zakupowym. Zachęcam, by taki zestaw pytań zbudować po lekturze dokumentów formalnych dostępnych w przedsiębiorstwie. Wówczas będą jednoznacznie określone ramy procesu oraz stosowane praktyki zarządzania logistyką dostaw a pytania będą dopasowane do realiów funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Czy zastanawiałeś się, jak strategia wpływa na budowę Działu Zakupów. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak przyjęta strategia i wyznaczone cele wpływają na kompetencje pracowników i budowę Działu Zakupów.
